Как оформить донорские дни в 1С:ЗУП

Донорские дни в 1С:ЗУП оформляются как оплачиваемое отсутствие по среднему заработку на основании справки по форме №402/у. За день сдачи крови и следующий за ним день отдыха сотруднику полагается сохранение среднего заработка, а если справка предъявлена за день, когда сотрудник работал, — предоставляется другой день отдыха. В программе это отражается документом «Отсутствие» с соответствующим видом отсутствия, который автоматически попадёт в табель и расчёт зарплаты.

Типовая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» уже содержит предопределённые виды отсутствий для донорских дней, поэтому в большинстве случаев доработка не требуется. Задача расчётчика — правильно выбрать вид отсутствия, проверить начисление по среднему заработку и убедиться, что дни корректно отразились в табеле и не исказили норму рабочего времени.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до контроля результата в отчётах, а также сценарии с работой в день сдачи крови, присоединением дня отдыха к отпуску и частые ошибки, из-за которых средний заработок считается неверно.

Правовая основа: что положено донору и как это влияет на настройку

По Трудовому кодексу (ст. 186 ТК РФ) сотруднику-донору полагаются: освобождение от работы в день сдачи крови с сохранением среднего заработка, дополнительный день отдыха после дня сдачи (также оплачиваемый по среднему), а при сдаче крови в выходной или отпуске — другой день отдыха. Дополнительный день отдыха может быть присоединён к ежегодному отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови.

Основание для оформления — справка по форме №402/у (о сдаче крови) или №401/у (о медицинском обследовании). День медицинского обследования, если он не совпал со днём сдачи, также оплачивается по среднему заработку. Без справки оплачиваемое отсутствие не оформляется — это важный контрольный момент для кадровика.

Из этих норм следуют два практических вывода для 1С:ЗУП. Во-первых, нужен вид отсутствия, оплачиваемый по среднему заработку и отражаемый в табеле отдельным кодом. Во-вторых, программа должна позволять оформить отсутствие «задним числом» (когда сотрудник принёс справку позже) и перенести день отдыха на другую дату.

Проверка настроек: вид расчёта и вид отсутствия для донорских дней

Перед оформлением первого случая убедитесь, что в базе есть корректно настроенный вид расчёта. Откройте «Настройка → Начисления» и найдите начисление вида «Оплата дней сдачи крови донорам» или схожее по названию. В типовой поставке оно присутствует; если его нет — возможно, функциональность отключена или начисление было удалено при начальной настройке.

Проверьте ключевые параметры начисления: способ расчёта — «По среднему заработку», назначение — оплата времени отсутствия, обложение НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с общими правилами (оплата донорских дней облагается и НДФЛ, и взносами). На вкладке «Средний заработок» убедитесь, что начисление включено в расчёт среднего, а само время донорских дней исключается из расчётного периода среднего заработка в дальнейшем.

Далее проверьте вид отсутствия: «Настройка → Виды отсутствий». Для донорских дней используется вид с обозначением в табеле «ОВ» (дополнительные выходные, оплачиваемые). Если планируете разделять день сдачи крови и дополнительный день отдыха в аналитике, можно завести два вида отсутствия с одним начислением — это упростит внутреннюю отчётность, но не является обязательным.

Оформление документа «Отсутствие»

Стандартный путь: раздел «Кадры → Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах — «Зарплата → Отсутствия») → кнопка «Создать» → «Отсутствие». В документе укажите сотрудника, период отсутствия (конкретные даты по справке) и вид отсутствия — донорский, оплачиваемый. После проведения документ создаёт отклонение в графике сотрудника и регистрирует время для расчёта.

Если в документе установлен флаг расчёта зарплаты (зависит от релиза и настроек), средний заработок рассчитается сразу в документе на отдельной вкладке. Если такого флага нет — начисление появится автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Оба варианта корректны; главное — не оформить оплату дважды.

День сдачи крови и дополнительный день отдыха можно оформить одним документом, если даты идут подряд, или двумя документами, если день отдыха используется позже. Второй вариант предпочтительнее, когда сотрудник ещё не определился с датой дополнительного выходного: сначала оформляется день сдачи, а день отдыха — отдельным документом по заявлению сотрудника.

1. 1
   Получите от сотрудника справку №402/у и заявление (при использовании дополнительного дня отдыха в другую дату).
2. 2
   Проверьте наличие и настройки начисления «Оплата дней сдачи крови донорам» в разделе Настройка → Начисления.
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие»: Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать.
4. 4
   Укажите сотрудника, вид отсутствия (донорские дни, код ОВ) и даты по справке.
5. 5
   Проверьте на вкладке расчёта средний заработок и сумму начисления.
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» оплата не задвоилась.
7. 7
   Проверьте табель: дни должны отражаться кодом «ОВ».

Отдельные сценарии оформления

Сотрудник работал в день сдачи крови

Если сотрудник по согласованию с работодателем вышел на работу в день сдачи крови, ему предоставляется другой день отдыха. В этом случае день фактической сдачи оформляется как обычный рабочий день (никаких документов отсутствия не создаётся), а оплачиваемый донорский день оформляется документом «Отсутствие» на ту дату, которую выбрал сотрудник. Основание — та же справка №402/у плюс заявление сотрудника.

Сдача крови в выходной или во время отпуска

При сдаче крови в выходной день, в период ежегодного отпуска или в праздник сотруднику полагаются два дня отдыха: один — за день сдачи (другой день по выбору), второй — дополнительный после сдачи. Оба оформляются документами «Отсутствие» на выбранные даты. Если сдача была во время отпуска, отпуск продлевается или переносится — это оформляется корректировкой документа «Отпуск», а не донорским отсутствием.

Присоединение дополнительного дня к отпуску

По заявлению сотрудника дополнительный день отдыха присоединяется к ежегодному отпуску. Практически это реализуется так: оформляется отпуск на основные дни, а донорский день — отдельным документом «Отсутствие» на дату, следующую за отпуском. Важно не включать этот день в сам документ «Отпуск», потому что отпускные и оплата донорского дня считаются по разным правилам и имеют разное отражение в учёте.

Справка принесена с опозданием

Если справка предъявлена после того, как зарплата за месяц рассчитана, и сотрудник в день сдачи числился отсутствующим без сохранения или отработал, потребуется корректировка. Оформите «Отсутствие» датой прошлого периода — программа при расчёте зарплаты текущего месяца выполнит доначисление или сторнирование. Проверьте, чтобы в прошлом периоде не осталось одновременно отработанного времени и донорского отсутствия за один и тот же день.

Удобно завести в программе отдельный вид отсутствия «День отдыха донора (дополнительный)» с тем же начислением, что и для дня сдачи. Тогда по расчётному листку и табелю видно, какой именно день использован, а расчёт среднего заработка остаётся единым и не требует двойной настройки.

Проверка расчёта среднего заработка

Оплата донорских дней рассчитывается из среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. В документе «Отсутствие» (или в «Начислении зарплаты и взносов») откройте расшифровку среднего заработка и проверьте состав базы: должны войти все облагаемые начисления, исключены периоды больничных, отпусков, командировок и прошлых донорских дней вместе с их оплатой.

Частая ситуация: средний заработок занижен, потому что сотрудник недавно принят и расчётный период мал, либо завышен из-за ошибочно включённых разовых выплат. Сверьте сумму с расчётным листком и, при сомнениях, сформируйте отчёт по среднему заработку из документа — типовая конфигурация позволяет вывести печатную форму расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учёта рабочего времени

Норма

Донорские дни отражены кодом «ОВ», явок за эти даты нет

Тревожный признак

Дни стоят как «Я» или «НН» — отсутствие не зарегистрировано

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка оплаты донорских дней по среднему заработку

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна оплате по окладу — неверный вид расчёта

Начисление зарплаты и взносов

Норма

Оплата донорских дней присутствует один раз

Тревожный признак

Начисление задвоено — оплата введена и документом, и автоматически

НДФЛ и взносы

Норма

Сумма включена в облагаемую базу

Тревожный признак

Сумма не облагается — ошибка в настройках вида расчёта

Отражение в табеле и отчётах

После проведения документа «Отсутствие» дни автоматически попадают в табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Кадры → Отчёты» или «Зарплата → Отчёты»). Донорские дни обозначаются буквенным кодом «ОВ» или цифровым «27» — оплачиваемые дополнительные выходные. Это важно для статистической отчётности и внутреннего контроля нормы времени.

Обратите внимание: дни «ОВ» не включаются в отработанное время и не уменьшают окладную часть, поскольку оплачиваются отдельным начислением. Если в табеле день отображается как неявка по невыясненной причине («НН»), значит, документ отсутствия не проведён или период в нём указан неверно — исправьте и перепроведите, затем пересформируйте табель.

В расчётном листке сотрудник должен видеть отдельную строку «Оплата дней сдачи крови донорам» с количеством дней и суммой. Прозрачность этой строки снижает количество вопросов от сотрудников и упрощает проверки: трудовая инспекция при споре запросит именно справку, документ отсутствия и расчёт среднего заработка.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — оформление донорских дней через документ «Прогул, отсутствие» без оплаты или через отпуск без сохранения заработной платы. В результате сотрудник недополучает средний заработок, а работодатель получает риск претензий при проверке. Всегда используйте оплачиваемый вид отсутствия с начислением по среднему.

Вторая группа ошибок связана с двойным учётом: кадровик оформляет «Отсутствие» с расчётом внутри документа, а расчётчик затем вручную добавляет то же начисление в «Начисление зарплаты и взносов». Перед выплатой сверяйте итоговое начисление по сотруднику — задвоение видно сразу по удвоенной сумме оплаты донорских дней.

Третья типичная проблема — нарушение годичного срока использования дополнительного дня отдыха. День отдыха должен быть использован в течение года после дня сдачи крови (при присоединении к отпуску — с учётом этого срока). Ведите учёт предоставленных справок и использованных дней: в типовой ЗУП нет автоматического контроля остатка донорских дней, поэтому учёт ведётся по справкам и заявлениям, при необходимости — через дополнительные сведения или внешний реестр.

FAQ

Можно ли оформить донорский день, если сотрудник сдал кровь в свой выходной?

Да. За сдачу крови в выходной день сотруднику предоставляется другой день отдыха по его выбору плюс дополнительный день отдыха после сдачи. Оба оформляются документом «Отсутствие» с оплатой по среднему заработку на согласованные даты. Сам выходной день в программе никак не корректируется.

Облагаются ли донорские дни НДФЛ и страховыми взносами?

Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха включается в базу по НДФЛ и страховым взносам в общем порядке. Проверьте, что в настройках вида расчёта указан соответствующий код дохода по НДФЛ и вид дохода по взносам, иначе отчётность будет неверной.

Что делать, если сотрудник принёс справку после расчёта зарплаты за тот месяц?

Оформите документ «Отсутствие» фактическими датами прошлого периода. При расчёте зарплаты текущего месяца программа выполнит перерасчёт: доначислит оплату по среднему заработку и скорректирует ранее начисленное время. Убедитесь, что за день сдачи не осталось одновременно отработанного времени и донорского отсутствия.

Как в ЗУП контролировать, не использован ли дополнительный день отдыха дважды?

Автоматического учёта «остатка» донорских дней в типовой конфигурации нет. Ведите учёт по справкам: регистрируйте номер и дату справки в комментарии документа «Отсутствие» или в дополнительных сведениях сотрудника и отмечайте использование дополнительного дня. При повторном обращении сверяйтесь с этим реестром.

Нужно ли оформлять день медицинского обследования перед сдачей крови?

Да, если обследование проходило в отдельный день. Он также освобождает от работы с сохранением среднего заработка на основании справки №401/у. Оформляется тем же документом «Отсутствие» с оплачиваемым донорским видом отсутствия на дату обследования.

Можно ли присоединить донорский день к отпуску прямо в документе «Отпуск»?

Не рекомендуется. Отпускные и оплата донорского дня рассчитываются по разным правилам и отражаются в учёте по-разному. Оформите отпуск документом «Отпуск», а донорский день — отдельным документом «Отсутствие» на дату, следующую за отпуском, по заявлению сотрудника.