Как в 1С ЗУП начислить зарплату уволенному сотруднику

Когда сотрудник увольняется, в день увольнения ему положен окончательный расчёт: зарплата за фактически отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и, при необходимости, выходное пособие. В 1С:ЗУП для этого не нужно создавать отдельное начисление зарплаты вручную — программа умеет рассчитывать всё автоматически прямо из кадрового документа увольнения.

Главная ошибка бухгалтеров — сначала провести обычный документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, а потом пытаться «дособрать» уволенного. В большинстве случаев это приводит к задвоению начислений или к тому, что компенсация отпуска не рассчитается. Правильный порядок — увольнение с расчётом в одном документе.

Ниже разобраны оба рабочих сценария: расчёт через документ «Увольнение» (основной способ) и ситуации, когда уволенному нужно начислить выплату уже после окончательного расчёта — например, премию или больничный, принесённый позже.

Что входит в окончательный расчёт при увольнении

Прежде чем нажимать кнопки в программе, важно понимать состав выплат. В окончательный расчёт обычно входят:

• зарплата (оклад, тариф) за фактически отработанные дни месяца увольнения;
• компенсация за неиспользованный отпуск — за все накопленные дни на дату увольнения;
• выходное пособие — если оно предусмотрено основанием увольнения или соглашением сторон;
• прочие начисления: премии, надбавки, районные коэффициенты, если они положены по системе оплаты труда.

Из начисленного удерживается НДФЛ, а при наличии исполнительных листов — алименты и прочие удержания. Все эти суммы документ «Увольнение» в ЗУП считает самостоятельно, если в базе корректно ведётся учёт рабочего времени и остатков отпусков.

Подготовка: что проверить до расчёта

Качество автоматического расчёта напрямую зависит от состояния данных. Перед тем как проводить увольнение, проверьте несколько вещей.

Во-первых, все отсутствия и отклонения за месяц должны быть введены: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Если документ отсутствия не проведён, программа посчитает эти дни как отработанные и завысит зарплату. Во-вторых, проверьте остатки отпусков: они должны быть актуальны, иначе компенсация рассчитается неверно. Остатки смотрятся в карточке сотрудника или в отчёте «Остатки отпусков».

В-третьих, приведите в порядок плановые начисления и удержания: если у сотрудника есть исполнительный лист, он должен быть введён документом «Исполнительный лист», иначе алименты с компенсации не удержатся. Также убедитесь, что за прошлые месяцы не осталось непроведённых или нерассчитанных документов по этому сотруднику.

Основной способ: расчёт в документе «Увольнение»

Стандартный путь — создать кадровое увольнение и рассчитать всё в нём же. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения», создайте документ «Увольнение», выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание (статью ТК РФ).

На вкладке с расчётом (в зависимости от версии она может называться «Начисления и удержания» или открываться по кнопке расчёта) программа автоматически подтянет:

• зарплату за отработанные дни месяца по графику сотрудника;
• компенсацию отпуска — количество дней определяется из остатков, средний заработок считается по правилам для компенсаций;
• удержание за использованный авансом отпуск, если сотрудник отгулял больше, чем заработал;
• НДФЛ со всей суммы и взносы (взносы начислятся при расчёте зарплаты за месяц или в самом документе, в зависимости от настроек).

Если положено выходное пособие, добавьте его вручную строкой начисления с соответствующим видом расчёта — типовое начисление «Выходное пособие» обычно уже есть в программе, при необходимости его создают с правильной настройкой обложения НДФЛ и взносами (пособие в пределах трёхкратного среднего заработка не облагается).

1. 1
   Создайте документ: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Увольнение
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанную зарплату и компенсацию отпуска
4. 4
   Добавьте при необходимости премию, пособие или иные начисления
5. 5
   Проверьте НДФЛ и удержания по исполнительным листам
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля

Как выплатить рассчитанные суммы

После проведения увольнения задолженность перед сотрудником отражается в учёте. Выплата оформляется стандартными документами: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты в вашей организации.

При заполнении ведомости укажите месяц увольнения и подберите сотрудника — программа подтянет сумму к выплате с учётом уже выплаченных авансов. Если аванс за первую половину месяца уже выплачен, к выдаче останется разница. Важно не выплатить сумму дважды: проверьте взаиморасчёты с сотрудником перед формированием ведомости.

НДФЛ с окончательного расчёта перечисляется в обычные сроки, установленные для налога с зарплаты. Сведения по уволенному попадут в регламентированную отчётность автоматически при её формировании.

Начисление выплат после увольнения

Частая ситуация: сотрудник уволен и рассчитан, а потом появляется основание для доплаты — квартальная премия, поздно принесённый больничный, перерасчёт по решению суда. Для этого в ЗУП есть отдельные инструменты.

Разовое начисление уволенному

Создайте документ «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления) или «Премия», выберите уволенного сотрудника — программа позволяет это сделать, даже если трудовые отношения прекращены. Укажите вид начисления и сумму. НДФЛ рассчитается в этом же документе.

Больничный после увольнения

Если бывший сотрудник принёс листок нетрудоспособности, открытый в течение 30 дней после увольнения, он оплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. Введите документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника — программа применит нужное ограничение процента автоматически, если дата начала болезни попадает в этот срок.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения расчёта сформируйте расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) и сверьте три блока: начислено, удержано, к выплате. Дополнительно полезен отчёт «Расчётный листок за полмесяца» или свод начислений, чтобы убедиться, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц не задвоил суммы.

Если расчёт произведён в увольнении, а потом бухгалтер в конце месяца создаёт общее «Начисление зарплаты и взносов», уволенный в него попадать не должен — программа исключает уже рассчитанных. Если сумма всё же появилась, проверьте, не был ли документ увольнения распроведён или изменён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок уволенного

Норма

Зарплата за отработанные дни, компенсация, НДФЛ, итог к выплате

Тревожный признак

Суммы продублированы или компенсация отсутствует

Документ «Начисление зарплаты» за месяц

Норма

Уволенный отсутствует в табличной части

Тревожный признак

Сотрудник попал в начисление повторно

Остатки отпусков после увольнения

Норма

Остаток обнулён или учтён удержанием за аванс

Тревожный признак

Остались незакрытые дни отпуска

Ведомость на выплату

Норма

К выплате стоит сумма окончательного расчёта за минусом аванса

Тревожный признак

Сумма не совпадает с расчётным листком

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли создавать «Начисление зарплаты и взносов» для уволенного?

Нет, если расчёт выполнен в документе «Увольнение» — там уже рассчитаны зарплата, компенсация и НДФЛ. Отдельное начисление потребуется только если увольнение было проведено без расчёта, что бывает при нестандартных схемах учёта.

Как начислить премию сотруднику, который уже уволен?

Используйте документ «Премия» или «Разовое начисление» из раздела «Зарплата». Уволенный сотрудник доступен для выбора, НДФЛ рассчитается автоматически. Выплата оформляется обычной ведомостью.

Почему компенсация отпуска рассчиталась неправильно?

Чаще всего причина в некорректных остатках отпусков или в неполных данных для среднего заработка. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и справку о среднем заработке из документа увольнения — там видно, какие периоды и суммы вошли в расчёт.

Что делать, если сотрудник отгулял отпуск авансом?

Документ «Увольнение» автоматически рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты разрешено такое удержание, и проверьте его сумму в расчётном листке — есть ограничения на размер удержаний из выплат.

Как оформить больничный, принесённый после увольнения?

Создайте документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника. Если болезнь началась в течение 30 дней после увольнения, пособие оплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа — программа применит это ограничение автоматически по датам.

Облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами?

Выходное пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и взносами. Используйте типовой вид расчёта «Выходное пособие», чтобы программа применила необлагаемый лимит корректно.