Как в 1С ЗУП настроить график работы сотрудников

График работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — основа расчёта зарплаты при повременной оплате: от него программа берёт норму часов, определяет отработанное время и выявляет неявки. Если график заполнен неверно, зарплата сотрудника исказится даже при правильных кадровых документах, поэтому настройке стоит уделить время до начала расчётов.

Настройка выполняется в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). Для стандартной пятидневки достаточно пары минут: программа умеет заполнять график по производственному календарю. Сменные, скользящие и суточные режимы требуют ручного задания шаблона, но делаются один раз и дальше работают автоматически.

Ниже разобраны все этапы: от создания шаблона до назначения графика сотруднику и проверки результата, а также отдельные сценарии — сменные графики, работа сутками, скользящие выходные и изменение графика в середине месяца.

Где находится справочник графиков и что в нём задаётся

Справочник открывается по пути «Настройка → Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний («Настройка → Расчёт зарплаты») включён учёт рабочего времени и доступен нужный функционал — в типовой поставке он активен по умолчанию.

Каждый элемент справочника — это один режим работы: «Пятидневка 40 часов», «Смена 2/2 по 12 часов», «Сутки через трое» и т.д. Внутри элемента хранятся шаблон заполнения (чередование рабочих и выходных дней), длительность рабочих дней по видам времени (явка, ночные часы) и заполненный календарь на конкретный период.

Важно понимать разницу между графиком работы и производственным календарём. Производственный календарь — общий справочник праздников и переносов выходных, он влияет на заполнение графиков типа «пятидневка». График работы — конкретное расписание, привязанное к должности и сотруднику, и именно по нему считается норма и отработанное время.

Создание стандартного графика: пятидневка и шестидневка

Для офисной пятидневки создайте новый элемент справочника и задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» и отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу, указав длительность 8 часов. Если в пятницу день короче, задайте для неё отдельное значение.

После сохранения шаблона нажмите «Заполнить» — программа построит календарь на выбранный год по производственному календарю, автоматически учтя праздничные дни и предпраздничные сокращения. Перед этим убедитесь, что производственный календарь обновлён: путь «Настройка → Производственные календари», при необходимости нажмите «Заполнить по умолчанию».

Для шестидневки действия те же, но рабочим отмечается и суббота. Если в организации сокращённая неделя (например, 36 часов для отдельных категорий), часы по дням распределяются вручную — главное, чтобы сумма за неделю соответствовала договору, иначе норма времени будет неверной.

1. 1
   Откройте «Настройка → Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
2. 2
   Укажите способ заполнения «По дням недели», отметьте Пн–Пт по 8 часов
3. 3
   Проверьте и обновите производственный календарь
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и выберите год заполнения
5. 5
   Откройте закладку с календарём и сверьте итоговую норму часов за месяц

Настройка сменных и скользящих графиков

Сменный режим «два через два», «сутки через трое» и подобные настраиваются через способ заполнения «По циклам произвольной длительности». Здесь вы задаёте последовательность дней: например, для графика 2/2 по 12 часов цикл будет «рабочий день 12 ч, рабочий день 12 ч, выходной, выходной» — и дату отсчёта цикла, от которой программа начнёт чередование.

Дата отсчёта критична: если её указать неверно, весь график «съедет», и выходные сотрудника попадут на его реальные рабочие дни. Отсчёт выбирают так, чтобы он совпадал с первым рабочим днем фактического расписания сотрудника или бригады. При нескольких бригадах, чередующихся между собой, создаётся отдельный график для каждой с разными датами отсчёта.

Ночные часы в сменных графиках задаются отдельным видом времени. Если смена захватывает период с 22:00 до 6:00, в строке расписания указывается два вида времени: явка и ночные часы — тогда доплата за ночную работу рассчитается автоматически. Без этого разбиения ночные доплаты придётся вводить вручную.

Скользящие выходные

Если выходные «плавают» по неделе, но неделя всегда содержит фиксированное число рабочих дней, используйте тот же циклический шаблон с периодом 7 дней или кратным ему. Не пытайтесь описать скользящий график через «по дням недели» — этот способ жёстко привязывает выходные к конкретным дням и не подходит для чередований.

Работа сутками

График «сутки через трое» описывается циклом из 4 дней: рабочие сутки и три выходных. В рабочих сутках укажите полную длительность, выделив ночные часы отдельным видом времени. Учтите, что при суммированном учёте рабочего времени норма по такому графику сверяется не за месяц, а за учётный период — это задаётся в настройках графика флажком «Суммированный учёт рабочего времени».

Назначение графика сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет, пока не назначен сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на закладке «Главное» — поле «График работы». Если график не выбрать, программа подставит график по умолчанию из настроек организации, что является частой причиной неверных норм у сменного персонала.

Смена графика у уже работающего сотрудника оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»): в нём изменяется только поле графика с нужной даты. Для массового перевода нескольких сотрудников используйте документ «Перемещение работников» или групповое изменение, если оно доступно в вашей релизной версии.

Если график меняется в середине месяца, программа рассчитает норму пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Это корректное поведение, но проверьте итоговую норму за месяц в расчётном листке, особенно при переходе с пятидневки на сменный режим.

Проверка результата и контроль нормы времени

После заполнения откройте в элементе графика закладку с календарём и сверьте итоговую норму часов за несколько месяцев с данными производственного календаря (для пятидневки значения должны совпадать полностью). Для сменных графиков сверьте расписание с фактическим графиком бригады хотя бы на 2–3 недели вперёд.

Финальная проверка — на расчёте: сформируйте расчётный листок сотрудника или отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Отчёты, справки»). В табеле рабочие и выходные дни должны точно повторять настроенное расписание, а в расчётном листке норма часов должна соответствовать графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц в графике

Норма

Совпадает с производственным календарём (для пятидневки) или с расчётом по циклу

Тревожный признак

Норма отличается, праздники стоят рабочими днями

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Выходные и смены совпадают с фактическим расписанием

Тревожный признак

Сдвиг расписания на день и более — неверна дата отсчёта цикла

Расчётный листок

Норма

Норма и отработанное время правдоподобны, ночные доплаты начисляются

Тревожный признак

Нулевая или задвоенная норма, отсутствуют ночные доплаты при ночных сменах

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — забыть перезаполнить графики на новый год. Графики в ЗУП заполняются на конкретный период, и если в январе норма времени внезапно стала нулевой, первым делом откройте график и нажмите «Заполнить» на текущий год.

Вторая частая проблема — устаревший производственный календарь: если его не обновлять, праздничные переносы не попадут в пятидневные графики. Третья — один общий график на всех сотрудников организации: при появлении хотя бы одного сменного работника ему нужен отдельный график, иначе его зарплата будет считаться по чужой норме.

Учтите и ограничения: индивидуальные отклонения (отпуск, больничный, разовая смена по договорённости) в график не вносятся — они оформляются отдельными кадровыми документами, которые перекрывают график при расчёте. Ручная правка календаря графика под конкретного сотрудника ломает логику для всех остальных, кто на нём работает.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли один график назначить нескольким сотрудникам?

Да, и это нормальная практика: все сотрудники с одинаковым режимом работы должны использовать один общий график. Отдельный график создаётся только под отличающийся режим — другую длительность смен, иное чередование или иную дату отсчёта цикла.

Что делать, если сотрудник работает по индивидуальному расписанию?

Если расписание повторяется циклом — создайте для него отдельный график со своим шаблоном. Разовые отклонения (подмена, перенос смены) графиком не оформляются: используйте документы учёта отсутствий или изменение времени через табель, в зависимости от принятой в организации методики.

Как учесть работу в праздничный день по сменному графику?

Если смена по графику попадает на праздник, для расчёта повышенной оплаты используется документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии). Сам график при этом не корректируется — смена остаётся рабочим днём по расписанию.

Почему в январе норма времени равна нулю?

Почти всегда причина в том, что график заполнен только на прошлый год. Откройте нужный график, нажмите «Заполнить» и выберите текущий год, предварительно обновив производственный календарь. После заполнения перепроверьте норму за январь.

Нужен ли отдельный график для неполного рабочего времени?

Да, если сотрудник работает неполный день или неполную неделю, для него создаётся график с сокращённым числом часов или рабочих дней, а в кадровом документе указывается доля ставки. Иначе программа будет считать норму по полному графику и фиксировать ложные недоработки.

Можно ли скопировать график, чтобы не настраивать похожий с нуля?

Да, в форме списка графиков доступно копирование элемента стандартной командой. После копирования обязательно измените наименование, дату отсчёта цикла и проверьте заполнение календаря — скопированный график полностью повторяет исходный, включая возможные ошибки.