Другое · 9 мин
Как оформить внешнего совместителя в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению внешнего совместителя в 1С ЗУП: прием на работу, график, начисление зарплаты, отпуска, увольнение и типичные ошибки кадровика.
Внешний совместитель — это сотрудник, у которого основное место работы находится у другого работодателя, а в вашей организации он трудится по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такой прием оформляется почти так же, как обычный, но есть нюансы: вид занятости, график работы, ограничения по норме часов и особенности расчета среднего заработка.
Ошибки на этапе приема приводят к неверным начислениям, искажению отчетности в СЗВ-ТД и проблемам при проверках. Ниже разобран полный цикл: от создания физического лица до увольнения, с проверкой результата на каждом шаге.
Проверьте данные перед оформлением приема
До создания документа убедитесь, что у вас есть все основания: заявление сотрудника, трудовой договор с указанием, что работа является совместительством, и паспортные данные. Трудовую книжку внешний совместитель не представляет — она хранится у основного работодателя.
Проверьте, не заведено ли уже это физическое лицо в базе. Если человек когда-либо работал в организации, дубль карточки физлица создаст проблемы: раздвоится персонифицированный учет, отчеты по НДФЛ и взносам начнут «разъезжаться». Ищите по ФИО и дате рождения через справочник «Физические лица».
Отдельно уточните график. По общему правилу продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени. Значит, стандартная пятидневка на полную ставку не подойдет — нужен либо график на 0,5 ставки, либо индивидуальный график с неполным рабочим временем.
Создайте документ «Прием на работу»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Прием на работу». Если физическое лицо новое, заведите его прямо из документа; если уже есть в базе — выберите из списка, чтобы не плодить дубли.
Ключевое поле — «Вид занятости». Укажите «Внешнее совместительство». Именно от этого значения зависит, как сотрудник попадет в отчеты и как система будет контролировать занятость ставок. Заполните подразделение, должность и дату приема.
- 1Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу
- 2Выберите или создайте физическое лицо без дубля
- 3Укажите вид занятости «Внешнее совместительство»
- 4Заполните подразделение, должность, дату приема и количество ставок
- 5На вкладке «Оплата труда» задайте начисление и размер оплаты
- 6Назначьте график работы с неполным рабочим временем
- 7Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-1 для печати
Количество ставок укажите фактическое — чаще всего 0,5 или меньше. Если оплата сдельная или почасовая, количество ставок может быть формальным, но график все равно обязателен: без него программа не рассчитает зарплату пропорционально времени.
Настройте график работы и оплату труда
Графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для совместителя обычно настраивают график неполного рабочего времени: например, 4 часа в день при пятидневке. В настройках графика установите признак «Неполное рабочее время» и укажите, считать ли норму по другому графику (обычно — по основному графику организации).
На вкладке «Оплата труда» документа приема назначьте плановое начисление. Типовые варианты: «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу». Важно понимать, что оклад в начислении указывается полный (за целую ставку), а фактическая сумма рассчитается пропорционально отработанному времени и занимаемой доле ставки. Если договором установлена фиксированная сумма за 0,5 ставки, проверьте, что программа не уменьшит её еще раз.
Начислите зарплату и проверьте расчет
Зарплата внешнему совместителю начисляется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» — сотрудник подберется автоматически вместе со всеми. Отдельных документов для совместителей не требуется.
После расчета откройте строку сотрудника и проверьте: отработанные дни и часы соответствуют его графику, сумма начисления пропорциональна доле ставки, НДФЛ и взносы рассчитаны. Удобно сформировать расчетный листок — там видна вся цепочка расчета.
Как проверить результат
Сотрудник подобрался, часы соответствуют его графику
Сотрудника нет в документе или норма часов полная
Пропорциональна доле ставки и отработанному времени
Сумма вдвое меньше или больше ожидаемой
Виден вид расчета, норма и факт часов
Пустые строки или нулевая оплата при отработанном времени
Если сотрудник не попал в документ начисления, проверьте: проведен ли прием, не попадает ли дата приема за пределы расчетного месяца, заполнен ли график. Это три самые частые причины «пропавшего» сотрудника.
Отпуска, больничные и средний заработок
Внешний совместитель имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. В ЗУП отпуск оформляется обычным документом «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Средний заработок для отпускных рассчитывается только из начислений по месту совместительства — данные основного работодателя программа не учитывает и не должна.
С пособиями по временной нетрудоспособности есть особенность: порядок назначения зависит от того, где человек работал в расчетном периоде. Если совместитель работал у вас и в двух предшествующих годах, пособие может назначаться по каждому месту работы; если места работы менялись — только по одному из текущих мест по выбору сотрудника. Заполните больничный лист документом «Больничный лист» и проверьте, какие годы и заработок программа подставила в расчет.
Перед расчетом отпуска совместителя проверьте, нет ли в базе неучтенных периодов: если человек принят недавно и расчетный период короткий, средний заработок считается из фактически отработанного времени — это норма, а не ошибка программы.
Кадровые изменения и увольнение
Переводы, изменения оклада и графика оформляются теми же документами, что и для основных работников: «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», «Изменение графика работы списком». Вид занятости при этом не меняется, пока вы явно не переводите человека на основное место работы.
Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск автоматически при окончательном расчете. Сведения о приеме и увольнении передаются в СФР (бывший ПФР) отчетом по форме СЗВ-ТД — внешние совместители в него включаются на общих основаниях, пропускать их нельзя.
Внешний или внутренний: как не перепутать
Внутреннее совместительство — это дополнительная работа у того же работодателя, она оформляется документом «Совмещение должностей» или отдельным приемом с видом занятости «Внутреннее совместительство» к уже существующему сотруднику. Внешнее — всегда новый прием, даже если человек когда-то работал у вас.
Сравнение вариантов
Основная работа у другого работодателя. Оформляется приемом на работу с видом занятости «Внешнее совместительство», отдельным графиком и договором.
Дополнительная работа у вас же в свободное от основной работы время. Оформляется вторым приемом к существующему сотруднику или документом совмещения.
Дополнительная работа в течение основного рабочего дня за доплату. Не требует отдельного договора и второго табельного номера.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?
Формально программа позволяет указать любую долю ставки, но трудовое законодательство ограничивает работу по совместительству половиной месячной нормы рабочего времени. Исключение — случаи, когда сотрудник приостановил работу по основному месту. При полной занятости без основного места работы корректнее оформить основное место работы.
Нужен ли внешнему совместителю отдельный табельный номер?
Да. Каждый прием в ЗУП создает нового сотрудника со своим табельным номером, даже если физическое лицо одно. Это нормально: по каждому трудовому договору ведется отдельный учет рабочего времени и начислений.
Как оформить, если совместитель становится основным работником?
Два варианта: перевести существующего сотрудника, изменив вид занятости кадровым переводом, либо уволить совместителя и принять заново как основного работника. Первый вариант сохраняет непрерывность учета и обычно удобнее.
Почему совместителю не рассчитывается зарплата?
Чаще всего не назначен график работы, документ приема не проведен или дата приема позже расчетного месяца. Также проверьте, что в начислении указан способ расчета и не задано нулевое значение оклада.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД на внешнего совместителя?
Да, сведения о приеме, переводах и увольнении подаются по всем трудовым договорам, включая внешнее совместительство. Отчет формируется в разделе «Отчетность, справки» стандартным образом.
Как платить НДФЛ и взносы с доходов совместителя?
Так же, как с основных работников: НДФЛ удерживается при выплате, взносы начисляются в общем порядке. Вычеты по НДФЛ совместитель получает только у одного работодателя по своему выбору — уточните, подал ли он заявление на вычеты именно вам.
Что важно запомнить
Внешний совместитель оформляется приемом на работу с видом занятости «Внешнее совместительство», отдельным графиком неполного рабочего времени и оплатой пропорционально отработанному времени. Проверяйте отсутствие дублей физлица, корректность доли ставки и оклада, включение сотрудника в начисление зарплаты и в СЗВ-ТД.