Другое · 9 мин
Как изменить оклады в штатном расписании в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по изменению окладов в штатном расписании 1С ЗУП: документ изменения, индексация, проверка начислений и типичные ошибки.
Изменение окладов в 1С:ЗУП нельзя выполнять простым редактированием позиции штатного расписания «задним числом» — это исказит историю и приведёт к ошибкам в расчётах за прошлые периоды. Программа хранит штатное расписание с историей изменений, поэтому новые оклады вводятся специальным документом на конкретную дату. Правильно оформленное изменение автоматически подтянется в начисления сотрудников и отразится в отчётах.
Ниже разобраны основные способы: документ «Изменение штатного расписания», массовая индексация заработка, изменение оклада по одному сотруднику через кадровый перевод, а также проверка результата и типичные ошибки. Инструкции ориентированы на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 с включённым ведением штатного расписания.
Подготовка: что проверить перед изменением окладов
Перед внесением изменений убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания с историей. Откройте «Настройка → Реквизиты и настройки → Штатное расписание» и проверьте, что установлены флажки ведения штатного расписания и его истории. Без истории изменений корректный учёт окладов по периодам невозможен.
Определите дату, с которой действуют новые оклады. Если зарплата за текущий месяц уже начислена и выплачена, изменение «задним числом» вызовет перерасчёты, доначисления и вопросы по НДФЛ и взносам. Безопасная практика — вводить изменение первым числом следующего месяца или с даты, за которую расчёт ещё не выполнен.
Также проверьте, какие начисления зависят от оклада: премии в процентах, доплаты, надбавки. После изменения оклада они пересчитаются автоматически, и это нужно учесть при согласовании фонда оплаты труда.
Изменение окладов документом «Изменение штатного расписания»
Основной способ — документ «Изменение штатного расписания». Откройте раздел «Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение (если меняете оклады выборочно) и дату, с которой действуют новые оклады.
В табличной части добавьте позиции, по которым меняется оплата. Для каждой позиции откройте её карточку двойным щелчком и на вкладке «Оплата труда» укажите новый размер оклада или тарифной ставки. Не трогайте остальные параметры позиции, если меняется только оклад.
После заполнения проведите документ. С этого момента штатное расписание хранит две версии позиции: старую — до даты изменения, новую — после. В отчёте «Штатное расписание» при выборе даты вы увидите актуальные на неё оклады.
- 1Откройте Кадры → Изменения штатного расписания → Создать
- 2Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
- 3Добавьте позиции и задайте новые оклады на вкладке Оплата труда
- 4Проведите документ и проверьте отчёт Штатное расписание на дату изменения
- 5Убедитесь, что у сотрудников обновились плановые начисления
Обновление плановых начислений сотрудников
Само по себе изменение штатного расписания не всегда меняет начисления уже принятых сотрудников — зависит от настроек. Если в настройках включена синхронизация, программа предложит автоматически изменить плановые начисления сотрудников, занимающих изменённые позиции. Если автоматика не сработала, начисления нужно обновить вручную.
Проверьте карточку сотрудника: «Кадры → Сотрудники → выбрать сотрудника → Начисления и удержания». Размер оклада должен соответствовать новому значению с даты изменения. Если там старая сумма, создайте документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» (в разных версиях название отличается) с новым окладом на ту же дату.
Для массового обновления удобен документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата»): он позволяет отобрать сотрудников по подразделению или позиции и задать новые значения начислений сразу группе.
Массовое повышение: индексация заработка
Если оклады повышаются всем сотрудникам на одинаковый процент, используйте механизм индексации. Документ «Изменение плановых начислений» позволяет заполнить список сотрудников и применить коэффициент повышения — программа сама пересчитает оклады и зависимые начисления, указанные как индексируемые.
Коэффициент задаётся в явном виде, например 1,1 при повышении на 10%. Проверьте, что в настройках начислений, которые должны индексироваться (премии, доплаты в процентах от оклада), установлен признак индексации — иначе они останутся на прежнем уровне.
Индексация влияет на расчёт среднего заработка: при повышении окладов в расчётном периоде средний заработок для отпускных и командировочных пересчитывается с повышающим коэффициентом. Это нормативное требование, и программа учитывает его автоматически, если изменение оформлено корректным документом.
Сравнение вариантов
Подходит для изменения окладов по позициям, включая вакантные. Обязателен при изменении структуры оплаты позиции.
Подходит для массового повышения действующим сотрудникам с коэффициентом. Не меняет данные вакантных позиций.
Подходит для точечного изменения оклада одному сотруднику, например при индивидуальном повышении.
Точечное изменение оклада одному сотруднику
Когда повышение касается одного человека, массовые документы избыточны. Создайте «Кадровый перевод» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения), укажите дату и на вкладке оплаты труда измените размер оклада. Позиция штатного расписания при этом не меняется — меняется только начисление конкретного сотрудника.
Учтите разницу: если оклад меняется по позиции в целом (например, повышение ставки для всех менеджеров), правильнее менять штатное расписание, иначе в отчётах по штатке оклад останется старым, а фактические начисления будут отличаться. Расхождение между штатным расписанием и плановыми начислениями — частая причина вопросов при проверках.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения — оклады должны быть новыми. Затем сделайте пробный расчёт зарплаты за месяц изменения по одному-двум сотрудникам и сверьте суммы с ожидаемыми.
Дополнительно проверьте отчёт «Начисления и удержания по сотрудникам» и расчётный листок: окладная часть и зависимые доплаты должны соответствовать новым значениям пропорционально отработанному времени, если изменение произошло в середине месяца.
Как проверить результат
Отображаются новые оклады
Виден старый оклад — документ не проведён или неверная дата
Начисление по новому окладу с учётом даты
Старый оклад — не обновлены плановые начисления
Применён коэффициент индексации
Коэффициент не учтён — индексация оформлена неверно
Ограничения и когда нужен специалист
Если в организации ведётся несколько графиков работы, разные системы оплаты (оклад, часовой тариф, сдельная оплата) или используются территориальные коэффициенты, массовое изменение требует проверки каждой группы начислений. Ошибка в формуле зависимого начисления проявится только при расчёте.
Сложные случаи — изменение окладов при реорганизации, слиянии подразделений, переводе на новую систему оплаты труда — лучше выполнять совместно с расчётчиком и при необходимости со специалистом по внедрению, предварительно сделав копию базы и отработав сценарий на тестовой копии.
Что важно запомнить
Оклады меняются только документами с датой вступления в силу: «Изменение штатного расписания» для позиций, «Изменение плановых начислений» для массовой индексации сотрудников. После проведения обязательно проверьте отчёт штатного расписания, плановые начисления сотрудников и пробный расчёт зарплаты.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклад прямо в карточке позиции штатного расписания?
Технически программа может позволить открыть позицию и отредактировать поле, но делать этого не следует: изменение не будет привязано к дате, история потеряется, а отчёты за прошлые периоды покажут новую сумму. Всегда используйте документ «Изменение штатного расписания».
Изменил штатное расписание, а зарплата считается по старому окладу. Что делать?
Проверьте плановые начисления сотрудника в его карточке. Если там старая сумма, создайте документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с новым окладом на ту же дату, что и изменение штатного расписания.
Как повысить оклады всем сотрудникам на одинаковый процент?
Используйте документ «Изменение плановых начислений»: заполните список сотрудников подбором по подразделению или всей организации и укажите коэффициент повышения. Убедитесь, что у индексируемых начислений установлен соответствующий признак.
Повлияет ли изменение оклада на расчёт отпускных?
Да. При повышении окладов в расчётном периоде средний заработок для отпускных, командировочных и других случаев пересчитывается с повышающим коэффициентом. Программа делает это автоматически, если повышение оформлено корректным документом индексации.
Можно ли ввести изменение окладов задним числом?
Формально документ можно провести любой датой, но если за этот период зарплата уже рассчитана и отчётность сдана, это вызовет перерасчёты, корректировки НДФЛ и взносов. Такие операции выполняйте только совместно с расчётчиком после оценки последствий.
Как посмотреть, какой оклад действовал на прошлую дату?
Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел Кадры), указав в настройках нужную дату. Если ведётся история изменений, отчёт покажет оклады, актуальные именно на этот момент.