Другое · 10 мин
Как в 1С ЗУП начислить материальную помощь не сотруднику
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП начислить материальную помощь бывшему сотруднику или стороннему лицу, настроить НДФЛ, взносы и отразить выплату в отчетности.
Материальная помощь может выплачиваться не только действующим работникам, но и бывшим сотрудникам (уволенным, пенсионерам организации), а также членам семьи работника — например, в связи со смертью сотрудника. В 1С:ЗУП для таких выплат предусмотрен отдельный механизм: стандартный документ «Материальная помощь» работает только по штатным сотрудникам, поэтому для третьих лиц используется другой документ и другой порядок настройки.
Ключевая сложность в том, что у не-сотрудника нет трудового договора, а значит, нет привычных начислений, графика и кадровых документов. Тем не менее НДФЛ с такой выплаты удерживается в общем порядке (с учетом необлагаемого лимита), а страховые взносы зависят от того, был ли получатель когда-либо застрахованным лицом организации. Ниже разобран полный цикл: от заведения физического лица до отражения выплаты в отчетности.
Когда возникает такая выплата и как она облагается
Типовые ситуации: помощь уволенному работнику или пенсионеру организации, выплата родственникам умершего сотрудника, помощь члену семьи работника в трудной жизненной ситуации. Во всех этих случаях получатель не состоит в штате, поэтому кадровые документы не оформляются.
По НДФЛ действует необлагаемый лимит 4 000 рублей в год по коду дохода 2760 (код вычета 503). Исключение — материальная помощь членам семьи в связи со смертью работника или бывшего работника: она не облагается НДФЛ полностью при наличии подтверждающих документов. Сумму лимита и условия освобождения проверяйте по актуальной редакции НК РФ, так как нормы периодически уточняются.
По страховым взносам правило иное: если получатель не является работником организации и не выполняет работы по гражданско-правовому договору, выплата взносами не облагается, поскольку такое лицо не относится к застрахованным. Это принципиальное отличие от помощи действующему сотруднику, где сверх лимита взносы начисляются.
Заведение физического лица без приема на работу
Получателя нужно зарегистрировать в справочнике «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» — «Физические лица»). Создайте новый элемент, укажите ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС при наличии. Эти данные понадобятся для персонифицированной отчетности и справок о доходах.
Проверьте, нет ли этого человека уже в базе: бывший сотрудник уже существует как физическое лицо, и создавать дубликат нельзя — иначе НДФЛ раздвоится по двум карточкам, и годовая отчетность будет ошибочной. Используйте поиск по ФИО и ИНН перед созданием нового элемента.
Если человек был уволен ранее, никаких дополнительных действий с карточкой не требуется: начисление по документу «Прочие доходы» доступно для любого физического лица, включая уволенных.
Настройка вида прочего дохода
Откройте справочник «Виды прочих доходов физических лиц» (раздел «Настройка» — «Виды прочих доходов»). Проверьте, есть ли подходящий элемент для материальной помощи; при необходимости создайте новый.
Ключевые параметры настройки:
- Код дохода по НДФЛ — 2760 «Материальная помощь» (для выплаты в связи со смертью — соответствующий необлагаемый код, обычно доход без кода вычета либо не облагаемый вид);
- Код вычета — 503, применяется автоматически в пределах годового лимита;
- Обложение взносами — для не работающих лиц укажите «Не облагается», чтобы сумма не попала в базу по взносам;
- Категория дохода — «Прочие доходы», чтобы выплата корректно отразилась в ведомости и отчетах.
Начисление документом «Прочие доходы»
Начисление выполняется документом «Прочие доходы» (раздел «Зарплата» — «Прочие доходы»). Создайте новый документ, укажите организацию, дату и месяц начисления.
В табличной части добавьте получателя — выберите физическое лицо, вид прочего дохода и сумму. Если вид дохода настроен с кодом 2760, программа автоматически рассчитает НДФЛ с учетом вычета 503 в пределах лимита. Проверьте колонку «НДФЛ»: при сумме до 4 000 рублей налог должен быть нулевым, сверх лимита — 13% (или действующая ставка) с облагаемой части.
- 1Заведите или найдите физическое лицо в справочнике, проверьте ИНН и СНИЛС
- 2Настройте вид прочего дохода: код 2760, вычет 503, взносы — не облагается
- 3Создайте документ «Прочие доходы», заполните получателя и сумму
- 4Проверьте расчет НДФЛ в строке документа
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
- 6Проверьте отражение в регистрах и в отчетности по НДФЛ
Выплата через ведомость
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). В поле «Выплачивать» выберите вариант, включающий прочие доходы — в разных релизах это «Прочие доходы» либо универсальная настройка по характеру выплаты.
Подберите физическое лицо кнопкой «Подбор» или заполните ведомость автоматически — программа подтянет непогашенную задолженность по документу «Прочие доходы». Сумма к выплате должна быть равна начисленной за минусом НДФЛ.
После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным. Срок перечисления налога — стандартный для НДФЛ: не позднее дня, следующего за днем выплаты (с учетом актуальных правил по единому налоговому платежу и уведомлениям).
Проверка результата и отчетность
Сформируйте расчетный листок по физическому лицу или отчет «Расшифровка начислений» — выплата должна отображаться как прочий доход с корректным НДФЛ. Затем проверьте регистры: «Учет доходов для исчисления НДФЛ» должен содержать код 2760 и вычет 503.
В отчете 6-НДФЛ выплата попадет в раздел 2 с кодом дохода 2760; необлагаемая часть отразится как вычет. Если выплата полностью необлагаема (например, в связи со смертью), она может не включаться в расчет вовсе — это зависит от выбранного кода дохода, поэтому настройка вида дохода критична.
В расчет по страховым взносам выплата не сотруднику попадать не должна. Если сумма появилась в базе РСВ — проверьте настройку обложения взносами в виде прочего дохода и перепроведите документ.
Как проверить результат
До 4000 руб. — ноль, сверх — налог с превышения
Налог посчитан со всей суммы без вычета
К выплате = начислено минус НДФЛ
Сумма равна начислению без удержания налога
Выплаты нет в облагаемой базе
Сумма попала в базу по взносам
Код 2760, вычет 503 в пределах лимита
Доход отражен с неверным кодом или дублируется
Альтернативные варианты и ограничения
Если получатель — бывший сотрудник, которому помощь выплачивается как «бывшему работнику», некоторые организации оформляют выплату через документ «Материальная помощь», временно указав сотрудника. Это нежелательно: документ ориентирован на действующих работников и может исказить кадровые данные. Правильный путь — «Прочие доходы».
Для выплат по договорам ГПХ (например, если человек одновременно работает по ГПД) используется механизм договоров, и там правила по взносам уже другие — выплаты по ГПД облагаются взносами на ОПС и ОМС. Не смешивайте два механизма в одном документе.
Сравнение вариантов
Основной способ для не сотрудников: без кадровых документов, гибкая настройка НДФЛ и взносов
Только для штатных сотрудников; для третьих лиц не подходит и искажает учет
Встречается в отдельных конфигурациях для ДМС и аналогичных выплат уволенным; проверяйте наличие в вашей версии
Типичные ошибки
Самая частая ошибка — дублирование физического лица. Бывшего сотрудника заводят заново, и НДФЛ начинает учитываться по двум карточкам: лимит вычета 503 применяется дважды, годовая справка расходится с реестром. Всегда ищите существующую карточку по ИНН.
Вторая ошибка — неверный код дохода. Если вместо 2760 выбрать обычный облагаемый код, вычет не применится, а в 6-НДФЛ выплата отразится некорректно. Третья — обложение взносами: если оставить «Облагается», программа включит сумму в базу РСВ, и придется сдавать уточненный расчет.
Что важно запомнить
Не сотруднику материальная помощь начисляется документом «Прочие доходы» по виду дохода с кодом 2760 и вычетом 503. Получатель заводится как физическое лицо без приема на работу, взносы не начисляются, выплата оформляется ведомостью, результат проверяется в 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы
Можно ли выплатить материальную помощь человеку, который никогда не работал в организации?
Да. Достаточно завести физическое лицо в справочнике и начислить выплату документом «Прочие доходы». Трудовые отношения для этого не требуются, взносы не начисляются, НДФЛ удерживается с суммы сверх необлагаемого лимита.
Облагается ли НДФЛ помощь родственникам умершего сотрудника?
Нет, материальная помощь членам семьи в связи со смертью работника или бывшего работника освобождается от НДФЛ полностью при наличии подтверждающих документов (свидетельство о смерти, документы о родстве). В программе для этого выбирают соответствующий необлагаемый вид дохода.
Почему программа не применяет вычет 503?
Проверьте вид прочего дохода: код дохода должен быть 2760, а код вычета — 503. Также убедитесь, что лимит 4 000 рублей в год не был исчерпан ранее по этому физическому лицу, в том числе по другой его карточке-дубликату.
Нужно ли подавать на получателя персонифицированные сведения?
Если лицо не является застрахованным и взносы не начисляются, в персонифицированные сведения о физлицах оно не включается. Но данные о доходе и НДФЛ обязательно попадают в 6-НДФЛ, поэтому ИНН и ФИО в карточке должны быть заполнены корректно.
Что делать, если выплата ошибочно попала в базу по взносам?
Откройте вид прочего дохода и установите обложение взносами «Не облагается», затем перепроведите документы начисления и ведомости. После этого сформируйте уточненный расчет по страховым взносам за соответствующий период.
Можно ли выплатить помощь вместе с зарплатой одной ведомостью?
Да, если настройки ведомости позволяют включать несколько характеров выплат. Однако надежнее оформить отдельную ведомость по прочим доходам — так проще контролировать удержание НДФЛ и сроки его перечисления.