Внутреннее совместительство в 1С ЗУП: пошаговое оформление

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такой сотрудник оформляется отдельным приёмом на работу: у физического лица появляется второй сотрудник со своим трудовым договором, табельным номером, графиком и начислениями.

Главная особенность механизма в ЗУП — программа не создаёт нового человека в справочнике «Физические лица», а привязывает второе место работы к уже существующему. Это важно для корректного расчёта НДФЛ, страховых взносов и формирования отчётности: налоги и взносы считаются по физическому лицу в целом, а не по каждому договору отдельно.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек и приёма сотрудника до начисления зарплаты, отпуска, увольнения и типичных ошибок, которые приводят к задвоению физлиц и ошибкам в отчётности.

Проверка настроек перед оформлением совместителя

Прежде чем принимать сотрудника, убедитесь, что в программе включена возможность учёта совместительства. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» (в зависимости от редакции ЗУП) и проверьте, что использование совместительства не отключено функциональными опциями. В типовой поставке ЗУП 3.1 нужный вид занятости доступен по умолчанию.

Также заранее подготовьте график работы совместителя. Если дополнительная работа выполняется, например, по 4 часа в день, создайте отдельный график в разделе «Настройка» → «Графики работы». Нельзя назначать совместителю тот же полный график, что и по основному месту: это приведёт к завышению отработанного времени и переплате.

Приём на работу внутреннего совместителя

Оформление выполняется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу»). Ключевой момент — в поле «Сотрудник» нужно выбрать уже существующее физическое лицо. Для этого в форме выбора установите режим, позволяющий подобрать человека из справочника физических лиц, и программа создаст для него нового сотрудника с новым табельным номером.

В документе укажите:

• подразделение и должность, по которым выполняется дополнительная работа;
• вид занятости — «Внутреннее совместительство»;
• количество ставок (например, 0,5);
• график работы совместителя;
• дату приёма и, при необходимости, дату окончания срочного договора;
• условия оплаты — оклад или тариф с учётом занимаемой ставки.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» в разделе «Кадры»
2. 2
   Выберите существующее физическое лицо сотрудника, а не создавайте новое
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение, должность и ставку
4. 4
   Назначьте отдельный график работы совместителя
5. 5
   Задайте начисления с учётом занимаемой ставки
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-1) и трудового договора

После проведения документа сформируйте печатные формы: приказ о приёме и трудовой договор. В договоре обязательно укажите, что работа является совместительством, — это требование Трудового кодекса, и программа подставляет соответствующую пометку в шаблон, если вид занятости выбран корректно.

Начисление зарплаты и учёт рабочего времени

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа подберёт обе строки сотрудника: по основному месту и по совместительству. Каждая строка рассчитывается по своему графику и своим начислениям. Если совместителю установлен оклад, оплата считается пропорционально отработанному времени по его графику и занимаемой ставке.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются консолидированно по физическому лицу: доходы по обоим договорам суммируются, вычеты предоставляются один раз. Это нормальное поведение программы, а не ошибка. Если вы видите, что вычет применился к общей сумме дохода, — так и задумано.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Количество сотрудников в документе начисления

Норма

Две строки: основное место и совместительство, у каждой свой табельный номер

Тревожный признак

Одна строка — совместитель не подобран, проверьте приём на работу

НДФЛ

Норма

Налог рассчитан с суммарного дохода физлица, вычет применён один раз

Тревожный признак

Вычет применён дважды или доходы раздвоены по двум физлицам

Отработанное время

Норма

Часы совместителя соответствуют его графику, а не полному графику

Тревожный признак

Время завышено — назначен неверный график работы

Отпуска, больничные и прочие отсутствия совместителя

Ежегодный отпуск внутреннему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В ЗУП оформляется документ «Отпуск», в котором можно указать оба места работы сотрудника — программа рассчитает отпускные отдельно по каждому договору, поскольку средний заработок определяется раздельно.

Больничный лист оформляется одним документом «Больничный лист» на физическое лицо. Программа учтёт заработок по обоим местам работы при расчёте пособия в пределах установленных правил. Важно, чтобы оба сотрудника были привязаны к одному физлицу — иначе пособие посчитается некорректно.

Командировки и другие отсутствия оформляются раздельно: если сотрудник отсутствует по обоим местам работы, создаются документы отсутствия для каждого сотрудника либо используется механизм «отсутствие по обоим местам», если он предусмотрен в конкретном документе.

Увольнение внутреннего совместителя

Прекращение работы по совместительству оформляется документом «Увольнение» именно для сотрудника-совместителя — по его табельному номеру. Основное место работы при этом не затрагивается. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по совместительству отдельно.

Обратная ситуация — увольнение с основного места при сохранении совместительства — требует решения: либо совместительство тоже прекращается, либо оно переоформляется как основное место работы. В ЗУП для второго варианта выполняется увольнение совместителя и новый приём уже с видом занятости «Основное место работы».

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с совместительством в ЗУП связано не с расчётами, а с изначально неверным оформлением карточек. Ниже — самые частые ошибки и их последствия.

Если дубль физлица уже создан и по нему прошли начисления, ситуация сложнее: потребуется объединить физические лица (в ЗУП 3.1 есть штатный механизм объединения карточек физлиц в разделе «Администрирование») и перепровести расчётные документы, а затем пересдать уточнённую отчётность. Поэтому проверку на дубль стоит делать до первого начисления зарплаты.

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения должностей

Эти понятия часто путают, но в ЗУП они оформляются принципиально по-разному. Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного трудового договора; в программе оно отражается документом «Совмещение должностей» или доплатой, а не новым приёмом. Совместительство — отдельный договор и отдельный сотрудник.

Совместительство или совмещение

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор, работа в свободное от основной время, отдельный сотрудник и табельный номер в ЗУП, отдельный расчёт отпускных

Совмещение должностей (расширение обязанностей)

Без второго договора, в пределах основного рабочего дня; оформляется доплатой через документ «Совмещение должностей», новый сотрудник не создаётся

Выбор зависит от кадровой ситуации: если дополнительная работа выполняется после окончания основной смены — это совместительство; если обязанности добавляются в течение рабочего дня — совмещение. Ошибочный выбор влияет на кадровые документы, расчёт среднего заработка и отчётность.

Частые вопросы

Можно ли оформить внутреннее совместительство на полную ставку?

Формально программа не запрещает указать ставку 1,0, но по Трудовому кодексу продолжительность работы по совместительству ограничена половиной нормы рабочего времени. Полная ставка допустима лишь в исключительных случаях — например, когда по основному месту работа приостановлена. Контроль этого ограничения лежит на кадровой службе.

Почему вычет по НДФЛ применился только один раз, хотя у сотрудника два места работы?

Это правильно: стандартные вычеты предоставляются физическому лицу, а не договору. Программа суммирует доходы по обоим местам работы и применяет вычет к совокупному доходу один раз в месяц.

Как распечатать трудовой договор совместителя с пометкой о совместительстве?

Печатная форма договора формируется из документа «Приём на работу» или из карточки сотрудника. Если вид занятости указан как «Внутреннее совместительство», типовой шаблон включает соответствующую формулировку. Если шаблон доработан в организации, проверьте, что условие по виду занятости в нём учтено.

Что делать, если обнаружился дубль физического лица после начисления зарплаты?

Используйте штатный механизм объединения физических лиц в разделе администрирования, затем перепроведите документы начисления и пересчитайте НДФЛ и взносы за затронутые периоды. Если отчётность уже сдана, потребуется подача уточнённых расчётов. До объединения сделайте резервную копию базы.

Нужно ли заводить отдельный табель для совместителя?

Отдельный документ «Табель» создавать не требуется: рабочее время совместителя учитывается по назначенному ему графику автоматически. При необходимости индивидуального учёта времени используются документы «Данные для расчёта зарплаты» или отклонения (отсутствия, сверхурочные) по конкретному сотруднику-совместителю.

Как перевести совместителя на основное место работы в ЗУП?

Прямого документа «перевода» совместительства в основное место нет. Стандартная практика — уволить сотрудника с должности по совместительству и принять его документом «Приём на работу» с видом занятости «Основное место работы» на то же физическое лицо. Кадровые документы при этом оформляются в соответствии с принятым в организации порядком.