Другое · 11 мин
Как в 1С ЗУП оформить отпуск по беременности и родам
Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП: документ Больничный лист, расчёт пособия, работа с ЭЛН, отражение в учёте и типичные ошибки кадровиков.
Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется документом «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам». Программа автоматически рассчитает пособие по среднему заработку за два предшествующих года, освободит сотрудницу от начислений зарплаты на период отпуска и сформирует данные для СФР (бывший ФСС).
Корректное оформление важно с двух сторон: кадровой — чтобы в личной карточке и отчётности отразился отсутствующий период, и расчётной — чтобы пособие было начислено правильно и вовремя выплачено. Ошибки в датах, стаже или заработке приводят к неверной сумме пособия и проблемам при обмене с фондом.
Ниже разобран полный цикл: от получения листка нетрудоспособности до проверки расчёта и отправки данных в СФР, включая работу с электронными больничными и типичные ошибки.
Что подготовить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные. Во-первых, у сотрудницы должен быть оформлен приём на работу, а в её карточке — актуальные сведения: СНИЛС, данные для расчёта среднего заработка. Во-вторых, проверьте, что в информационную базу загружен производственный календарь и актуальные значения МРОТ и предельных баз — от них зависит расчёт минимального и максимального пособия.
Понадобится сам листок нетрудоспособности. Сейчас больничные по беременности и родам оформляются в электронном виде (ЭЛН), и номер ЭЛН можно получить из личного кабинета СФР или у самой сотрудницы. Бумажный больничный встречается редко — в основном для отдельных категорий граждан.
Также уточните даты: стандартный отпуск по беременности и родам составляет 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности период увеличивается. Даты всегда берутся из листка нетрудоспособности, самостоятельно их менять нельзя.
Создание документа «Больничный лист»
Основной путь: раздел Зарплата → Больничные листы (в некоторых релизах — Зарплата → Все отсутствия или через журнал «Больничные, отпуска, командировки» в разделе «Кадры»). Нажмите «Создать» и выберите документ «Больничный лист».
Заполните шапку документа: организацию, дату документа, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности. Если больничный электронный, укажите номер ЭЛН — при настроенном обмене с СФР программа сможет загрузить данные автоматически по кнопке «Загрузить из ФСС» (в новых релизах — «Получить из СФР»).
Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого программа перестроит форму: появятся поля, специфичные для декретного больничного, а расчёт будет выполняться по правилам пособия по беременности и родам — за весь период, без деления на «за счёт работодателя» и «за счёт фонда».
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности
- 3Выберите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
- 4Проверьте период освобождения от работы — он должен совпадать с больничным
- 5Откройте вкладку «Оплата» и проверьте средний заработок и стаж
- 6Проведите документ и сверьте начисленную сумму на вкладке «Начислено»
Проверка расчёта пособия
Пособие по беременности и родам рассчитывается как 100% среднего дневного заработка за два календарных года, предшествующих году ухода в отпуск, умноженного на количество дней отпуска. Страховой стаж на размер не влияет (в отличие от обычных больничных), но если стаж менее шести месяцев, пособие ограничивается МРОТ.
На вкладке «Оплата» проверьте расчётный период и заработок. Если сотрудница в расчётных годах была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — тогда отметьте это в документе и укажите заменяющие годы. Программа пересчитает средний заработок.
Если сотрудница работала у других работодателей, данные о заработке вносятся справкой о доходах. В ЗУП это делается через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» или непосредственно из больничного по ссылке в поле среднего заработка.
На вкладке «Начислено» смотрите итоговую сумму и расшифровку по месяцам. По кнопке с суммой среднего заработка доступен подробный расчёт — его можно распечатать и приложить к делу.
Как проверить расчёт
Совпадает с датами в листке нетрудоспособности
Даты сдвинуты или период короче больничного
Учтён заработок за два предшествующих года, при необходимости выполнена замена лет
Заработок пустой, хотя сотрудница работала, или годы выбраны неверно
100% среднего заработка
Программа применила процент по стажу (60/80%) — значит, неверно выбрана причина нетрудоспособности
Сумма в пределах минимума по МРОТ и максимума по предельной базе
Сумма ниже МРОТ при полном стаже или заметно выше предельной
Работа с электронным больничным и обмен с СФР
Если в организации настроен обмен с СФР (1С-Отчётность или прямой обмен), работа существенно упрощается. ЭЛН загружается по номеру и СНИЛС сотрудницы, программа подтягивает даты, код причины и статус листка. После проведения больничного сведения для назначения пособия отправляются в фонд — как правило, из журнала обмена или по кнопке в самом документе.
Следите за статусом ЭЛН: пока листок не закрыт медорганизацией, фонд не примет сведения. Если программа сообщает, что больничный не найден, проверьте номер, СНИЛС и то, что листок действительно выписан — иногда данные появляются в системе с задержкой.
Если обмен не настроен, документ заполняется вручную по данным, которые сообщила сотрудница, а реестр сведений для СФР формируется отдельно — через отчётность или выгрузку. В этом случае особенно важно сверить каждую цифру: ошибка в номере ЭЛН или датах приведёт к отказу фонда.
Что происходит в учёте после проведения
После проведения больничного сотрудница считается отсутствующей по причине «Отпуск по беременности и родам»: в табеле (документ «Табель» или отчёт «Табель учёта рабочего времени») дни отпуска отразятся буквенным кодом «Р». Начисления зарплаты на этот период прекращаются автоматически — при расчёте зарплаты за месяц ухода программа учтёт только отработанные дни до начала отпуска.
Пособие выплачивается вместе с ближайшей зарплатой или отдельной ведомостью — в зависимости от принятого порядка. В документе «Ведомость» сумма пособия подтягивается вместе с другими начислениями. НДФЛ пособие по беременности и родам не облагается, страховые взносы на него не начисляются — программа учитывает это автоматически, проверять вручную обычно не требуется.
Важный момент: отпуск по беременности и родам входит в стаж для ежегодного отпуска, поэтому рабочий год сотрудницы не сдвигается. Этим он отличается от последующего отпуска по уходу за ребёнком, который оформляется уже другим документом — «Отпуск по уходу за ребёнком» в разделе «Кадры».
Если сотрудница продолжает работать после даты начала больничного, пособие за эти дни не начисляется — отпуск оформляется с фактической даты ухода, но заканчивается по дате из листка. Зафиксируйте дату начала отпуска заявлением сотрудницы и укажите её в документе.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за исходных данных. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются при оформлении декретного больничного.
Отдельно отметим ситуацию с совместительством. Если сотрудница работает у нескольких работодателей, пособие может назначаться по каждому месту работы или по одному — в зависимости от того, где она работала в расчётных годах. В ЗУП для внешнего совместителя больничный оформляется тем же документом, но проверьте, корректно ли учтён заработок и не превышает ли суммарное пособие допустимый предел.
Переход к отпуску по уходу за ребёнком
Отпуск по беременности и родам заканчивается датой из больничного листа. Со следующего дня, если сотрудница подала заявление, оформляется отпуск по уходу за ребёнком — документом «Отпуск по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). В нём указывается период отпуска и назначается пособие до достижения ребёнком полутора лет.
Не создавайте этот документ заранее с «запасом»: дата начала должна идти строго за датой окончания больничного, иначе отсутствия пересекутся и программа выдаст конфликт при расчёте. Если сотрудница решила выйти на работу сразу после больничного, документ по уходу за ребёнком вообще не нужен.
Что важно запомнить
Отпуск по беременности и родам оформляется больничным листом с причиной «(05)», пособие составляет 100% среднего заработка за два предшествующих года и полностью выплачивается за счёт СФР. Проверяйте даты, заработок и замену лет до проведения документа, а после — статус отправки сведений в фонд. Следующим шагом оформите отпуск по уходу за ребёнком со дня, следующего за окончанием больничного.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по беременности и родам позже даты, указанной в больничном?
Да, если сотрудница продолжает работать. Отпуск оформляется с даты фактического ухода (по её заявлению), но дата окончания остаётся той, что указана в листке нетрудоспособности. За дни работы начисляется зарплата, пособие за них не выплачивается.
Что делать, если больничный принесли после расчёта зарплаты за месяц?
Проведите документ «Больничный лист» текущей датой с периодом прошлого месяца. Программа при следующем расчёте скорректирует начисления: сторнирует лишнюю зарплату и учтёт пособие. Проверьте ведомость на выплату, чтобы не возникло излишней выплаты.
Как учесть заработок от предыдущего работодателя?
Внесите данные документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» или откройте форму среднего заработка прямо из больничного и добавьте суммы по справке с прежнего места работы. После этого пересчитайте документ.
Почему программа не даёт провести больничный из-за пересечения с другим документом?
Значит, на тот же период уже зарегистрировано отсутствие — отпуск, командировка или другой больничный. Найдите конфликтующий документ через отчёт по отсутствиям сотрудницы и либо отмените его, либо скорректируйте даты. Одновременно два отсутствия на один период в ЗУП не регистрируются.
Нужно ли отправлять что-то в СФР, если обмен не настроен?
Да. Работодатель обязан передать в фонд сведения для назначения пособия. Без прямого обмена это делается через подготовку реестра сведений в 1С-Отчётности или выгрузку файла установленного формата. Уточните актуальный способ передачи в своём отделении СФР.
Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?
Нет. Это государственное пособие, которое не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В 1С ЗУП это учтено на уровне настройки вида расчёта, поэтому в отчётах 6-НДФЛ и РСВ сумма пособия как облагаемый доход не появится.