Другое · 12 мин
Как в 1С:ЗУП изменить график работы сотрудника
Подробная инструкция, как в 1С:ЗУП 8.3 изменить график работы сотрудника: документ «Изменение графика работы», перевод подразделения, проверка расчёта зарплаты и типичные ошибки.
График работы сотрудника в 1С:ЗУП напрямую влияет на расчёт зарплаты, учёт отработанного времени и заполнение табеля. Если сотрудник переводится на другую смену, переходит на неполное рабочее время или в организации меняется режим работы, график нужно скорректировать в программе. Делать это вручную через карточку сотрудника нельзя — изменения оформляются документами, чтобы сохранилась история и корректно посчитался заработок.
Есть два основных способа: массовое изменение графиков документом «Изменение графика работы списка сотрудников» и индивидуальное оформление через кадровые документы — «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты труда». Выбор зависит от того, сколько сотрудников затрагивает изменение и связано ли оно с переводом на другую должность.
Ниже разобраны оба способа, особенности работы со справочником графиков, проверка результата в расчёте зарплаты и ситуации, когда стандартный механизм не срабатывает.
Где в 1С:ЗУП хранится график работы и как он влияет на расчёт
Графики работы хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). Каждый элемент справочника описывает шаблон рабочего времени: пятидневку, сменный график, гибкий режим, неполное рабочее время. Программа автоматически рассчитывает по шаблону календарь рабочих и выходных дней с учётом производственного календаря.
Назначенный сотруднику график определяет норму рабочего времени — количество часов и дней, которое сотрудник должен отработать за месяц. Именно от нормы рассчитывается окладная часть: если сотрудник отработал норму полностью, он получает полный оклад, если нет — пропорционально отработанному времени. Поэтому ошибка в графике приводит к неправильной зарплате, даже если все остальные данные введены верно.
Важно понимать: график назначается не самому сотруднику «навсегда», а на конкретный период через кадровые документы. История назначений хранится в регистре, и программа при расчёте каждого месяца берёт график, действовавший на соответствующие даты. Это позволяет корректно считать зарплату в переходном месяце, когда часть месяца сотрудник работал по одному графику, а часть — по другому.
Подготовка: проверка и настройка справочника графиков
Прежде чем менять график сотруднику, убедитесь, что нужный график существует в справочнике. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте список. Если подходящего графика нет, создайте его кнопкой «Создать».
При создании графика укажите способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки), по циклам произвольной длины (для сменных графиков типа «сутки через трое») или по дням недели с учётом праздников. Для сменных графиков задайте дату отсчёта цикла — от неё программа будет выстраивать чередование смен. Ошибка в дате отсчёта — частая причина сдвига всего расписания.
После заполнения шаблона нажмите «Заполнить» и проверьте сформированный календарь: рабочие дни, выходные, сокращённые предпраздничные дни. Если в организации есть переносы рабочих дней, не совпадающие с общероссийским производственным календарем, их нужно отразить вручную в календаре графика.
Способ 1: массовое изменение через документ «Изменение графика работы списка сотрудников»
Этот документ предназначен именно для смены графика без изменения должности, подразделения и условий оплаты. Он подходит как для одного сотрудника, так и для целого отдела. Найти его можно в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Изменение графика работы списка сотрудников». Если документа нет в списке, проверьте настройку функциональности: «Настройка» → «Кадровый учёт» — должна быть включена соответствующая опция.
Порядок оформления: укажите организацию, дату документа и дату начала действия нового графика. Добавьте сотрудников в табличную часть — по одному или через подбор из подразделения. Для каждого сотрудника выберите новый график работы. Если меняется график у всех сотрудников подразделения, удобнее использовать документ «Изменение графика работы подразделения» либо заполнить список подбором.
После проведения документа программа запишет новое назначение графика с указанной даты. Старая запись не удаляется — она остаётся в истории, и расчёт зарплаты за прошлые периоды не пострадает. Если дата начала действия попадает в середину месяца, в этом месяце норма времени будет рассчитана пропорционально по двум графикам.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Изменение графика работы списка сотрудников»
- 2Укажите дату начала действия нового графика
- 3Добавьте сотрудников в табличную часть вручную или подбором из подразделения
- 4Выберите для каждого сотрудника новый график из справочника
- 5Проведите документ и проверьте норму времени в начислении зарплаты за ближайший месяц
Способ 2: индивидуальное изменение через кадровые документы
Если изменение графика связано с переводом сотрудника — на другую должность, в другое подразделение или на другой режим работы — используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). На вкладке «Главное» отметьте изменения и в поле «График работы» выберите новый график. Документ одновременно зафиксирует и перевод, и смену графика, что правильно с точки зрения кадрового учёта.
Для ситуации, когда меняется только режим рабочего времени (например, сотрудник переходит на неполный рабочий день по соглашению с работодателем), подойдёт документ «Изменение условий оплаты труда» или «Изменение мест работы» — в зависимости от настроек и релиза конфигурации. В обоих случаях принцип один: изменение фиксируется документом с датой, а не правкой карточки сотрудника.
Переход на неполное рабочее время
При переходе на неполное время одной смены графика недостаточно — нужно, чтобы новый график корректно задавал норму. Создайте отдельный график, например «Неполный рабочий день (4 часа)», и в его настройках укажите, что норма рассчитывается по другому графику — обычно по основной пятидневке. Тогда программа сможет правильно определять долю неполного времени при расчёте. Также проверьте вид расчёта оклада: для неполного времени должен использоваться расчёт с учётом доли неполного времени.
Совместители и временные переводы
Внутренним совместителям график назначается по каждому месту работы отдельно — в соответствующих документах приёма или перевода. Для временного перевода на другой график (например, на период отпуска основного работника) используйте документ «Временный перевод»: по окончании срока программа автоматически вернёт прежний график, и обратный документ оформлять не нужно.
Как выбрать способ изменения
Проверка результата после изменения графика
После проведения документа обязательно проверьте, как изменение отразилось на учёте. Самый надёжный способ — сформировать документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором действует новый график, и посмотреть норму дней и часов у сотрудника. Она должна соответствовать новому графику. Если месяц переходный, норма будет суммой по двум графикам — это нормально.
Дополнительно проверьте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Рабочие и выходные дни сотрудника должны совпадать с новым графиком. Если в табеле видны старые выходные — документ изменения либо не проведён, либо дата начала действия указана неверно.
Полезно также открыть карточку сотрудника и перейти по ссылке «Трудовой договор» или в историю изменений — там должно отображаться новое назначение графика с правильной датой. Это подтверждает, что запись в регистре создана.
Как проверить результат
Совпадает с новым графиком (или сумма по двум графикам в переходном месяце)
Норма нулевая или соответствует старому графику
Выходные и рабочие дни по новому графику
Расписание старого графика
Есть запись о новом графике с верной датой
Записи нет — документ не проведён
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка поменять график прямо в элементе справочника «Графики работы сотрудников», который используется у многих сотрудников. Изменение шаблона графика затронет всех, кому он назначен, причём задним числом для уже рассчитанных периодов. Если нужен другой режим для части сотрудников — создавайте новый график и назначайте его документом.
Вторая ошибка — указание неверной даты начала действия. Если поставить дату прошлым месяцем, по которому зарплата уже рассчитана и выплачена, программа при следующем расчёте может пересчитать норму и показать доначисления или удержания. Перед вводом документа задним числом убедитесь, что период не закрыт, и оцените последствия перерасчёта.
Третья группа проблем связана с незаполненным графиком: если после назначения нового графика в нём не заполнен календарь на нужный период, норма времени будет нулевой и сотруднику не начислится оклад. Признак — пустая норма в документе начисления. Лечится заполнением календаря графика кнопкой «Заполнить».
Особые ситуации: суммированный учёт и работа в выходные
Для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени график создаётся как сменный, а в настройках учёта времени указывается учётный период. При смене такого графика в середине учётного периода перерасчёт нормы и сверхурочных может потребовать ручной корректировки — стандартный документ изменения графика не пересчитывает итоги суммированного учёта автоматически во всех релизах. Проверяйте регистр «Сверхурочное время по суммированному учёту» после изменения.
Если нужно отразить разовую работу сотрудника в его выходной по графику, менять график не требуется — используйте документ «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники». Смена графика ради одного дня разрушит норму времени на весь месяц.
Что важно запомнить
График работы в 1С:ЗУП меняется только документами: «Изменение графика работы списка сотрудников» для массовых изменений, «Кадровый перевод» — при переводе. Новый график должен быть создан и заполнен в справочнике заранее. После изменения обязательно проверьте норму времени в начислении зарплаты и табель.
Частые вопросы
Можно ли изменить график работы прямо в карточке сотрудника?
Нет. В карточке сотрудника график отображается для просмотра, а назначается и изменяется только кадровыми документами. Это обеспечивает хранение истории и корректный расчёт зарплаты за переходные периоды.
Что делать, если документа «Изменение графика работы списка сотрудников» нет в списке?
Проверьте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» — включите функциональную опцию, связанную с изменением графиков работы. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. В некоторых релизах документ доступен через «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать».
Почему после смены графика в начислении зарплаты нулевая норма времени?
Чаще всего не заполнен календарь нового графика на нужный период. Откройте график в справочнике «Графики работы сотрудников», нажмите «Заполнить» и проверьте наличие данных за нужный месяц. Также проверьте, что заполнен производственный календарь на этот год.
Как изменить график с середины месяца, чтобы зарплата посчиталась правильно?
В документе изменения укажите фактическую дату начала действия нового графика. Программа автоматически рассчитает норму времени пропорционально: дни до даты — по старому графику, после — по новому. Проверьте итоговую норму в документе начисления зарплаты.
Нужно ли менять график сотруднику, который разово работал в свой выходной?
Нет. Разовая работа в выходной оформляется документом «Работа в выходные и праздники», а сверхурочная — «Работа сверхурочно». Изменение графика ради одного дня исказит норму рабочего времени на весь месяц.
Как вернуть прежний график после временного изменения?
Если изменение оформлялось документом «Временный перевод», возврат произойдёт автоматически по окончании срока. Если использовался обычный документ изменения графика, введите новый документ с датой возврата и укажите прежний график.