Как начислить зарплату в 1С:ЗУП

Начисление заработной платы в «1С:Зарплата и управление персоналом» выполняется итоговым документом «Начисление зарплаты и взносов», который собирает все плановые начисления сотрудников, разовые доплаты, отсутствия и удержания за месяц. Прежде чем создавать этот документ, нужно убедиться, что в программе корректно введены кадровые данные, отражены отклонения (отпуска, больничные, командировки) и настроены графики работы.

Ошибка на этапе начисления приводит к неверному НДФЛ, страховым взносам и расхождениям в отчётности, поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику расчёта. Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до выплаты и проверки результата.

Подготовка: что проверить до начисления

Документ начисления собирает данные автоматически, но только те, что уже введены в базу. Если забыть отразить больничный или увольнение, программа начислит сотруднику полный оклад, и исправлять придётся сторнированием.

Перед расчётом месяца проверьте:

• все приёмы, переводы и увольнения оформлены кадровыми документами с правильными датами;
• введены отпуска, больничные, командировки, прогулы и другие отсутствия;
• оформлены разовые начисления и удержания (премии, материальная помощь, алименты, займы);
• в справочнике «Графики работы сотрудников» заполнен производственный календарь на текущий год;
• сотрудникам назначены плановые начисления (оклад, надбавки) — это видно в карточке сотрудника или отчёте «Штатное расписание».

Удобный контрольный инструмент — отчёт «Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ ФОТ». Он показывает, какие плановые начисления действуют у каждого сотрудника, и позволяет заранее заметить пропущенное назначение.

Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ находится в разделе «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов». Создайте новый документ кнопкой «Создать» и заполните шапку:

• Месяц — расчётный период, за который начисляется зарплата;
• Дата — обычно последний день месяца, именно этой датой признаётся доход для НДФЛ по оплате труда;
• Организация и подразделение — если ведёте расчёт по подразделениям, создают отдельный документ на каждое.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, работавших в месяце, рассчитает начисления по отработанному времени, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Кнопка «Подбор» позволяет добавить сотрудника вручную, если автозаполнение его не подтянуло — например, при расчёте по отдельному подразделению.

1. 1
   Введите и проверьте все кадровые документы и отсутствия за месяц
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за последний день месяца
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
4. 4
   Проверьте вкладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы» по выборочным сотрудникам
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
6. 6
   Создайте ведомости на выплату и отразите перечисление НДФЛ и взносов

Проверка вкладок документа

Документ содержит несколько вкладок, и каждую стоит просмотреть до проведения. Вкладка «Начисления» показывает оклад, премии, доплаты с детализацией отработанного времени. Если у сотрудника был отпуск, период автоматически разобьётся на строки «до» и «после» отсутствия.

Вкладка «Удержания» содержит алименты, удержания по займам, профсоюзные взносы. Вкладка «НДФЛ» — рассчитанный налог с разбивкой по ставкам и вычетам; здесь же проверяют применение стандартных вычетов на детей. Вкладка «Взносы» отражает пенсионные, медицинские и социальные взносы по каждому сотруднику.

Быстрый способ спот-ком проверки: откройте любого сотрудника двойным щелчком и сравните сумму к выплате с прошлым месяцем. Резкие отклонения без видимой причины (отпуск, премия, приём в середине месяца) — повод разобраться в расчёте до проведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отработанное время сотрудника

Норма

Дни и часы совпадают с табелем и графиком работы

Тревожный признак

Полный месяц у сотрудника, который был в отпуске или принят не с начала месяца

НДФЛ

Норма

Налог рассчитан, вычеты применены к доходу текущего месяца

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю при наличии дохода или вычет превышает начисление без причины

Сумма к выплате

Норма

Начислено минус НДФЛ и удержания даёт ожидаемую сумму

Тревожный признак

Отрицательная сумма к выплате или резкий скачок без документального основания

Начисление аванса

Аванс в 1С:ЗУП рассчитывают документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Документ заполняется сотрудниками и рассчитывает начисления за период с 1 по 15 число с учётом фактически отработанного времени и отсутствий.

Есть и упрощённый вариант: выплата фиксированной суммой или процентом от оклада без документа начисления — тогда ведомость на аванс заполняется вручную. Однако расчёт за первую половину месяца точнее и сразу формирует НДФЛ с аванса, что важно для корректного уведомления по ЕНП.

Сравнение вариантов выплаты аванса

Документ «Начисление за первую половину месяца»

Точный расчёт по отработанному времени с НДФЛ; требует введённых отсутствий до 15-го числа

Фиксированная сумма в ведомости

Быстро и просто, но НДФЛ рассчитается только при итоговом начислении, возможны переплаты при отсутствиях

Процент от оклада

Компромисс по скорости; не учитывает фактические отсутствия, риск переплаты уволенным в середине месяца

Выплата зарплаты и ведомости

После проведения начисления формируют ведомости на выплату: «Ведомость в банк» — для перечисления на карты по зарплатному проекту, «Ведомость в кассу» — для наличной выплаты, «Ведомость на счета» — для произвольных реквизитов. Документы находятся в разделе «Выплаты».

В шапке ведомости укажите дату выплаты — от неё зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ. По кнопке «Заполнить» программа подтянет суммы к выплате по всем сотрудникам с положительным остатком. После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным, и его нужно перечислить в бюджет в установленные сроки.

Если выплата прошла не полностью (сотрудник не получил деньги, ошибка в реквизитах), не редактируйте проведённую ведомость задним числом — корректнее оформить депонирование или возврат и новую выплату.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с начислением возникает не из-за самого документа, а из-за состояния базы. Ниже — распространённые ситуации.

Если документ уже проведён, а ошибка обнаружена, не удаляйте его. Для исправления используйте механизм перерасчётов: раздел «Зарплата → Перерасчёты» или отмену документа с последующим новым расчётом. В актуальных релизах есть документ «Сторнирование начислений» для отмены ошибочных сумм.

Перед итоговым расчётом месяца сформируйте свод начислений за прошлый месяц и сохраните его. Сравнение «месяц к месяцу» после заполнения документа — самый быстрый способ заметить пропавшего сотрудника или лишнюю строку до проведения.

Контрольные отчёты после начисления

После проведения документа и ведомостей сверьте результат отчётами из раздела «Зарплата → Отчёты по зарплате»:

• «Расчётный листок» — детализация по каждому сотруднику: начислено, удержано, к выплате;
• «Свод начисленной зарплаты» — обороты по видам расчёта за период;
• «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» — контроль налоговой базы;
• «Задолженность по зарплате» — долг организации перед сотрудниками на дату.

Задолженность на конец месяца после полной выплаты должна равняться нулю (или сумме невыплаченных ведомостей, если кто-то не получил деньги). Ненулевой остаток без объяснения — признак пропущенной ведомости или ручной операции мимо зарплатного учёта.

Частые вопросы

Почему сотрудник не попал в документ начисления?

Чаще всего причина в том, что приём на работу оформлен другой организацией или подразделением, чем указано в шапке документа, либо сотрудник уволен до начала месяца. Также проверьте, что кадровый документ проведён, а у сотрудника назначено хотя бы одно плановое начисление. Добавить его можно вручную кнопкой «Подбор».

Можно ли начислить зарплату одному сотруднику отдельно?

Да. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и вместо «Заполнить» используйте «Подбор» — добавьте нужного сотрудника. Но следите, чтобы за тот же месяц по той же организации не было второго общего документа, который подтянет его повторно.

Что делать, если НДФЛ рассчитался неверно?

Сначала проверьте заявления на вычеты (раздел «Налоги и взносы → Заявления на вычеты») и статус налогового резидентства в карточке сотрудника. Если данные верны, пересчитайте налог документом «Перерасчёт НДФЛ» или отмените проведение начисления и заполните его заново — суммы пересчитаются автоматически.

Как начислить зарплату, если сотрудник работал неполный месяц?

Отдельных действий не требуется: если приём или увольнение оформлены кадровым документом, программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Проверьте результат на вкладке «Начисления» — там будет видно фактически отработанное время и норма за месяц.

Нужно ли начислять взносы отдельным документом?

Нет, страховые взносы рассчитываются в том же документе «Начисление зарплаты и взносов» на одноимённой вкладке. Отдельные документы нужны только для особых случаев — например, «Операция учёта взносов» для ручной корректировки базы прошлых периодов.

Обнаружил ошибку после выплаты зарплаты — как исправить?

Не редактируйте и не удаляйте проведённые документы закрытого периода. Оформите сторнирование начислений или доначисление текущим месяцем, пересчитайте НДФЛ и взносы, а разницу выплатите следующей ведомостью или удержите по согласованию с сотрудником в пределах, допустимых трудовым законодательством.