Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто справочник позиций, а полноценный учётный механизм: от него зависят кадровые приказы, начисления, отчёты и проверка укомплектованности. Поэтому любые правки — изменение оклада, добавление ставки, закрытие позиции — нужно выполнять не напрямую в списке, а специальными документами с указанием даты вступления изменений в силу.

Прежде чем что-то менять, убедитесь, что в программе вообще включено ведение штатного расписания и включена его история. Без истории изменений программа не позволит корректно оформить изменение оклада «с будущего числа» — придётся править позицию напрямую, и прошлые данные о начислениях потеряют связь с актуальными условиями.

Ниже разобраны основные сценарии: разовое изменение позиций, массовая индексация, добавление и закрытие позиций, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых расчёт зарплаты «ломается» после правок штатного расписания.

Проверка настроек перед началом работы

Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания». Здесь должны быть включены флажки «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания». Если история отключена, документы изменения будут недоступны, и единственным способом правки останется прямое редактирование позиции — это плохая практика, потому что теряется информация о том, какие условия действовали раньше.

Дополнительно проверьте настройку «Проверять на соответствие штатному расписанию при оформлении кадровых документов». Если она включена, программа не даст принять сотрудника на отсутствующую или полностью укомплектованную позицию. Это полезно для контроля, но требует, чтобы штатное расписание всегда было актуальным: любое расхождение блокирует кадровые операции.

Как изменить оклад или условия по отдельным позициям

Для точечных изменений используется документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания» или создание из журнала). Создайте новый документ, укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и организацию (подразделение, если расписание ведётся по подразделениям).

По кнопке «Изменить позицию» выберите нужную позицию из списка. Программа откроет форму, где видны текущие значения: оклад, надбавки, график работы, количество ставок. Внесите новые значения — например, увеличьте оклад или добавьте надбавку. Можно изменить несколько позиций в одном документе, добавляя их по очереди.

После заполнения проведите документ. Для печати приказа об изменении штатного расписания используйте кнопку «Печать» в документе. Если изменение требует утверждения, в настройках можно включить режим утверждения — тогда документ сначала проходит статус «Согласовано/Утверждено», и только после этого изменения считаются действующими.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания
2. 2
   Создайте документ, укажите дату вступления изменений в силу
3. 3
   Нажмите «Изменить позицию» и выберите нужную позицию
4. 4
   Внесите новые значения оклада, надбавок или числа ставок
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ
6. 6
   Проверьте позицию: в её карточке должна появиться новая запись истории

Массовое изменение: индексация окладов

Когда оклады повышаются сразу у большого числа позиций, заполнять каждую вручную нерационально. Для этого предназначен документ «Индексация штатного расписания» (там же, в разделе изменений). Укажите дату индексации и коэффициент — программа пересчитает оклады и тарифные ставки всех выбранных позиций.

Документ позволяет подобрать позиции списком или заполнить табличную часть всеми действующими позициями, а затем удалить лишние. Обратите внимание: индексация изменяет только размеры начислений в штатном расписании. Чтобы новые оклады попали в расчёт зарплаты сотрудников, дополнительно оформляется документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод списком» — в зависимости от настроек программы индексация заработка сотрудников может выполняться отдельным документом «Изменение плановых начислений».

Добавление новых позиций и закрытие ненужных

Новая позиция создаётся тем же документом «Изменение штатного расписания»: вместо «Изменить позицию» нажмите «Добавить позицию» и заполните карточку — подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки, график. Позиция начнёт действовать с даты документа, до этой даты принять на неё сотрудника нельзя.

Закрытие позиции выполняется кнопкой «Закрыть позицию» в том же документе. Закрытая позиция перестаёт отображаться как действующая, но остаётся в истории. Важно: закрыть можно только незанятую позицию или позицию, по которой все сотрудники уволены/переведены на дату закрытия. Иначе программа выдаст предупреждение о занятых ставках.

Изменение количества ставок

Если нужно не закрыть позицию полностью, а уменьшить число ставок (например, с 3 до 2), откройте позицию на изменение и скорректируйте поле «Количество ставок». Контроль займёт программа: если свободных ставок меньше, чем вы пытаетесь сократить, потребуется сначала оформить кадровые переводы или увольнения.

Как проверить, что изменения применились

Первый признак корректного изменения — запись в истории позиции. Откройте карточку позиции из списка штатного расписания: в ней должна отображаться актуальная строка с новой датой и новыми значениями. По кнопке истории можно увидеть всю цепочку изменений.

Второй шаг — отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты) на дату после вступления изменений в силу. Сформируйте его и сверьте оклады, ставки и надбавки с приказом. Затем проверьте отчёт «Остатки штатных единиц»: свободные ставки должны соответствовать вашим ожиданиям.

Наконец, если изменение касалось оплаты труда, создайте пробный документ «Начисление зарплаты и взносов» за новый период для одного затронутого сотрудника и убедитесь, что в расчёт попал новый оклад. Это надёжнее, чем проверка только кадровых данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

История позиции в карточке

Норма

Есть новая запись с корректной датой и значениями

Тревожный признак

Запись отсутствует или дата не совпадает с приказом

Отчёт «Штатное расписание» на новую дату

Норма

Оклады и ставки совпадают с приказом

Тревожный признак

Отображаются старые значения

Начисление зарплаты сотрудника

Норма

В расчёте новый оклад

Тревожный признак

Оклад старый — нет документа изменения плановых начислений

Ограничения и когда лучше привлечь специалиста

Самостоятельная работа безопасна, пока вы оперируете документами текущего периода и не трогаете закрытые месяцы. Ситуации, в которых лучше остановиться и привлечь специалиста по 1С:ЗУП: изменение штатного расписания задним числом в периоде, за который уже рассчитана зарплата и сдана отчётность; включение или отключение истории штатного расписания в базе с длинной историей учёта; массовое перепроведение кадровых документов.

Также учитывайте, что типовая конфигурация не всегда совпадает с вашей: если штатное расписание дорабатывалось программистом (дополнительные начисления, согласования, интеграция с ЭДО), порядок кнопок и поведение документов могут отличаться. В этом случае ориентируйтесь на внутренние инструкции вашей организации.

Частые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата, начисления потребуется пересчитать, а сданная отчётность может разойтись с данными базы. Безопасный вариант — оформлять изменения с даты будущего или текущего нерассчитанного периода.

Почему после изменения оклада в штатном расписании зарплата считается по-старому?

Штатное расписание и плановые начисления сотрудников — разные механизмы. Изменение позиции не меняет автоматически оклад конкретного сотрудника: нужен документ «Изменение оплаты труда», «Изменение плановых начислений» или кадровый перевод с новыми условиями.

Как отменить ошибочно проведённое изменение штатного расписания?

Если по документу ещё не оформлены кадровые приказы и начисления, его можно отменить проведение и пометить на удаление. Если изменения уже использованы в кадровых документах, сначала потребуется отменить зависимые документы, иначе программа не даст распровести изменение.

Чем индексация штатного расписания отличается от индексации заработка сотрудников?

Индексация штатного расписания пересчитывает оклады в позициях — это «справочная» часть. Индексация заработка (через изменение плановых начислений) применяет коэффициент к окладам конкретных сотрудников. Для полного результата обычно нужны оба документа.

Почему программа не даёт принять сотрудника на новую позицию?

Чаще всего дата приёма раньше даты вступления позиции в силу, либо все ставки уже заняты и включён контроль соответствия штатному расписанию. Проверьте дату документа изменения и отчёт «Остатки штатных единиц».

Нужно ли утверждать изменения штатного расписания в программе?

Это зависит от настройки «Утверждение изменений штатного расписания». Если она включена, документ должен пройти статус утверждения, иначе изменения не считаются действующими. Если выключена — изменения действуют сразу после проведения документа.