Как в 1С ЗУП начислить выходное пособие за второй месяц при сокращении

После увольнения по сокращению штата работодатель обязан выплатить бывшему сотруднику средний заработок за второй месяц трудоустройства, если работник в этот период так и не нашел работу. В 1С:ЗУП эта выплата оформляется отдельно от увольнения, потому что на дату увольнения еще неизвестно, понадобится ли она. Из-за этого у расчетчиков возникают вопросы: каким документом провести начисление, каким видом расчета, как обложить НДФЛ и взносами.

Ключевая сложность в том, что сотрудник уже уволен — его нет в штатном расписании, а стандартные документы начисления зарплаты его не подхватывают. Поэтому пособие за второй месяц начисляют либо через документ «Простой, отсутствие», либо через «Разовое начисление» (в ЗУП 3.1 — «Разовые начисления»), либо отдельным видом расчета в документе «Начисление зарплаты и взносов» с ручным добавлением сотрудника. Правильный выбор зависит от релиза конфигурации и настроек учета.

Ниже разобран полный порядок: от проверки основания выплаты до отражения в отчетности, с настройкой вида расчета и контролем результата.

Когда выплата за второй месяц обязательна и что проверить до начисления

Средний заработок за второй месяц сохраняется за работником, уволенным по сокращению численности или штата (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ), если он не трудоустроился в течение этого месяца. Основание — заявление бывшего работника и подтверждение отсутствия записи о новой работе (трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности). Решение службы занятости требуется только для сохранения заработка за третий месяц, для второго оно не нужно.

Перед начислением убедитесь, что при увольнении сотруднику уже выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка — оно оформляется в документе «Увольнение» автоматически, если в настройках вида расчета все заполнено. Выплата за второй месяц — это отдельное обязательство, и путать ее с пособием при увольнении нельзя: у них разные периоды оплаты и разные документы.

Также проверьте, что с даты увольнения прошел полный второй месяц (либо работник обратился за пропорциональной выплатой, если трудоустроился в середине месяца — тогда оплачиваются только рабочие дни до трудоустройства). Начислять пособие «авансом» на дату увольнения за два месяца вперед не следует: это создает риски по НДФЛ и взносам при последующем трудоустройстве работника.

Контрольные точки

Что проверить перед начислением

Основание увольнения

Норма

Пункт 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата)

Тревожный признак

Увольнение по собственному желанию или соглашению — пособие за второй месяц не полагается

Документы от работника

Норма

Заявление и подтверждение отсутствия новой работы

Тревожный признак

Документов нет — выплата без основания, риск претензий при проверке

Пособие при увольнении

Норма

В документе «Увольнение» начислено выходное пособие за первый месяц

Тревожный признак

Пособие не начислено — сначала исправьте документ увольнения

Настройка вида расчета для пособия за второй месяц

В типовой ЗУП 3.1 для пособия за второй месяц часто создают отдельный вид расчета, чтобы отделить его от пособия при увольнении. Перейдите в «Настройка — Начисления» и создайте новое начисление копированием типового «Выходное пособие». Назначение — «Выходное пособие», способ выполнения — «По отдельному документу» или «Ежемесячно» в зависимости от того, каким документом планируете начислять.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — код дохода 2014 (выходное пособие), облагается в части, превышающей трехкратный средний месячный заработок (шестикратный — для работников Крайнего Севера). Страховые взносы — аналогично: не облагаются в пределах трехкратного размера. Вид дохода по взносам выбирайте соответствующий выходным пособиям, чтобы программа корректно применяла необлагаемый лимит суммарно по всем подобным выплатам сотрудника.

Формулу расчета обычно настраивают как «Средний дневной заработок × Количество рабочих дней» — либо оставляют начисление полностью ручным, когда сумму и дни вводит расчетчик. Ручной ввод надежнее, если у сотрудника были особенности в расчетном периоде или нужна пропорциональная выплата за часть месяца.

Способ 1: начисление документом «Разовое начисление»

Самый распространенный способ в ЗУП 3.1 — документ «Разовые начисления» (Зарплата — Разовые начисления). Создайте документ, выберите подразделение, в табличную часть добавьте уволенного сотрудника: он доступен для выбора, так как документ позволяет подбирать бывших работников. Укажите вид расчета «Выходное пособие за второй месяц», период, за который сохраняется заработок, и сумму.

Сумму можно рассчитать вручную: средний дневной заработок возьмите из документа «Увольнение» (он печатается в расчетном листке при увольнении и в справке о среднем заработке) и умножьте на количество рабочих дней в оплачиваемом периоде по производственному календарю или по графику работника. Например, если второй месяц после увольнения содержит 21 рабочий день, а средний дневной заработок — 2500 руб., пособие составит 52 500 руб.

Дату документа и месяц начисления укажите текущими — именно в этот месяц попадет доход для НДФЛ и взносов. Выплата проходит с зарплатой или отдельной ведомостью: при формировании ведомости выберите способ «Выплата бывшим сотрудникам», чтобы уволенный попал в список.

1. 1
   Получите заявление работника и проверьте отсутствие записи о трудоустройстве
2. 2
   Откройте Зарплата — Разовые начисления, создайте документ
3. 3
   Добавьте уволенного сотрудника, выберите вид расчета пособия за второй месяц
4. 4
   Укажите период и сумму: средний дневной заработок × рабочие дни второго месяца
5. 5
   Проведите документ и проверьте НДФЛ и взносы на вкладках документа
6. 6
   Сформируйте ведомость с признаком выплаты бывшим сотрудникам

Способ 2: документ «Простой, отсутствие» и альтернативы

В ряде релизов и методических материалов для пособия за второй месяц рекомендуют документ «Простой, отсутствие» (Зарплата — Простои, отсутствия) с видом расчета, настроенным как оплата по среднему заработку. Документ удобен тем, что сам считает средний заработок по данным базы и заполняет количество рабочих дней по графику. Однако для уволенного сотрудника он доступен не во всех релизах — проверьте, позволяет ли ваша версия выбрать бывшего работника.

Альтернатива — начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов» с ручным добавлением сотрудника по кнопке «Добавить». Способ рабочий, но менее прозрачный: сумма попадает в общий массив зарплаты, и при расхождениях ее сложнее отследить. Используйте его, только если вид расчета настроен с назначением «Повременная оплата» и начисление ежемесячно — что для разовой выплаты неудобно.

Для ЗУП 2.5 логика аналогична: создается вид расчета с механизмом «По среднему заработку», начисление проводится документом «Начисление зарплаты работникам организаций» либо «Регистрация разовых начислений». Код дохода по НДФЛ и настройка взносов выполняются в самом виде расчета.

Сравнение способов начисления

Разовое начисление

Универсальный способ для ЗУП 3.1: работает с уволенными, сумма вводится вручную. Требует самостоятельного расчета среднего заработка.

Простой, отсутствие

Сам считает средний заработок и дни по графику, но не во всех релизах доступен для уволенных сотрудников.

Начисление зарплаты и взносов

Подходит как запасной вариант при ручном добавлении сотрудника; хуже контролируется и смешивается с текущей зарплатой.

НДФЛ, взносы и отражение в отчетности

Выплата в пределах трехкратного среднего месячного заработка НДФЛ не облагается. Если суммарно с пособием при увольнении лимит превышен, налог удерживается только с превышения. Дата фактического получения дохода — день выплаты, поэтому пособие попадет в 6-НДФЛ того периода, когда оно перечислено работнику.

По страховым взносам действует тот же необлагаемый лимит. В расчете по страховым взносам выплата отражается в составе базы с выделением необлагаемой суммы. Уволенный сотрудник включается в персонифицированные сведения за месяц начисления — программа подтянет его автоматически, если начисление проведено корректным видом расчета.

Типичная ошибка — провести пособие «обычным» начислением с кодом дохода 2000 (оплата труда). Тогда вся сумма обложится НДФЛ и взносами, работник получит меньше, а компания переплатит взносы. Всегда проверяйте код дохода в виде расчета до проведения документа.

Выплата и проверка результата

После проведения начисления сформируйте ведомость: Зарплата — Ведомости в банк (или в кассу). При заполнении нажмите «Подбор» и отметьте признак показа уволенных сотрудников, либо воспользуйтесь автозаполнением — ЗУП 3.1 подхватывает долги перед бывшими работниками. Проверьте, что сумма к выплате равна начисленной (или уменьшена на НДФЛ при превышении лимита).

Контрольные точки после выплаты: расчетный листок сотрудника показывает начисление с правильным видом расчета; в отчете «Налоги и взносы (кратко)» сумма отражена как необлагаемая в пределах лимита; задолженность перед сотрудником закрыта. Если пособие выплачивается пропорционально (работник трудоустроился в середине второго месяца), приложите к документу расчет количества оплачиваемых дней — это упростит ответ на возможные вопросы трудовой инспекции.

FAQ

Можно ли начислить пособие за второй месяц сразу в документе «Увольнение»?

Технически можно добавить сумму вручную, но делать этого не стоит: обязанность выплаты возникает только если работник не трудоустроился. Начисление авансом создает излишнюю выплату при его трудоустройстве и искажает НДФЛ и взносы. Правильный порядок — отдельный документ после окончания второго месяца.

Что делать, если уволенный сотрудник не выбирается в документе?

Проверьте, что в документе включен показ бывших сотрудников (в «Разовых начислениях» и ведомостях есть соответствующий признак подбора). Если сотрудник недоступен в «Простое, отсутствие», используйте «Разовое начисление» — оно работает с уволенными во всех актуальных релизах ЗУП 3.1.

Как посчитать пособие, если работник трудоустроился в середине второго месяца?

Выплачивается средний заработок только за рабочие дни с начала второго месяца до даты трудоустройства. Возьмите средний дневной заработок из документа увольнения и умножьте на число рабочих дней по графику в этом неполном периоде. Основание — копия трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности с датой приема на новую работу.

Облагается ли пособие за второй месяц НДФЛ и взносами?

Не облагается, если суммарно с пособием при увольнении и за третий месяц не превышает трехкратный средний месячный заработок (шестикратный — для районов Крайнего Севера). С превышения удерживается НДФЛ и начисляются взносы. Для корректного расчета виду расчета нужен код дохода НДФЛ 2014 и правильный вид дохода по взносам.

Нужно ли решение службы занятости для выплаты за второй месяц?

Нет. Решение службы занятости требуется только для сохранения среднего заработка за третий месяц. Для второго месяца достаточно заявления работника и подтверждения отсутствия записи о новом месте работы.

Как исправить, если пособие начислили ошибочным видом расчета с кодом 2000?

Сторнируйте ошибочное начисление документом «Сторнирование начислений» в текущем периоде, затем начислите пособие правильным видом расчета с кодом 2014. Пересчитайте НДФЛ и взносы, при необходимости подайте уточненный расчет 6-НДФЛ и РСВ за затронутый период. Излишне удержанный налог верните работнику по его заявлению.