Другое · 9 мин
Как в 1С ЗУП найти среднесписочную численность
Как найти среднесписочную численность в 1С ЗУП: отчеты «Численность и текучесть кадров» и «Среднесписочная численность», настройка периода, проверка расчета и типичные ошибки.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей: его требуют Росстат, ФСС, налоговая инспекция, а также внутренние отчеты для руководства. В 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных — приемов, увольнений, отпусков и совместительства. Задача пользователя — знать, где находится нужный отчет и как проверить корректность его данных.
В типовой конфигурации есть несколько инструментов: штатный отчет «Среднесписочная численность», универсальный отчет «Численность и текучесть кадров» и данные, которые программа подставляет в регламентированную отчетность (например, в форму 4-ФСС и РСВ). Ниже разберем каждый способ, настройки периода и способы проверки результата.
Что учитывается в среднесписочной численности
ССЧ считается по правилам, установленным для статистической отчетности. В расчет включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, включая временных и сезонных. Внешние совместители и лица, работающие по договорам ГПХ, в среднесписочную численность, как правило, не включаются — это частый источник расхождений при сверке с реальной численностью персонала.
Не включаются в ССЧ и некоторые категории штатных работников: женщины в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, сотрудники в учебных отпусках без сохранения зарплаты. Программа определяет эти состояния по документам отсутствий, поэтому важно, чтобы все отпуска были оформлены документально, а не «на словах».
Основной способ: отчет «Численность и текучесть кадров»
Самый практичный инструмент в ЗУП 3.1 — отчет «Численность и текучесть кадров». Откройте раздел Кадры → Отчеты по кадрам → Численность и текучесть кадров. В шапке задайте период (месяц, квартал, год) и при необходимости отбор по организации или подразделению, затем нажмите «Сформировать».
Чтобы в отчете появилась именно среднесписочная численность, откройте настройки: кнопка «Настройки» → «Расширенные настройки» и убедитесь, что в показателях выбрана среднесписочная численность. В варианте отчета по умолчанию показатель обычно уже присутствует, но при доработанных настройках он мог быть отключен.
Отчет позволяет группировать данные по подразделениям, должностям и месяцам внутри периода. Это удобно, когда нужно не просто итоговое число, а динамика — например, для анализа текучести или планирования штата.
- 1Откройте Кадры → Отчеты по кадрам → Численность и текучесть кадров
- 2Укажите период и организацию в шапке отчета
- 3Проверьте в настройках наличие показателя среднесписочной численности
- 4Нажмите «Сформировать» и сверьте итог с ожидаемым значением
Отчет «Среднесписочная численность» и регламентированная отчетность
В ряде релизов ЗУП доступен отдельный отчет «Среднесписочная численность» — его можно найти через раздел Отчеты, справки или через поиск по команде «Все отчеты». Он выводит ССЧ помесячно и итог за выбранный период в виде, близком к требованиям статистики.
Также ССЧ автоматически подставляется в регламентированные формы через сервис 1С-Отчетность: на титульный лист расчета по страховым взносам (РСВ), в форму 4-ФСС и статистические формы. Если при заполнении формы показатель равен нулю или явно занижен — проблема не в форме, а в кадровых данных, и искать ее нужно через отчеты по численности.
Как проверить корректность расчета
Простой способ контроля — сравнить ССЧ со списочной численностью на конец периода из отчета «Списочный состав» (или «Штатные сотрудники»). Среднесписочная не может существенно превышать списочную, а при стабильном штате оба показателя будут близки. Резкое расхождение — повод искать ошибку в данных.
Детализируйте расчет: сформируйте отчет с группировкой по сотрудникам и посмотрите, кто вошел в показатель. Проверьте, что все увольнения проведены датой фактического увольнения, а не «задним числом» после формирования отчетности, и что отпуска по беременности и уходу за ребенком оформлены соответствующими документами, а не просто отсутствием на рабочем месте.
Как проверить результат
ССЧ меньше или близка к списочной
ССЧ заметно выше списочной — вероятны непроведенные увольнения
Исключены из ССЧ, отпуск оформлен документом
Включены в ССЧ — документ отпуска не введен
Не попадают в ССЧ
Увеличивают показатель — проверьте вид занятости в карточке
ССЧ совпадает с отчетом по кадрам
Расхождение — форма заполнена до ввода кадровых документов
Типичные ошибки и их причины
Чаще всего завышенная ССЧ возникает из-за непроведенных увольнений: сотрудник фактически ушел, но документ «Увольнение» не введен или не проведен. Программа продолжает считать его работающим до конца периода. Проверьте журнал «Все кадровые документы» на наличие непроведенных документов.
Обратная ситуация — заниженный показатель. Причины: прием сотрудника оформлен позже фактической даты выхода, сотрудник ошибочно заведен как внешний совместитель или по договору ГПХ, либо в отборе отчета случайно ограничен список подразделений. Проверьте настройки отбора и вид занятости в карточке сотрудника.
Отдельный случай — работа в копии базы или расчет «на прошлый» период после переноса данных. Если кадровые документы переносились сверткой, история по дням может быть неполной, и ССЧ за прошлые периоды посчитается некорректно. В такой ситуации показатель за прошлые периоды лучше брать из архивной отчетности, а не пересчитывать.
Если штатного отчета не хватает
Когда требуется нестандартная расшифровка — например, ССЧ по категориям персонала, по графикам работы или с включением отдельных категорий, исключенных по правилам статистики, — используют консоль отчетов на СКД или универсальный отчет по регистру кадровых данных. Это работа для специалиста по 1С: нужно корректно построить запрос по периодам состояний сотрудников.
Для разовой задачи проще выгрузить штатный отчет в Excel и доработать расчет там: отфильтровать нужные категории и посчитать среднее вручную. Для регулярной отчетности такой подход не подходит — лучше заказать доработку отчета, чтобы исключить ручные ошибки.
Как выбрать инструмент
Перед сдачей отчетности полезно зафиксировать правило: сначала актуализируются все кадровые документы за период, затем формируется отчет по численности, и только после этого заполняются регламентированные формы. Такая последовательность исключает большинство расхождений между кадровым учетом и отчетностью.
Что важно запомнить
ССЧ в ЗУП 3.1 смотрят через «Численность и текучесть кадров» или отчет «Среднесписочная численность». Корректность показателя зависит от полноты кадровых документов: приемов, увольнений и отпусков. Перед сдачей отчетности сверьте ССЧ со списочной численностью и проверьте декретные отпуска и совместителей.
Частые вопросы
Почему в отчете среднесписочная численность равна нулю?
Чаще всего причина в пустом отборе по организации, неверном периоде или отсутствии проведенных кадровых документов за выбранный интервал. Проверьте, что в базе есть проведенные приемы на работу, и сбросьте отборы в настройках отчета.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, по правилам статистики внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются по основному месту работы. Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту. Если совместитель попал в показатель, проверьте вид занятости в его карточке.
Как посмотреть ССЧ помесячно за год?
В отчете «Численность и текучесть кадров» задайте период — год, а в настройках добавьте группировку по месяцам. Отчет покажет значение за каждый месяц и итог за период, что удобно для форм статистики.
ССЧ в РСВ не совпадает с кадровым отчетом. Что делать?
Сначала актуализируйте все кадровые документы за период, затем сформируйте кадровый отчет и зафиксируйте значение. После этого обновите заполнение РСВ через 1С-Отчетность. Если расхождение сохраняется, проверьте, не заполнялась ли форма до ввода части документов.
Нужно ли считать ССЧ вручную, если в штате 2–3 человека?
Нет, программа корректно считает показатель при любом размере штата. Даже при одном сотруднике важно, чтобы прием и возможные отсутствия были оформлены документами — тогда автоматический расчет будет верным.
Можно ли получить ССЧ по подразделению, а не по организации в целом?
Да, в шапке отчета или в настройках установите отбор по нужному подразделению. Учтите, что сумма ССЧ по подразделениям может не совпасть с ССЧ по организации из-за округления и переводов сотрудников внутри периода.