Как оформить отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала уходит в отпуск, а днём увольнения становится последний день этого отпуска (ст. 127 ТК РФ). В 1С:ЗУП для такого случая предусмотрен отдельный механизм: программа автоматически рассчитывает отпускные, при необходимости доначисляет компенсацию за неиспользованные дни и оформляет кадровое увольнение одним документом.

Главная особенность в том, что расчётный день (когда нужно выплатить отпускные) и день увольнения разнесены во времени: отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, а окончательный расчёт и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) — в последний рабочий день перед отпуском. Программа учитывает это, но от пользователя требуется правильно указать даты и проверить остатки отпусков.

Ниже разобран порядок оформления в 1С:ЗУП 3.1: от проверки остатка отпуска до печати приказов и отражения выплат в ведомостях. Инструкция подходит для типовой конфигурации без доработок.

Проверьте остаток отпуска перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска и известно их точное количество. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного работника и перейдите по ссылке «Отсутствия» либо сформируйте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки» — «Остатки отпусков»). Отчёт покажет накопленные дни по каждому виду отпуска и рабочие периоды, за которые они заработаны.

Если остаток в отчёте вызывает сомнения (например, сотрудник долго был в отпуске без сохранения зарплаты или данные переносились из другой программы), проверьте регистры накопления по отпускам. Неверный остаток приведёт к неправильной компенсации, а исправлять её после увольнения заметно сложнее — придётся делать корректировочные документы на уже уволенного человека.

Учтите: при отпуске с последующим увольнением сотрудник может использовать все накопленные дни, а может взять только часть — тогда остаток будет выплачен денежной компенсацией. Оба варианта программа обрабатывает в одном документе, но количество дней отпуска нужно указать явно.

Создайте документ «Увольнение» с отпуском

Перейдите в раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если сотрудников несколько). Заполните организацию, сотрудника и дату документа. Затем установите флаг «Предоставить отпуск с последующим увольнением» — после этого в документе появятся дополнительные поля.

Укажите период отпуска: дату начала и количество календарных дней. Программа автоматически определит дату окончания отпуска и подставит её как дату увольнения. Если у сотрудника несколько видов отпусков (основной и дополнительный, например за вредные условия труда), программа предложит распределить дни по видам — проверьте это распределение по отчёту об остатках.

После заполнения шапки перейдите на вкладку с начислениями. Программа рассчитает отпускные по среднему заработку, компенсацию за неиспользованные дни (если остаток больше предоставляемого отпуска), зарплату за отработанные дни текущего месяца и удержания. Каждую строку можно раскрыть и проверить расчёт среднего заработка по помесячной расшифровке.

1. 1
   Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и проверьте количество неиспользованных дней
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» и установите флаг «Предоставить отпуск с последующим увольнением»
3. 3
   Укажите дату начала отпуска и количество дней, проверьте автоматически рассчитанную дату увольнения
4. 4
   Проверьте на вкладке начислений отпускные, компенсацию, зарплату и НДФЛ
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказы: на отпуск (Т-6) и на увольнение (Т-8)
6. 6
   Создайте ведомости на выплату отпускных и окончательного расчёта

Как программа рассчитывает выплаты и что проверить

Отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. В документе по кнопке с изображением калькулятора (или по ссылке в строке начисления) откройте форму расчёта среднего заработка и сверьте: все ли премии и начисления вошли в базу, нет ли месяцев с нулевыми суммами там, где сотрудник работал.

Компенсация за неиспользованный отпуск считается отдельно, но по той же базе среднего заработка. Обратите внимание на округление дней: в типовой ЗУП округление настраивается в учётной политике организации (раздел «Настройка» — «Организации», вкладка «Учётная политика»). Если в компании принято округлять дни компенсации в пользу работника, убедитесь, что настройка включена.

НДФЛ с отпускных и компенсации программа исчисляет в том же документе. Проверьте дату получения дохода: для отпускных это дата выплаты, а для зарплаты и компенсации — последний рабочий день. От корректности этих дат зависит правильность отчёта 6-НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить расчёт

Дата увольнения в документе

Норма

Совпадает с последним днём отпуска

Тревожный признак

Дата увольнения раньше окончания отпуска или пустая

Количество дней отпуска и компенсации

Норма

Сумма дней равна остатку из отчёта «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Сумма меньше или больше остатка без объяснимых причин

Средний заработок

Норма

Все отработанные месяцы включены, суммы совпадают с начислениями

Тревожный признак

Пропущены месяцы или премии при отработанном времени

НДФЛ

Норма

Исчислен с каждой выплаты, даты дохода корректны

Тревожный признак

Налог отсутствует или дата дохода не совпадает с датой выплаты

Печатные формы и кадровые документы

Из документа «Увольнение» доступны печатные формы: приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) и приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8). Печатаются оба приказа, поскольку юридически это два кадровых события. Также доступна записка-расчёт (форма Т-61) с детализацией отпускных и компенсации.

Проверьте в приказе Т-8 основание увольнения и формулировку. При отпуске с последующим увольнением в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности (ЭТК) вносится запись об увольнении с датой последнего дня отпуска. Если организация ведёт ЭТК, сведения по форме СЗВ-ТД (ЕФС-1) на увольнение подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Выплата отпускных и окончательного расчёта

Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В ЗУП создайте ведомость на выплату (раздел «Выплаты») с датой, соответствующей этому сроку, — программа подберёт суммы по документу увольнения. Если ведомость создать с более поздней датой, сумма отпускных тоже подтянется, но срок выплаты будет нарушен, что грозит претензиями трудовой инспекции.

Зарплату за отработанные дни, компенсацию и прочие причитающиеся суммы выплачивают в последний рабочий день перед отпуском. На практике часто обе выплаты делают одной ведомостью до начала отпуска — это допустимо и упрощает расчёты, но даты дохода для НДФЛ при этом должны быть отражены корректно.

Если сотрудник получает зарплату на карту, проверьте, что лицевой счёт указан и зарплатный проект актуален. Для увольняемых сотрудников иногда забывают обновить реквизиты, и ведомость уходит с ошибками.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — оформление двух отдельных документов: сначала «Отпуск», потом «Увольнение». В этом случае расчёт среднего заработка может выполниться дважды с разными датами, а дата увольнения не будет автоматически привязана к окончанию отпуска. Используйте именно флаг в документе увольнения.

Вторая типичная проблема — неверное количество дней отпуска из-за неактуальных остатков. Если данные в программу переносились, сверьте остатки с бумажными карточками Т-2 или прежней системой до оформления, а не после.

Третья ошибка — забывают, что период отпуска с последующим увольнением не входит в стаж для нового отпуска, и при этом дни уже предоставлены. Если сотрудник передумает и отзовёт заявление до начала отпуска, документ в программе нужно отменить (пометить на удаление или распровести), а не редактировать задним числом.

Особые сценарии

Отпуск авансом при увольнении

Если сотрудник отработал неполный рабочий год, но берёт полный отпуск с последующим увольнением, часть дней предоставляется авансом. Удержать отпускные за неотработанные дни при таком увольнении по общему правилу нельзя (кроме отдельных оснований). Программа покажет отрицательный остаток — не пытайтесь «доначислить» удержание вручную без юридической оценки ситуации.

Увольнение списком

При массовом увольнении (например, при ликвидации подразделения) используйте документ «Увольнение списком» — флаг отпуска с последующим увольнением доступен и там. Для каждого сотрудника укажите индивидуальные даты начала отпуска и количество дней.

Совместители и внешние совместители

Для внутренних совместителей оформляется отдельный документ увольнения по каждому месту работы. Остатки отпусков по совместительству считаются отдельно от основного места — проверяйте их в отчёте с отбором по конкретному сотруднику, а не физическому лицу.

Частые вопросы

Можно ли отозвать заявление на отпуск с последующим увольнением?

Да, но только до начала отпуска и при условии, что на место сотрудника не приглашён в порядке перевода другой работник. В программе достаточно отменить проведение документа «Увольнение». После начала отпуска отозвать заявление нельзя.

Какой день считается днём увольнения?

Днём увольнения является последний день отпуска, однако все расчёты с сотрудником и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском. Программа проставляет дату увольнения автоматически по дате окончания отпуска.

Что делать, если остаток отпуска в программе неверный?

До оформления увольнения проверьте отчёт «Остатки отпусков» и данные о начальных остатках, введённых при переносе. Ошибку исправляют корректировкой регистров отпусков или документом ввода остатков — только после этого создавайте документ увольнения.

Удерживаются ли отпускные за дни, предоставленные авансом?

При отпуске с последующим увольнением удержание за неотработанные дни отпуска по общему правилу не производится, поскольку трудовые отношения фактически прекращаются до окончания отпуска. Спорные ситуации лучше согласовать с юристом.

Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением совместителю?

Да, механизм тот же: отдельный документ «Увольнение» по договору совместительства с флагом отпуска. Остатки и расчёт среднего заработка ведутся по каждому месту работы независимо.

Какие приказы нужно распечатать из программы?

Два: приказ на отпуск (форма Т-6) и приказ на увольнение (форма Т-8), плюс записка-расчёт Т-61. Все формы доступны из документа «Увольнение» по кнопке «Печать».