Как в 1С ЗУП начислить компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск — одна из самых частых операций в зарплатном учёте. В 1С:ЗУП она начисляется либо автоматически в документе «Увольнение», либо отдельным начислением, когда сотрудник продолжает работать, а часть отпуска сверх 28 календарных дней заменяется денежной выплатой.

Корректность расчёта зависит от трёх вещей: правильно заполненного остатка отпусков, корректного среднего заработка и верно настроенного вида расчёта. Ошибка в любом из этих блоков приводит к недоплате или переплате, а значит — к претензиям со стороны сотрудника или трудовой инспекции.

Ниже разобраны оба сценария — при увольнении и без него, настройка вида начисления, проверка остатков отпусков и типичные ошибки расчётчиков.

Когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Законодательно предусмотрены две ситуации. Первая — увольнение: сотруднику обязаны выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска за весь период работы, независимо от причины расторжения договора. Вторая — замена денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, по письменному заявлению работника.

Важно помнить об ограничениях: заменять компенсацией основной отпуск в пределах 28 дней нельзя, а беременным женщинам и несовершеннолетним работникам замена отпуска деньгами не допускается вовсе. Для работников с вредными условиями труда дополнительный отпуск за вредность также не подлежит замене (за исключением части, превышающей минимальную продолжительность).

В программе эти два сценария реализованы по-разному, поэтому сначала определите, какой из них ваш.

Проверка остатков отпусков перед расчётом

Прежде чем начислять компенсацию, убедитесь, что в программе корректно учтены остатки отпусков сотрудника. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» или воспользуйтесь отчётом «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки» — «Остатки отпусков» или «Справка об остатках отпусков»).

Отчёт покажет, сколько дней накоплено по каждому виду отпуска и за какие рабочие годы. Если остаток в отчёте не совпадает с реальным — например, сотрудник работает давно, а данные в программу вводились не с начала работы, — нужно ввести начальные остатки.

Для этого в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» откройте форму «Остатки отпусков» и укажите остатки на дату в разрезе рабочих лет и видов отпуска. Без корректных остатков программа посчитает компенсацию неверно, и ошибку придётся исправлять сторнирующими документами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток дней в отчёте «Остатки отпусков»

Норма

Совпадает с кадровыми данными по рабочим годам

Тревожный признак

Остаток нулевой или явно занижен при длительном стаже

Дата, на которую рассчитан остаток

Норма

Соответствует дате увольнения или начисления

Тревожный признак

Остаток посчитан на произвольную дату

Виды отпусков в остатках

Норма

Учтены основной и все дополнительные отпуска

Тревожный признак

Дополнительный отпуск (за вредность, ненормированный день) отсутствует

Начисление компенсации при увольнении

Основной сценарий реализован в документе «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» или «Зарплата» — «Все начисления», в зависимости от настроек). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения и основание.

На вкладке «Компенсации отпуска» программа автоматически рассчитает количество дней компенсации исходя из остатков отпусков. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска — это нормальное поведение.

Средний заработок для расчёта подтягивается автоматически на вкладке «Начисления и удержания» или по кнопке расчёта среднего. Проверьте расчётный период: по умолчанию это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. При необходимости период можно скорректировать вручную в форме расчёта среднего заработка.

После проведения документа компенсация попадёт в расчёт зарплаты, с неё будут исчислены НДФЛ и страховые взносы в общем порядке. Выплата производится в день увольнения вместе с окончательным расчётом.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание
2. 2
   Проверьте на вкладке «Компенсации отпуска» количество дней — сверьте с отчётом «Остатки отпусков»
3. 3
   Откройте расчёт среднего заработка и проверьте расчётный период и учтённые выплаты
4. 4
   Проверьте итоговую сумму компенсации, НДФЛ и взносы на вкладке «Начисления и удержания»
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника для контроля

Компенсация без увольнения: замена части отпуска деньгами

Если сотрудник продолжает работать, но по его заявлению часть отпуска сверх 28 дней заменяется денежной компенсацией, документ «Увольнение» не подходит. В этом случае используется отдельное начисление.

Сначала убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты (раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты») включена возможность начисления компенсации отпуска. Затем проверьте наличие вида расчёта «Компенсация отпуска» (или аналогичного) в списке начислений — он создаётся автоматически при включении соответствующей опции.

Само начисление удобнее всего оформить документом «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» — «Разовые начисления»). Укажите сотрудника, вид расчёта «Компенсация отпуска» и количество компенсируемых дней. Сумма рассчитается от среднего заработка аналогично отпускным. В ряде конфигураций для этого также используется документ «Отпуск» с типом «Компенсация отпуска» — уточните по составу документов вашей версии.

После начисления остаток отпусков в программе должен уменьшиться на количество компенсированных дней. Проверьте это отчётом «Остатки отпусков» — если остаток не изменился, значит, вид расчёта не связан с видом отпуска, и настройку нужно исправить.

Настройка вида расчёта «Компенсация отпуска»

Если типового вида расчёта нет или он настроен некорректно, создайте его вручную в разделе «Настройка» — «Начисления». Скопируйте типовое начисление «Оплата отпуска» или создайте новое с назначением «Компенсация отпуска».

Ключевые параметры: способ расчёта — по среднему заработку, как для отпуска; на вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите, что начисление облагается НДФЛ (код дохода, соответствующий компенсации за неиспользованный отпуск) и страховыми взносами в полном объёме. Компенсация за неиспользованный отпуск взносами облагается — это частая ошибка, когда её ошибочно относят к необлагаемым выплатам.

Также проверьте связь начисления с видом отпуска: именно она обеспечивает автоматическое уменьшение остатка дней при проведении документа. В типовых настройках эта связь уже задана, но при копировании вида расчёта её иногда теряют.

Проверка расчёта и отражение в учёте

После проведения документов сформируйте расчётный листок сотрудника — в нём должна быть отдельная строка с компенсацией, начисленными НДФЛ и взносами. Сверьте количество дней с отчётом «Остатки отпусков» и сумму среднего дневного заработка с расчётом среднего.

Для контроля среднего заработка используйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» из документа — она показывает учтённые начисления и дни по месяцам расчётного периода. Если какой-то месяц отработан не полностью (больничный, отпуск, командировка), программа исключает эти периоды автоматически, но исходные документы должны быть проведены.

В бухгалтерском учёте компенсация отразится при синхронизации с 1С:Бухгалтерией по настроенным способам отражения. Проверьте, что для вида расчёта задан корректный способ отражения в учёте, иначе сумма попадёт на статью по умолчанию.

Перед массовыми увольнениями или реорганизацией удобно заранее сформировать отчёт «Остатки отпусков» по всему подразделению и сверить его с кадровыми данными. Исправлять остатки после проведения увольнений заметно сложнее — придётся отменять документы или делать корректировки.

FAQ

В документе «Увольнение» не заполнилась компенсация автоматически. Что делать?

Проверьте остатки отпусков сотрудника: если они не введены или равны нулю, компенсировать нечего. Также убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включён учёт отпусков, а в документе указана корректная дата увольнения — остаток считается именно на неё.

Как удержать дни отпуска, использованные авансом?

Ничего дополнительно настраивать не нужно: если остаток отпуска отрицательный, документ «Увольнение» автоматически сформирует удержание за неотработанные дни отпуска. Сумма рассчитывается от того же среднего заработка.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме. Компенсация за неиспользованный отпуск — одна из немногих компенсационных выплат, которая не освобождается ни от НДФЛ, ни от страховых взносов. Исключение не предусмотрено даже при увольнении.

Можно ли начислить компенсацию прошлым периодом?

Технически можно, указав нужный месяц начисления в документе, но это повлияет на уже сданную отчётность по НДФЛ и взносам — потребуется уточнённая отчётность. Безопаснее начислять в текущем периоде с корректным отражением даты выплаты.

Сотруднику компенсировали дни, но остаток отпуска не уменьшился. Почему?

Вид расчёта, которым начисляли компенсацию, не связан с видом отпуска. Откройте настройку начисления и проверьте привязку к виду отпуска, либо скорректируйте остаток вручную через форму «Остатки отпусков» в карточке сотрудника.