Как добавить штатную единицу в 1С:ЗУП

Штатная единица в 1С:Зарплата и управление персоналом — это позиция штатного расписания, которая связывает подразделение, должность, количество ставок и условия оплаты труда. Без корректно созданной штатной единицы нельзя оформить приём сотрудника на работу, если в программе ведётся штатное расписание. Ошибки на этом этапе приводят к неверным начислениям, расхождениям в отчётах и проблемам при кадровом учёте.

Порядок добавления позиции зависит от настроек учётной политики: ведётся ли штатное расписание вообще, используется ли история изменений и применяется ли индексация заработка. Ниже разобран полный цикл — от проверки настроек до контроля результата, а также ситуации, когда штатную единицу нужно не создавать, а изменить или закрыть.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 — актуальную версию решения. В более ранних редакциях (2.5) механизм штатного расписания устроен иначе, и описанные шаги там не применимы.

Проверьте настройки штатного расписания перед началом работы

Прежде чем создавать позицию, убедитесь, что в программе включён нужный режим учёта. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка штатного расписания» (в некоторых интерфейсах путь проходит через «Кадры» → «Настройки кадрового учёта»). Здесь задаются три ключевых параметра: ведётся ли штатное расписание, ведётся ли история его изменений и используется ли индексация заработка сотрудников.

Если флаг ведения штатного расписания снят, приём сотрудников оформляется без привязки к позиции, и справочник штатных единиц будет недоступен или не станет влиять на документы. Если история изменений включена, любые правки позиции оформляются документами «Изменение штатного расписания» с даты вступления в силу — редактировать карточку напрямую уже нельзя.

Создайте новую штатную единицу

Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание». В списке позиций нажмите «Создать». Если ведётся история изменений, программа предложит оформить новую позицию через документ «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания» — это нормальное поведение, документ и станет основанием появления позиции.

В карточке позиции заполните обязательные поля: организацию (если в базе их несколько), подразделение и должность. Если нужной должности нет в справочнике, создайте её прямо из поля выбора — карточка должности хранит краткое наименование, категорию и вредные условия труда, которые влияют на отчётность и доплаты.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, подразделение и должность
3. 3
   Задайте количество ставок и дату вступления в силу
4. 4
   Заполните начисления: оклад/тариф, надбавки, доплаты
5. 5
   Проверьте ФОТ по позиции в карточке
6. 6
   Проведите документ утверждения или изменения штатного расписания
7. 7
   Проверьте позицию в отчёте «Штатное расписание»

Количество ставок и дробные единицы

Поле «Количество ставок» определяет, сколько сотрудников можно принять на эту позицию. Значение может быть дробным — например, 0,5 для полставки. Если планируется несколько одинаковых позиций в одном подразделении, не создавайте несколько карточек: укажите нужное количество ставок в одной позиции, иначе отчёты будут перегружены дублями, а расшифровка ФОТ усложнится.

Настройте начисления и ФОТ позиции

На вкладке начислений (в карточке позиции или в документе изменения) добавьте плановые начисления: оклад по дням или по часам, тарифную ставку, постоянные надбавки и доплаты. Каждое начисление ссылается на вид расчёта из соответствующего справочника — если нужного вида расчёта нет, его придётся создать заранее с корректной формулой и налогообложением.

После заполнения начислений программа автоматически рассчитает месячный ФОТ по позиции с учётом количества ставок. Сверьте эту сумму с плановой: расхождение почти всегда означает ошибку в размере оклада, ставке или формуле вида расчёта. Именно эти данные попадут в отчёт «Штатное расписание» и в анализ ФОТ.

Утвердите изменения документом

При включённой истории штатного расписания позиция начинает действовать только после проведения документа «Утверждение штатного расписания» (для первичного ввода) или «Изменение штатного расписания» (для правок). Документы находятся в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» или в журнале изменений штатного расписания.

В документе укажите дату вступления изменений в силу. Это принципиально важно: приём сотрудника на новую позицию возможен только с даты, когда позиция действует. Если дату установить задним числом, проверьте, нет ли уже рассчитанных периодов, в которые попадёт изменение, — перерасчёт зарплаты в закрытом периоде требует отдельного решения.

Если история изменений не ведётся, документ утверждения не обязателен: позиция действует сразу после записи карточки. Однако даже в этом режиме рекомендуется фиксировать изменения документально — это упрощает разбор спорных ситуаций с ФОТ.

Проверьте результат

После создания позиции сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на текущую дату. Новая единица должна отображаться в нужном подразделении с корректным количеством ставок, начислениями и ФОТ. Проверьте также колонку свободных ставок — она покажет разницу между штатными единицами и занятыми позициями.

Финальная проверка — пробный приём сотрудника: в документе «Приём на работу» новая позиция должна быть доступна для выбора, а начисления и размер оплаты должны подставиться автоматически из штатного расписания. Если позиция не выбирается, чаще всего не проведён документ утверждения или дата приёма раньше даты вступления позиции в силу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Отображается с нужным количеством ставок и ФОТ

Тревожный признак

Позиции нет или ФОТ равен нулю — не проведён документ утверждения или не заполнены начисления

Выбор позиции в приёме на работу

Норма

Позиция доступна, начисления подставляются автоматически

Тревожный признак

Позиция не видна — дата приёма раньше даты вступления позиции в силу

Свободные ставки

Норма

Количество свободных ставок равно штатному минус занятые

Тревожный признак

Отрицательное значение — сотрудников принято больше, чем ставок

Типичные ошибки и как их избежать

Наиболее частая проблема — создание дублей позиций вместо изменения существующей. Например, при повышении оклада пользователи создают новую штатную единицу, хотя корректный путь — документ «Изменение штатного расписания» по текущей позиции. Дубли искажают отчётность и историю изменений.

Вторая группа ошибок связана с датами: позиция создана «сегодня», а сотрудника принимают «вчера». Программа либо не даст выбрать позицию, либо начисления подставятся некорректно. Всегда сверяйте дату вступления позиции в силу с датой кадрового документа.

Изменение и закрытие штатной единицы

Если параметры позиции меняются (оклад, количество ставок, подразделение), оформите документ «Изменение штатного расписания». Удалять позицию из справочника нельзя, если по ней есть движения: вместо этого её закрывают тем же документом, устанавливая дату закрытия. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для новых приёмов, но сохраняется в истории для отчётов за прошлые периоды.

При массовых изменениях — например, индексации окладов по всему предприятию — используйте документ «Изменение плановых начислений» или механизм индексации заработка, если он включён в настройках. Это синхронно обновит и штатное расписание, и начисления сотрудников, что исключит расхождения.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужна новая позиция, которой раньше не былоСоздайте позицию и проведите «Утверждение штатного расписания»

Меняется оклад или ставки по существующей позицииОформите «Изменение штатного расписания» с даты изменения

Позиция больше не нужна, но по ней были сотрудникиЗакройте позицию документом, не удаляя её из справочника

Индексируются оклады по всей организацииИспользуйте механизм индексации заработка, а не ручные правки каждой позиции

FAQ

Можно ли добавить штатную единицу задним числом?

Технически да — укажите нужную дату в документе утверждения или изменения. Но если период уже закрыт и зарплата рассчитана, изменение может потребовать перерасчёта и корректировки отчётности. Безопаснее создавать позицию текущей или будущей датой, а прошлые периоды обрабатывать отдельно с участием расчётчика.

Почему новая позиция не видна при приёме сотрудника на работу?

Три типовые причины: не проведён документ «Утверждение штатного расписания», дата приёма раньше даты вступления позиции в силу, либо в документе приёма выбрана другая организация или подразделение. Проверьте эти три условия в указанном порядке.

Чем штатная единица отличается от должности?

Должность — это справочник профессий и ролей (например, «бухгалтер»). Штатная единица — это связка должности с конкретным подразделением, количеством ставок и условиями оплаты. Одна должность может использоваться в нескольких штатных единицах разных подразделений с разными окладами.

Как добавить полставки (0,5 ставки)?

В поле «Количество ставок» карточки позиции укажите 0,5. При приёме сотрудника на эту позицию программа автоматически рассчитает оплату пропорционально ставке. Убедитесь, что график работы сотрудника соответствует неполному рабочему времени.

Можно ли удалить ошибочно созданную штатную единицу?

Если по позиции нет ни одного документа (приёмов, переводов, изменений), её можно пометить на удаление через «Ещё» → «Пометить на удаление» в списке позиций. Если движения есть, удаление невозможно — позицию закрывают документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты закрытия.

Обязательно ли вести штатное расписание в 1С:ЗУП?

Нет, программа допускает работу без штатного расписания — тогда при приёме начисления и оклад указываются вручную в кадровом документе. Однако для организаций с контролем ФОТ, отчётностью по вакансиям и индексацией ведение штатного расписания настоятельно рекомендуется: оно обеспечивает единый источник данных об условиях оплаты труда.