Как в 1С ЗУП добавить заработок с предыдущих мест работы

Справка о заработке с предыдущих мест работы (форма 182н) нужна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник устроился недавно, данные о его доходах за два предшествующих календарных года у текущего работодателя отсутствуют, и без внесения справки пособие будет рассчитано только из начислений в вашей организации — скорее всего, занижено.

В 1С:ЗУП данные справки вводятся документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Документ можно создать заранее при приёме сотрудника или непосредственно из больничного листа — в этом случае программа сама подтянет суммы в расчёт среднего заработка.

Ниже разобраны оба способа ввода, нюансы для ЭЛН, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых справка «не видна» при расчёте.

Когда нужно вносить справку о заработке

Справка 182н требуется, если сотрудник в двух расчётных годах, предшествующих году страхового случая, работал у других работодателей. Без этих данных средний заработок для пособия будет посчитан только по вашим начислениям, а если их нет вовсе — исходя из МРОТ.

Типовые ситуации: новый сотрудник принес справку при трудоустройстве; работник заболел в первый год работы у вас; сотрудница уходит в декрет, а часть расчётного периода работала в другой организации. Также справка вводится, если работник совмещал несколько мест работы и предоставил сведения от второго работодателя.

Если сотрудник работает у вас давно и оба расчётных года полностью отработаны в вашей организации, вносить справку не нужно — все данные уже есть в базе.

Способ 1: ввод справки через раздел «Зарплата»

Этот способ удобен, когда справка поступила заранее — например, при приёме на работу. Документ будет храниться в базе и автоматически используется при любом последующем расчёте пособия.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки для расчёта пособий» (в некоторых релизах: «Отчетность, справки» → «Справки для расчёта пособий»).
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».
3. 3
   Заполните организацию, сотрудника и период, за который выдана справка.
4. 4
   На вкладке с данными о заработке укажите суммы по годам: заработок и суммы, не облагаемые взносами (при необходимости).
5. 5
   Укажите реквизиты справки: номер, дату, наименование страхователя.
6. 6
   Если в расчётном периоде были исключаемые дни (больничные, декрет) — заполните соответствующую табличную часть.
7. 7
   Проведите документ и убедитесь, что он сохранился в журнале.

Обратите внимание на поле «Страхователь»: там указывается наименование прежнего работодателя, как в самой справке. Это важно, если сотрудник предоставил несколько справок от разных организаций — каждая вносится отдельным документом.

Суммы вводятся именно те, что указаны в справке по строкам за соответствующие годы, — без округлений и пересчётов. Программа сама сравнит их с предельной базой по взносам при расчёте.

Способ 2: ввод справки из больничного листа

Если больничный уже оформлен, справку можно внести прямо из документа — это быстрее и сразу видно влияние на расчёт.

Откройте документ «Больничный лист», перейдите на закладку «Оплата» и нажмите на ссылку рядом с полем «Средний заработок» (карандаш или гиперссылка суммы). В открывшейся форме ввода данных для расчёта среднего заработка есть кнопка «Добавить справку с пред. места работы». Заполните годы и суммы, нажмите «ОК» — программа пересчитает средний заработок с учётом внесённых данных.

Внесённая таким путём справка сохраняется как отдельный документ и будет доступна в общем журнале справок. При расчёте следующего больничного этого же сотрудника данные подтянутся автоматически.

Учёт исключаемых периодов и нескольких работодателей

Для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком из расчётного периода исключаются дни болезни, декрета и отпуска по уходу за ребёнком, приходящиеся на работу у прежнего работодателя. Эти данные тоже берутся из справки: в документе предусмотрена табличная часть для указания количества календарных дней по годам.

Если сотрудник принёс две-три справки от разных работодателей за один и тот же год, каждая вносится отдельным документом. Программа суммирует заработок по всем справкам, но при расчёте ограничит общий доход предельной величиной базы по страховым взносам за соответствующий год.

Особенности для ЭЛН и проактивных выплат

При работе с электронными больничными часть данных о заработке может подгружаться из СФР по проактивным механизмам. Тем не менее справку 182н от прежних работодателей фонд не предоставляет — её по-прежнему запрашивает работник. Если сведения из СФР и справка дублируют друг друга, проверьте расчёт вручную, чтобы заработок не задвоился.

Проверка результата после ввода

После внесения справки убедитесь, что данные реально участвуют в расчёте. Самый наглядный способ — открыть или создать тестовый больничный лист сотрудника и посмотреть расшифровку среднего заработка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

Сумма учитывает начисления текущей организации плюс данные справки

Тревожный признак

Учтены только начисления вашей организации или расчёт идёт от МРОТ

Журнал справок

Норма

Документ проведён, указаны сотрудник, годы и суммы

Тревожный признак

Документ в статусе «не проведён» или отсутствует в журнале

Годы в справке

Норма

Годы совпадают с расчётным периодом пособия

Тревожный признак

Указаны годы вне расчётного периода — суммы не попадут в расчёт

Расшифровка расчёта

Норма

В форме среднего заработка видна строка с данными прежнего страхователя

Тревожный признак

Строки нет — проверьте дату справки и сотрудника

Дополнительно можно сформировать расчётный листок или отчёт по начислениям сотрудника, но именно форма «Средний заработок» внутри больничного даёт самую точную картину: там видно, из каких сумм и за какие годы сложился итог.

Типичные ошибки при вводе справки

Отдельная распространённая ситуация — попытка внести прежний заработок через документ «Начисление зарплаты» или «Данные для расчёта зарплаты». Это неверно: такие суммы попадут в облагаемую базу текущего работодателя и исказят взносы и НДФЛ. Для прежнего заработка существует только один корректный инструмент — входящая справка для расчёта пособий.

Удобно завести правило: при приёме сотрудника сразу запрашивать справку 182н и вносить её в базу в день оформления. Тогда при первом же больничном расчёт будет корректным без срочных доработок и пересчётов задним числом.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести справку задним числом, если больничный уже оплачен?

Да. Внесите справку фактической датой, затем откройте проведённый больничный, обновите средний заработок и перепроведите документ. Разница доначислится в следующем расчётном периоде. Учтите, что изменение прошлого периода потребует сторнирования или корректировки уже закрытого месяца — действуйте через механизм доначисления, а не прямое редактирование закрытого периода.

Сотрудник не может получить справку от бывшего работодателя. Что делать?

Пособие рассчитывается из имеющихся данных (при необходимости — из МРОТ). По заявлению работника можно направить запрос в СФР о размере заработка у прежнего страхователя. После получения сведений пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года.

Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает по совместительству?

Да, если он предоставил справку от другого работодателя и пособие назначается по вашему месту работы. Правила выбора мест выплаты пособия зависят от того, где сотрудник работал в расчётном периоде; заработок учитывается по каждому месту, где назначается пособие, в пределах установленных ограничений.

Где посмотреть все внесённые справки по сотруднику?

В журнале «Зарплата» → «См. также» → «Справки для расчёта пособий» отберите документы по нужному сотруднику. Также список использованных справок виден в форме ввода данных среднего заработка внутри больничного листа.

Влияет ли справка на расчёт отпускных или командировочных?

Нет. Входящая справка используется только для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и уходу за ребёнком. Средний заработок для отпускных и командировок считается по другим правилам — только по начислениям текущего работодателя.