Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП начислить материальную помощь в связи со смертью родственника
Пошаговая инструкция по начислению материальной помощи в связи со смертью родственника в 1С:ЗУП: настройка начисления, документ, НДФЛ и взносы, проверка выплаты.
Материальная помощь в связи со смертью члена семьи — особый вид выплаты: она полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только при соблюдении двух условий. Первое — умерший должен относиться к членам семьи по Семейному кодексу (супруг, родители, дети, в том числе усыновители и усыновлённые). Второе — помощь должна быть единовременной, то есть начисленной один раз по конкретному случаю.
В 1С:ЗУП такая выплата оформляется отдельным документом «Материальная помощь», а корректность налогового учёта зависит от правильной настройки вида начисления. Если взять типовое начисление «Материальная помощь» без проверки кодов НДФЛ и взносов, программа может удержать налог, который удерживать не нужно, — и придётся делать перерасчёт.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек вида расчёта до выплаты и контроля отражения в отчётах. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1; в других редакциях названия документов могут отличаться.
Когда выплата освобождается от НДФЛ и взносов
Освобождение от НДФЛ по п. 8 ст. 217 НК РФ действует только для единовременной материальной помощи в связи со смертью члена семьи. К членам семьи в этом контексте относятся супруг, родители и дети (включая усыновителей и усыновлённых). Смерть брата, сестры, бабушки или дедушки под эту льготу не подпадает — такая помощь облагается НДФЛ сверх необлагаемого лимита 4000 рублей в год.
По страховым взносам действует аналогичное правило (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ): единовременная помощь в связи со смертью члена семьи взносами не облагается. Слово «единовременная» означает, что выплата производится один раз по одному основанию. Если организация платит помощь частями в течение нескольких месяцев, налоговая может признать необлагаемой только первую выплату.
Подготовка: заявление и подтверждающие документы
До начисления в программе кадровик или бухгалтер должен получить от сотрудника заявление о выплате материальной помощи и копию свидетельства о смерти. Дополнительно могут потребоваться документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении), если степень родства не очевидна из фамилий.
На основании заявления издаётся приказ руководителя о выплате материальной помощи. Эти документы не прикрепляются к начислению в 1С напрямую, но именно они являются основанием для необлагаемого статуса выплаты при проверке. Храните их в личном деле сотрудника.
Проверка и настройка вида начисления
Перейдите в раздел «Настройка → Начисления». В типовой поставке 1С:ЗУП обычно уже есть предопределённый вид начисления для материальной помощи. Если его нет или он настроен некорректно, создайте новое начисление и проверьте ключевые параметры.
На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код дохода по НДФЛ 2760 («Материальная помощь») с вычетом 503 (необлагаемые 4000 рублей в год) — если помощь не подпадает под льготу по смерти члена семьи. Если же выплата именно в связи со смертью члена семьи, в типовой конфигурации используется отдельная настройка, при которой доход полностью исключается из облагаемой базы. Внимательно проверьте, какой вариант выбран в вашем виде начисления.
В настройке страховых взносов для необлагаемой помощи в связи со смертью члена семьи должен быть выбран вид дохода, полностью не облагаемый взносами. Для обычной материальной помощи — «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами» (необлагаемые 4000 рублей в год).
Варианты настройки начисления
НДФЛ не удерживается полностью, взносы не начисляются. Требуется свидетельство о смерти и подтверждение родства.
Код НДФЛ 2760 с вычетом 503: необлагаемы только 4000 руб. в год, сверх — налог 13% и взносы.
Оформляется документом «Прочие доходы», льгота по смерти члена семьи применяется по тем же правилам.
Создание документа «Материальная помощь»
Откройте раздел «Зарплата → Материальная помощь» (в некоторых настройках интерфейса документ находится в разделе «Зарплата → См. также» или создаётся из журнала всех начислений). Нажмите «Создать» и заполните документ.
Укажите организацию, месяц начисления, сотрудника и вид материальной помощи — выберите заранее проверенное начисление. Введите сумму согласно приказу. Поле «Выплатить» определяет, когда деньги попадут в ведомость: «С зарплатой», «С авансом» или «В межрасчётный период». Для единовременной помощи удобно выбрать выплату в межрасчётный период, чтобы сотрудник получил деньги быстрее.
- 1Получите заявление сотрудника и копию свидетельства о смерти, оформите приказ
- 2Проверьте вид начисления: код НДФЛ и настройка взносов соответствуют случаю
- 3Создайте документ «Зарплата → Материальная помощь», выберите сотрудника и вид помощи
- 4Укажите сумму и способ выплаты (с зарплатой или в межрасчётный период)
- 5Проведите документ и проверьте, что НДФЛ и взносы не рассчитаны
- 6Сформируйте ведомость на выплату или дождитесь расчёта зарплаты
После проведения откройте в документе расшифровку налогов и взносов. Для необлагаемой выплаты сумма НДФЛ должна быть нулевой, а строки по взносам — отсутствовать или содержать нули. Если налог рассчитался — не выплачивайте, вернитесь к настройке вида начисления.
Выплата и отражение в учёте
Если выбрана выплата с зарплатой, сумма помощи автоматически попадёт в ведомость при окончательном расчёте месяца. При выплате в межрасчётный период создайте ведомость (банк, касса или через зарплатный проект) и подберите начисление по кнопке «Подобрать» — программа предложит невыплаченные суммы.
В бухгалтерском учёте материальная помощь отражается по дебету счёта 91.02 «Прочие расходы», так как она не связана с трудовыми обязанностями. Способ отражения задаётся в настройке начисления на вкладке «Налоги, взносы, учёт». При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проводки сформируются автоматически по заданному способу отражения.
В отчёте 6-НДФЛ полностью необлагаемая помощь в связи со смертью члена семьи, как правило, не отражается, поскольку не является доходом в понимании НК РФ. Обычная материальная помощь с кодом 2760 отражается с вычетом 503. Проверьте заполнение отчёта после выплаты, чтобы исключить расхождения.
Как проверить результат
Сумма налога равна нулю
НДФЛ рассчитан — неверная настройка вида начисления
Взносы не начислены
Есть строки по взносам — проверьте вид дохода для взносов
Сумма к выплате равна сумме помощи
Сумма меньше — удержан налог или долг
Необлагаемая выплата не искажает базу
Сумма попала в облагаемую базу отчётов
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — использование стандартного начисления с кодом 2760 для выплаты, которая должна быть полностью необлагаемой. В результате программа удерживает НДФЛ с суммы свыше 4000 рублей, и сотрудник получает меньше, чем утверждено приказом. Исправляется это перепроведением документа с правильным видом начисления и сторнированием налога.
Вторая ошибка — дробление выплаты. Если помощь по одному приказу начисляется несколькими документами в разные месяцы, льгота «единовременная выплата» может быть оспорена. Начисляйте всю сумму одним документом в одном месяце.
Третья ошибка — начисление помощи бывшему сотруднику через документ «Материальная помощь», который работает только с действующими работниками. Для уволенных используйте документ «Прочие доходы» (раздел «Зарплата») с аналогичной настройкой кодов.
Особые сценарии
Помощь при смерти родственника, не входящего в круг членов семьи
Если умер брат, сестра, дедушка, бабушка или другой родственник, используйте начисление с кодом НДФЛ 2760 и вычетом 503. Программа автоматически удержит налог с суммы, превышающей 4000 рублей с начала года (с учётом всех выплаченных ранее материальных помощей этому сотруднику). Взносы начисляются с той же сверхлимитной части.
Выплата уволенному работнику
Когда обращается бывший сотрудник, создайте документ «Зарплата → Прочие доходы», выберите физическое лицо и вид дохода с соответствующей настройкой. Выплата производится через кассу или банк по реквизитам, указанным получателем. Льгота по смерти члена семьи применяется так же, как для действующих работников.
Работа в нескольких организациях
Если сотрудник работает в нескольких организациях группы, необлагаемый лимит 4000 рублей по коду 2760 учитывается по каждому работодателю отдельно. Для полностью необлагаемой помощи в связи со смертью члена семьи это значения не имеет — лимит не применяется.
Проверка результата и отчётность
После выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата → Отчёты по зарплате»): материальная помощь должна отображаться отдельной строкой, сумма к выплате — без удержаний. Дополнительно проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» — по необлагаемой выплате не должно быть исчисленного налога.
Перед сдачей квартальной отчётности сверьте 6-НДФЛ и РСВ: сумма помощи не должна увеличивать облагаемую базу. Если обнаружили ошибку после сдачи отчётов, сделайте перерасчёт в текущем периоде и подайте уточнённые расчёты.
Что важно запомнить
Начислите помощь документом «Материальная помощь» одним платежом, используйте вид начисления с корректными кодами НДФЛ и взносов, проверьте отсутствие налога до выплаты и храните свидетельство о смерти как основание льготы.
Частые вопросы
Облагается ли НДФЛ помощь при смерти брата или сестры?
Да, частично. Братья и сёстры не входят в круг членов семьи для полного освобождения. Применяется код 2760: необлагаемы 4000 рублей в год, с превышения удерживается НДФЛ и начисляются взносы.
Можно ли выплатить помощь частями в течение года?
Технически можно, но льгота действует только для единовременной выплаты. При дроблении налоговая может признать необлагаемой только первую часть. Начисляйте всю сумму одним документом.
Какой документ использовать для бывшего сотрудника?
Документ «Прочие доходы» в разделе «Зарплата». Документ «Материальная помощь» работает только с действующими сотрудниками. Настройка кодов дохода аналогична.
Нужно ли отражать необлагаемую помощь в 6-НДФЛ?
Помощь, полностью освобождённая от НДФЛ по п. 8 ст. 217 НК РФ, как правило, в 6-НДФЛ не отражается, поскольку не является облагаемым доходом. Помощь с кодом 2760 отражается с вычетом 503.
Что делать, если налог уже удержан ошибочно?
Исправьте вид начисления, перепроведите документ — программа сторнирует налог. Верните излишне удержанную сумму сотруднику, а при необходимости подайте уточнённый 6-НДФЛ за соответствующий период.
На какой счёт отнести помощь в бухучёте?
Материальная помощь не связана с оплатой труда, поэтому отражается по дебету счёта 91.02 «Прочие расходы». Способ отражения задаётся в настройке вида начисления на вкладке «Налоги, взносы, учёт».