Как в 1С ЗУП оформить отпуск по уходу за ребенком-инвалидом

Работа с сотрудниками, у которых есть ребенок-инвалид, в 1С:ЗУП имеет две разные процедуры, которые часто путают. Первая — отпуск по уходу за ребенком до полутора или трех лет, оформляемый документом «Отпуск по уходу за ребенком». Вторая — дополнительные оплачиваемые выходные дни (четыре дня в месяц), которые предоставляются именно родителю ребенка-инвалида и оплачиваются за счет СФР. Каждая процедура оформляется своим документом и по-своему влияет на расчет зарплаты и отчетность.

Ошибка в выборе механизма приводит к неверному расчету среднего заработка, неправильному заполнению табеля и проблемам при сдаче отчетов в СФР. Ниже разобраны оба сценария: от базовой настройки программы до проверки результата в расчетных документах.

Что именно нужно оформить: отпуск или дополнительные выходные

Прежде чем открывать программу, определите, какое право реализует сотрудник. Отпуск по уходу за ребенком — это длительное освобождение от работы до достижения ребенком полутора или трех лет с сохранением рабочего места. Он положен любому родителю (или иному ухаживающему родственнику), независимо от того, является ли ребенок инвалидом. Инвалидность ребенка здесь влияет только на отдельные гарантии, но сам документ оформляется стандартно.

Дополнительные выходные дни — это четыре оплачиваемых дня в месяц, предоставляемые одному из родителей (опекуну, попечителю) ребенка-инвалида по его заявлению. Они оплачиваются в размере среднего заработка за счет средств СФР. Именно этот механизм чаще всего называют «отпуском по уходу за ребенком-инвалидом» в бытовом смысле, хотя юридически это не отпуск.

Сравнение вариантов

Отпуск по уходу за ребенком

Длительное освобождение от работы до 1,5 или 3 лет. Оформляется документом «Отпуск по уходу за ребенком», выплачивается пособие, зарплата не начисляется.

Дополнительные выходные дни

4 оплачиваемых дня в месяц для родителя ребенка-инвалида. Оформляются как отсутствие с оплатой по среднему заработку, сотрудник продолжает работать.

Нерабочие дни без оплаты

Если сотрудник просит дни за свой счет — оформляется отпуск без сохранения оплаты, средний заработок не начисляется.

Подготовка программы: настройка начислений и сведений о ребенке

Перед оформлением документов проверьте, что в программе введены необходимые данные. В карточке сотрудника (раздел «Кадры» — «Сотрудники») на вкладке «Семья» добавьте ребенка и укажите, что он является инвалидом: в сведениях о члене семьи есть соответствующий реквизит и поля для данных справки об инвалидности. Эти сведения используются при расчете стандартного налогового вычета по НДФЛ в повышенном размере и при формировании отчетности.

Для оплаты дополнительных выходных дней проверьте наличие начисления «Оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами» в списке начислений (Настройка — Начисления). В типовой конфигурации оно присутствует, но может быть неактивно, если при первоначальной настройке не отмечена соответствующая опция. Зайдите в «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладке «Прочие начисления» включите оплату дополнительных выходных по уходу за детьми-инвалидами.

Оформление отпуска по уходу за ребенком

Документ создается в разделе «Кадры» — «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска» — «Отпуск по уходу за ребенком». Если документ недоступен, проверьте в настройках расчета зарплаты, что включен учет отпусков по уходу. Укажите сотрудника, дату начала отпуска (обычно день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам) и планируемую дату окончания.

На вкладке с пособиями отметьте, выплачивается ли пособие до полутора лет, и укажите данные ребенка, количество детей, наличие районного коэффициента. Если сотрудник планирует работать во время отпуска на условиях неполного рабочего времени или на дому (что сохраняет право на пособие), установите соответствующий флаг и назначьте сотруднику график неполного рабочего времени — без этого зарплата за фактически отработанное время начисляться не будет.

После проведения документа программа автоматически прекращает начисление зарплаты сотруднику с даты начала отпуска (если он не работает неполное время) и отражает отсутствие в табеле. Проверьте это в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)»: дни отпуска должны быть помечены кодом «ОЖ».

1. 1
   Внесите сведения о ребенке-инвалиде в карточку сотрудника, вкладка «Семья».
2. 2
   Создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком», укажите период и данные ребенка.
3. 3
   Проверьте настройки пособия и, при необходимости, флаг работы неполное время с назначением графика.
4. 4
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа.
5. 5
   Проверьте табель: дни отпуска должны отражаться кодом «ОЖ», зарплата не начисляться.
6. 6
   Передайте сведения в СФР через документы обмена с фондом.

Оформление дополнительных выходных дней

Дополнительные выходные дни регистрируются документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» — «Отсутствия». В поле «Вид отсутствия» выберите «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» и укажите конкретные даты. Документ можно создать на каждый день отдельно или на период, если дни идут подряд.

Оплата рассчитывается по среднему заработку автоматически при расчете зарплаты за месяц, в котором зарегистрировано отсутствие. Если флага оплаты в документе нет или начисление не посчиталось, вернитесь к настройке состава начислений — чаще всего причина именно там. Учтите, что дни предоставляются по заявлению сотрудника, и неиспользованные дни на следующий месяц не переносятся.

В табеле такие дни отражаются отдельным кодом «ОВ», что важно для контроля: сумма оплаты этих дней возмещается работодателю из СФР, поэтому корректность отражения влияет на зачет расходов.

НДФЛ-вычет и взносы: что проверить дополнительно

Родителю ребенка-инвалида положен повышенный стандартный вычет по НДФЛ. В ЗУП заявление на вычет вводится документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). В документе укажите вид вычета для родителя ребенка-инвалида и дату, с которой он применяется. Если сведения об инвалидности ребенка заполнены в карточке сотрудника, программа может предложить вычет автоматически, но заявление все равно должно быть оформлено.

Проверьте результат в расчетном листке сотрудника: сумма вычета должна соответствовать заявленному виду, а в регистре налогового учета вычет должен применяться ежемесячно до достижения предельной базы дохода. Если вычет «не встает», проверьте дату начала применения и отсутствие дублирующих заявлений на того же ребенка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

Отпуск по уходу — код «ОЖ», дополнительные выходные — код «ОВ»

Тревожный признак

Дни отражены как рабочие или как прогул

Расчетный листок

Норма

Есть начисление оплаты доп. выходных по среднему заработку; в отпуске по уходу зарплаты нет

Тревожный признак

Начисление отсутствует или зарплата продолжает начисляться во время отпуска

Вычет НДФЛ

Норма

Повышенный вычет применяется ежемесячно

Тревожный признак

Вычет стандартный, без учета инвалидности ребенка

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают из-за путаницы между двумя механизмами и из-за незаполненных первичных данных. Сотруднику оформляют отпуск по уходу, когда он просил дополнительные выходные, — и наоборот. Второй частый сценарий: сведения об инвалидности ребенка не внесены, из-за чего вычет считается в обычном размере, а отчеты в СФР уходят с неполными данными.

FAQ

Можно ли оформить дополнительные выходные дни обоим родителям одновременно?

Четыре оплачиваемых дня в месяц предоставляются только одному из родителей либо делятся между ними по их договоренности. Если мать использовала два дня, отец в этом месяце может использовать оставшиеся два. В ЗУП каждый работодатель оформляет дни своего сотрудника независимо, на основании его заявления и справки второго родителя.

Что делать, если начисление оплаты дополнительных выходных не появляется в расчете зарплаты?

Проверьте три вещи: включена ли оплата дополнительных выходных в настройке состава начислений, выбран ли в документе отсутствия именно оплачиваемый вид отсутствия, и не рассчитан ли уже месяц без учета этого документа. После исправления пересчитайте сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Сохраняется ли пособие до 1,5 лет, если сотрудник работает неполный день?

Да, работа на условиях неполного рабочего времени или на дому во время отпуска по уходу сохраняет право на пособие. В ЗУП для этого в документе отпуска устанавливается флаг работы неполное время и сотруднику назначается соответствующий график, иначе программа не начислит зарплату за отработанные часы.

Как отразить в программе изменение даты окончания отпуска по уходу?

Используйте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» из того же журнала, либо измените условия существующего документа отпуска, если месяц еще не закрыт. Для досрочного выхода именно документ возврата — корректный способ: он восстанавливает начисление зарплаты с указанной даты.

Облагаются ли взносами выплаты за дополнительные выходные дни?

Оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами возмещается за счет СФР. Вопрос обложения взносами таких выплат периодически вызывает споры; в типовой ЗУП настройка обложения задана в самом начислении. Перед изменением настроек сверьтесь с актуальными разъяснениями и учетной политикой организации.

Нужно ли каждый месяц создавать новый документ на дополнительные выходные?

Да. Дни предоставляются по заявлению на конкретный месяц, поэтому документ «Отсутствие» создается на фактические даты каждого месяца. Неиспользованные дни не переносятся и не суммируются.