Как в 1С:ЗУП настроить аванс за первую половину месяца

Трудовой кодекс обязывает выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца, поэтому «аванс» — это не поощрение, а обязательная выплата заработной платы за первую половину месяца. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм: программа может считать аванс фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени.

Главная точка настройки — карточка сотрудника и штатное расписание: именно там задаётся способ расчёта аванса. Дополнительно в учётной политике организации указывается дата выплаты аванса, а для варианта «расчётом за первую половину месяца» используется отдельный документ, который собирает начисления и удержания за период с 1 по 15 число.

Ниже разобраны все три способа, порядок настройки, формирование ведомости на выплату и типичные ошибки, из-за которых аванс считается неверно или не попадает в выплату.

Какие способы расчёта аванса есть в ЗУП

Программа предлагает три варианта, и выбор влияет на трудоёмкость расчётчика и риск переплаты. Фиксированная сумма подходит для стабильных окладов, но при длительных отсутствиях сотрудника (больничный, отпуск без сохранения) можно выплатить больше, чем заработано. Процент от тарифа — компромисс: сумма «плавает» вместе с окладом, но тоже не учитывает фактические отсутствия.

Расчёт за первую половину месяца — самый точный способ: программа учитывает отработанное время с 1 по 15 число, плановые начисления и даже удержания (например, алименты). Минус — нужно вводить документы отсутствий до расчёта аванса и уделять время на проверку.

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированной суммой

Просто и быстро, но сумма не меняется при отсутствиях — риск переплаты при больничных и отпусках за свой счёт.

Процентом от тарифа

Сумма следует за окладом, но всё равно не учитывает фактически отработанное время. Подходит при стабильной посещаемости.

Расчётом за первую половину месяца

Точный расчёт по отработанному времени с учётом удержаний. Требует своевременного ввода документов отсутствий до 15 числа.

Где задать способ выплаты аванса сотруднику

Способ аванса настраивается в разделе «Кадры» → «Сотрудники» — откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Выплаты, учёт затрат» (в некоторых релизах — «Авансы и удержания»). В поле «Аванс» выберите нужный вариант и укажите сумму или процент. Изменение действует с текущего месяца; историю изменений программа хранит, поэтому выплаты прошлых периодов не пересчитаются.

Если способ единый для всей организации или подразделения, удобнее задать его массово: через документы изменения оплаты (например, «Кадровый перевод списком» или «Изменение аванса», если доступен в вашей версии) либо обработкой группового изменения реквизитов. После массового изменения обязательно проверьте несколько карточек вручную.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника.
2. 2
   Перейдите по ссылке «Выплаты, учёт затрат» в карточке.
3. 3
   В поле «Аванс» выберите способ: сумма, процент или расчёт за первую половину месяца.
4. 4
   Укажите сумму или процент, если выбран не расчётный способ.
5. 5
   Запишите карточку и проверьте дату начала действия настройки.

Настройка даты выплаты аванса в учётной политике

Дата выплаты задаётся в разделе «Настройка» → «Организации» на закладке «Учётная политика и другие настройки» → «Учётная политика» → «Дата выплаты зарплаты». Там указываются два числа: день выплаты аванса (обычно с 16 по 30) и день окончательного расчёта (до 15 числа следующего месяца). Эти даты программа подставляет в ведомости автоматически.

Следите, чтобы интервал между выплатами не превышал полмесяца — это требование законодательства. Если в компании принято выплачивать аванс, например, 25-го, а расчёт — 10-го, убедитесь, что даты не «разъезжаются» из-за выходных: ЗУП не переносит дату автоматически, перенос оформляется вручную в ведомости.

Расчёт аванса по отработанному времени

Для способа «Расчётом за первую половину месяца» перед выплатой создайте документ «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца». Укажите месяц и нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, у которых в карточке выбран этот способ, и рассчитает начисления пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число.

Чтобы расчёт был корректным, все отсутствия первой половины месяца (отпуска, больничные, командировки, отсутствия по невыясненным причинам) должны быть введены до заполнения документа. Если больничный пришёл позже, документ можно перезаполнить — суммы пересчитаются.

В документе доступны закладки «Начисления», «Удержания» и «НДФЛ» (если в настройках учётной политики включён расчёт НДФЛ с аванса). Проверьте сотрудников с неполным рабочим временем и совместителей — их суммы считаются от их ставок и графиков.

Формирование ведомости на выплату аванса

Выплата оформляется документами из раздела «Выплаты»: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выдачи. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить».

Программа подберёт суммы по-разному: для фиксированного и процентного способа — сразу из карточек сотрудников, для расчётного — из проведённого документа «Начисление за первую половину месяца». Если документ не создан, ведомость по таким сотрудникам заполнится нулями или не заполнится вовсе — это контрольный признак.

После проверки сумм проведите ведомость и выполните выплату: выгрузите реестр в банк или выдайте через кассу. Для зарплатных проектов используйте документ обмена с банком из раздела «Выплаты» → «Обмен с банками (зарплата)».

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение ведомости

Норма

Все сотрудники с настроенным авансом попали в табличную часть с суммами

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует или суммы равны нулю

Дата ведомости

Норма

Дата платежа совпадает с датой аванса из учётной политики

Тревожный признак

Дата попадает на выходной и не перенесена вручную

Расчётный способ

Норма

Перед ведомостью проведён документ «Начисление за первую половину месяца»

Тревожный признак

Документа нет, ведомость пустая

НДФЛ и удержания при выплате аванса

По общему правилу датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ с аванса исчисляется и удерживается при каждой выплате. В ЗУП это регулируется настройкой учётной политики: если включён расчёт НДФЛ при выплате аванса, программа исчислит налог в документе «Начисление за первую половину месяца» и удержит его в ведомости.

Удержания по исполнительным листам (алименты и прочие) также могут рассчитываться с аванса — это зависит от настроек вида удержания и учётной политики. Проверьте эти параметры до первой выплаты, чтобы не образовалась задолженность перед взыскателем или, наоборот, излишнее удержание.

Контроль и отчёты после выплаты

После проведения ведомости сверьте результат отчётами из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Расчётный листок» покажет работнику состав аванса, а «Свод начислений и удержаний» — общую картину по организации. Долг за организацией на конец периода удобно контролировать отчётом «Задолженность по зарплате».

Если после выплаты обнаружилась ошибка, не сторнируйте ведомость без анализа: при фактически проведённом платеже корректнее скорректировать окончательный расчёт месяца. Переплата учтётся при расчёте зарплаты, а недоплату можно выдать межрасчётной ведомостью.

Частые вопросы

Можно ли задать разные способы аванса для разных сотрудников?

Да, способ хранится индивидуально в карточке каждого сотрудника. Например, для окладников можно использовать процент от тарифа, а для сдельщиков и сотрудников с частыми отсутствиями — расчёт за первую половину месяца. Главное — чтобы в учётной политике и локальных актах организации это было закреплено.

Почему ведомость на аванс заполнилась не всеми сотрудниками?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника выбран способ «Расчётом за первую половину месяца», а одноимённый документ не создан или не проведён. Также проверьте, что сотрудник принят на работу в текущем месяце и не уволен до даты выплаты.

Нужно ли платить аванс сотруднику, который весь первый полмесяца был на больничном?

Если сотрудник не отработал ни одного дня с 1 по 15 число, обязанности выплачивать аванс нет — зарплата выплачивается за отработанное время. При расчётном способе программа просто не включит его в документ; при фиксированном или процентном способе сумму придётся убрать из ведомости вручную, чтобы избежать переплаты.

Как изменить способ аванса сразу для всего подразделения?

Используйте документы группового изменения условий оплаты (например, «Кадровый перевод списком» с изменением аванса) или обработку группового изменения реквизитов через «Администрирование» → «Обслуживание». После изменения выборочно проверьте карточки нескольких сотрудников.

Исчисляется ли НДФЛ при выплате аванса?

Да, по действующим правилам датой получения дохода по зарплате является день выплаты, поэтому налог исчисляется и с аванса. В ЗУП это настраивается в учётной политике: при включённой опции НДФЛ рассчитывается в документе «Начисление за первую половину месяца» и удерживается в ведомости на выплату.

Что делать, если аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал за месяц?

Переплата отразится как долг за сотрудником в отчёте «Задолженность по зарплате». Удержать её можно только в случаях, предусмотренных законом (счётная ошибка, признание вины работника и т. п.), поэтому корректнее согласовать возврат с сотрудником или учесть сумму при следующих выплатах в пределах допустимых ограничений удержаний.