Как изменить оклад в штатном расписании в 1С:ЗУП

Изменение оклада в штатном расписании 1С:ЗУП 8.3 выполняется не прямым редактированием справочника, а кадровым документом — так программа сохраняет историю изменений и корректно рассчитывает зарплату до и после даты изменения. Прямая правка позиции в справочнике «Штатное расписание» возможна, но при включённом ведении истории она нарушит учёт: расчёты за прошлые периоды могут пересчитаться по новому окладу.

Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания» (в ранних релизах — «Изменение штатного расписания» из раздела «Кадры»). Он позволяет поменять оклад, тарифную ставку, надбавки и другие начисления по одной или нескольким позициям с конкретной даты. После проведения документа новый оклад автоматически подтянется в начисления сотрудников, занимающих эти позиции, — но только если в программе включена автоматическая индексация заработка либо оформлены кадровые документы на сотрудников.

Важно понимать связку «штатное расписание — сотрудник»: позиция задаёт состав начислений и их размер, а фактический расчёт идёт по назначенным сотруднику плановым начислениям. Поэтому смена оклада в штатке — только половина задачи: нужно убедиться, что у работников новый оклад появился в назначенных начислениях с той же даты.

Проверка настроек перед изменением оклада

Перед тем как вносить изменения, откройте настройки учётной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Учетная политика». Здесь определяется, ведётся ли штатное расписание с сохранением истории изменений. Если история включена, любые правки делаются только документами — прямое редактирование позиции программа заблокирует или приведёт к расхождениям.

Также проверьте в «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний», какие виды расчёта используются для оплаты по окладу. Если в организации применяется несколько видов начислений (оклад по дням, оклад по часам, тарифная ставка), убедитесь, что меняете именно тот, который назначен сотрудникам.

Изменение оклада документом «Изменение штатного расписания»

Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение (если изменение касается конкретного подразделения) и дату, с которой действует новый оклад. Дата вступления в силу — ключевое поле: расчёт зарплаты разделится на периоды до и после неё.

В табличной части нажмите «Добавить» или «Подбор» и выберите нужные позиции штатного расписания. Для каждой строки установите флажок у начисления, которое меняется, и в колонке с новым значением укажите размер оклада. Программа показывает текущее и новое значение рядом — это удобно для контроля перед проведением.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Подберите позиции штатного расписания в табличную часть
4. 4
   Отметьте изменяемое начисление и введите новый размер оклада
5. 5
   Проведите документ и проверьте начисления сотрудников на этих позициях

Массовое изменение на коэффициент

Если оклады повышаются на одинаковый процент (индексация), не обязательно вводить суммы вручную. В документе есть команда «Изменить начисления» или кнопка заполнения с пересчётом на коэффициент — в зависимости от релиза она называется «Заполнить показатели» или доступна через «Ещё». Укажите коэффициент (например, 1,05 для повышения на 5%), и программа пересчитает все выбранные строки.

Обновление начислений сотрудников

Проведение документа по штатному расписанию само по себе не всегда меняет плановые начисления уже принятых сотрудников. В типовой ЗУП при проведении «Изменения штатного расписания» программа предлагает автоматически зарегистрировать изменение плановых начислений работников — появляется соответствующее сообщение или создаётся документ «Изменение плановых начислений».

Если автоматика не сработала (например, у сотрудника начисления назначены индивидуально, а не по позиции штатки), создайте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений» вручную. Подберите сотрудников, установите новый оклад с той же даты, что и в штатном расписании.

Проверка результата после изменения

Первый контроль — отчёт по штатному расписанию: «Кадры» → «Штатное расписание» → отчёт «Штатное расписание» или «Изменения штатного расписания». Убедитесь, что на дату изменения по позициям отображается новый оклад, а на предыдущую дату — старый.

Второй контроль — карточка сотрудника: откройте сотрудника, перейдите по ссылке «Начисления и удержания» или сформируйте «Расчетный листок» за месяц изменения. Если дата изменения пришлась на середину месяца, расчётный листок должен показать две строки начисления по окладу — за периоды до и после изменения, пропорционально отработанным дням.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оклад в штатном расписании на дату изменения

Норма

Отображается новое значение, на прошлую дату — старое

Тревожный признак

Новое значение действует задним числом на все периоды

Плановые начисления сотрудника

Норма

С даты изменения назначен новый оклад

Тревожный признак

Остался прежний оклад — зарплата посчитается по-старому

Расчётный листок за месяц перехода

Норма

Две строки оклада пропорционально периодам

Тревожный признак

Одна строка на весь месяц по одному окладу

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — изменение оклада только в штатном расписании без обновления начислений сотрудников. Внешне всё выглядит правильно, но зарплата считается по старому размеру, потому что расчёт идёт по назначенным сотруднику начислениям, а не по позиции штатки напрямую.

Вторая ошибка — неверная дата вступления в силу. Если поставить первое число следующего месяца вместо текущего, за текущий месяц сотрудник недополучит повышение. Обратная ситуация — дата в прошлом периоде при уже закрытой зарплате — приведёт к необходимости сторнирования и перерасчёта.

Альтернативные способы и когда они нужны

Если меняется оклад одного сотрудника без изменения позиции штатного расписания (индивидуальное повышение), используйте «Изменение оплаты труда» — позиция штатки при этом остаётся прежней, а у конкретного работника назначается другой размер начисления. Это корректно, когда оклад привязан к человеку, а не к ставке.

Для перевода сотрудника на другую позицию с другим окладом применяется «Кадровый перевод» — он закрывает старые начисления и назначает новые по новой позиции. Не используйте «Изменение штатного расписания», если фактически человек меняет должность.

Сравнение вариантов

Изменение штатного расписания

Повышение оклада по позиции для всех занимающих её сотрудников. Подходит для индексации и пересмотра ставок

Изменение оплаты труда

Индивидуальное изменение начислений одного сотрудника без правки штатки

Кадровый перевод

Сотрудник переходит на другую позицию с другим окладом — старые начисления прекращаются

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто открыть позицию штатного расписания и поменять оклад вручную?

Только если в учётной политике отключено ведение истории изменений штатного расписания. При включённой истории прямая правка либо заблокирована, либо приведёт к тому, что новый оклад будет действовать для всех прошлых периодов. Правильный способ — документ «Изменение штатного расписания».

Почему после изменения штатки зарплата считается по старому окладу?

Расчёт идёт по плановым начислениям сотрудника, а не напрямую по позиции. Проверьте, что при проведении документа программа зарегистрировала изменение начислений работников, либо создайте «Изменение плановых начислений» вручную с той же датой.

Как повысить оклады всем сотрудникам на одинаковый процент?

Создайте «Изменение штатного расписания», подберите все нужные позиции и используйте пересчёт на коэффициент вместо ручного ввода сумм. Затем убедитесь, что плановые начисления сотрудников обновились автоматически.

Что будет, если поставить дату изменения задним числом?

Программа при следующем расчёте выполнит доначисление за прошлые периоды, что повлияет на НДФЛ, страховые взносы и средний заработок. Если период уже закрыт и отчётность сдана, потребуется корректировка отчётов — делайте такие изменения осознанно и после резервного копирования.

Нужно ли менять оклад в штатке, если повышение только у одного сотрудника?

Нет. Для индивидуального повышения достаточно документа «Изменение оплаты труда» по конкретному сотруднику — позиция штатного расписания останется без изменений.