Как в 1С ЗУП добавить дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск в 1С ЗУП настраивается в два этапа: сначала в справочнике видов отпусков создаётся или уточняется нужный вид (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, за стаж и т.д.), затем он назначается конкретному сотруднику или позиции штатного расписания. Только после этого программа начнёт накапливать дни дополнительного отпуска и позволит оформлять его документом «Отпуск».

Частая ошибка — попытка сразу провести документ «Отпуск» с дополнительным видом, когда сам вид не создан или не назначен сотруднику. В этом случае программа либо не даст выбрать нужный тип, либо рассчитает отпускные без учёта стажа и остатков. Правильная последовательность: справочник → назначение → документ → проверка остатков.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.1. В других конфигурациях (1С:КАМИН, ЗУП 2.5) расположение команд отличается, но общая логика сохраняется.

Шаг 1. Создание или проверка вида отпуска в справочнике

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Виды отпусков». В типовой поставке уже есть предопределённые виды: «Отпуск за вредные (особо вредные) условия труда», «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день», «Отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС» и другие. Если нужный вид есть — достаточно проверить его настройки, создавать дубликат не требуется.

Если подходящего вида нет, нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование (оно будет отображаться в документах и печатных формах), количество дней в году по умолчанию, признаки «Отпуск является ежегодным» и «Предоставлять отпуск всем сотрудникам». Флажок «всем сотрудникам» удобен для видов, которые положены всему персоналу, — тогда не придётся назначать отпуск каждому вручную.

Обратите внимание на поле «Количество дней в году». Оно используется как значение по умолчанию при назначении отпуска сотруднику, но индивидуальную продолжительность всегда можно переопределить в кадровом документе — например, если по результатам спецоценки разным должностям положено разное число дней за вредность.

Шаг 2. Назначение дополнительного отпуска сотруднику

Вид отпуска из справочника сам по себе ничего не начисляет — его нужно связать с сотрудником. Есть два основных способа: назначение в целом по позиции штатного расписания и индивидуальное назначение кадровым документом.

Назначение через штатное расписание

Если отпуск положен всем, кто занимает определённую должность (типичный случай — вредные условия труда по итогам спецоценки), откройте позицию штатного расписания, перейдите на вкладку «Дополнительно» или «Отпуска» (в зависимости от релиза) и добавьте вид отпуска с количеством дней в году. Все сотрудники, принятые на эту позицию, автоматически получат право на отпуск.

Индивидуальное назначение сотруднику

Для персонального назначения используйте документы «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты отпуска» (раздел «Кадры»). В документе на вкладке с отпусками добавьте строку: вид отпуска и количество дней в году. Документ «Изменение условий оплаты отпуска» удобен, когда право возникает у уже работающего сотрудника без перевода на другую позицию.

1. 1
   Создайте или проверьте вид отпуска в справочнике «Виды отпусков»
2. 2
   Назначьте вид отпуска позиции штатного расписания или сотруднику кадровым документом
3. 3
   Убедитесь, что документ проведён и дата назначения корректна
4. 4
   Оформите документ «Отпуск» с выбором нужного вида
5. 5
   Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков»

Шаг 3. Оформление отпуска документом

После назначения права откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Отпуска») и создайте документ «Отпуск». Выберите сотрудника, установите период отпуска, затем в поле вида отпуска укажите нужный дополнительный вид. Если сотрудник берёт одновременно основной и дополнительный отпуск, включите флажок «Предоставить дополнительный отпуск» — в документе появится таблица, куда добавляются дополнительные виды с периодами.

Программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных автоматически. Проверьте вкладку «Начислено (подробно)»: там должны быть строки по каждому виду отпуска. Если дополнительный отпуск не оплачивается (например, отдельные виды без сохранения заработка), убедитесь, что в настройках вида отпуска корректно задан признак оплаты.

Компенсация вместо отпуска

Если часть дополнительного отпуска заменяется денежной компенсацией, в документе «Отпуск» предусмотрен соответствующий флажок и поле количества дней компенсации. Помните о законодательных ограничениях: заменять компенсацией можно не любой дополнительный отпуск, и для отдельных категорий работников это запрещено. Перед оформлением сверьтесь с кадровым специалистом или юристом.

Проверка остатков и стажа

Контрольный инструмент — отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» или «Зарплата» → «Отчёты по зарплате», в зависимости от настроек). Сформируйте его по сотруднику: там должна появиться строка с дополнительным видом отпуска и накопленными днями. Если строки нет — назначение не прошло, проверьте кадровые документы.

Для отпуска за вредные условия труда стаж считается по фактически отработанному во вредных условиях времени, а не календарно. В ЗУП это учитывается через специальный вид стажа; если программа насчитывает дни «по календарю», проверьте, что в настройках вида отпуска указан правильный стаж и что в учёте рабочего времени корректно отражаются периоды работы во вредных условиях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику

Норма

Есть строка с дополнительным видом отпуска и накопленными днями

Тревожный признак

Строки нет или дни не копятся — проверьте назначение в кадровых документах

Документ «Отпуск» с дополнительным видом

Норма

Вид отпуска доступен для выбора, отпускные рассчитаны

Тревожный признак

Вид не выбирается — отпуск не назначен сотруднику или позиции

Печатная форма приказа (Т-6)

Норма

В приказе указан дополнительный отпуск с периодом и днями

Тревожный признак

В приказ попал только основной отпуск — не заполнена таблица дополнительных

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — вид отпуска создан, но не назначен: программа не даст выбрать его в документе «Отпуск», и пользователи трактуют это как сбой. Вторая частая ситуация — назначение оформлено более поздней датой, чем нужно: остатки начнут копиться только с даты документа, и «прошлые» периоды придётся вводить вручную документом «Начальная штатная расстановка» или «Ввод остатков отпусков».

Третья ошибка — дублирование видов: пользователи создают «Доп. отпуск за вредность», «Отпуск за вредность 7 дней» и т.п., хотя предопределённый вид уже существует. Это размывает отчётность и усложняет сверку. Перед созданием нового вида всегда проверяйте список существующих.

Учтите ограничение: изменение настроек вида отпуска не пересчитывает уже проведённые документы. Если вы поменяли количество дней или признак оплаты, ранее проведённые отпуска останутся как были — при необходимости их нужно перепровести или исправить.

Если нужно перенести остатки из другой программы

При переходе на ЗУП с другой системы остатки дополнительных отпусков вводятся документом «Начальная штатная расстановка» при начальном заполнении или специальным вводом остатков отпусков (доступен через обработки начального заполнения). Вводите остатки по каждому виду отдельно с указанием рабочего года, за который накоплены дни, — иначе отчёт по остаткам будет показывать некорректные периоды.

После ввода обязательно сверьте итоги со старой системой по каждому сотруднику. Расхождения чаще всего возникают из-за отпусков за вредность, где стаж считается по-особому, и из-за неотгулянных дней прошлых лет.

Частые вопросы

Почему в документе «Отпуск» не выбирается созданный вид дополнительного отпуска?

Наиболее вероятная причина — вид отпуска не назначен сотруднику ни через штатное расписание, ни кадровым документом, и в настройках вида не установлен флажок «Предоставлять отпуск всем сотрудникам». Проверьте карточку сотрудника: на закладке с отпусками должна быть строка с нужным видом. Если её нет — оформите документ «Изменение условий оплаты отпуска».

Как изменить количество дней дополнительного отпуска у уже работающего сотрудника?

Создайте документ «Изменение условий оплаты отпуска» (раздел «Кадры»), выберите сотрудника и в таблице отпусков укажите новое количество дней в году по нужному виду. Изменение действует с даты документа; уже накопленные остатки при этом не пересчитываются.

Нужно ли заводить отдельный вид начисления для оплаты дополнительного отпуска?

Нет, в типовой ЗУП оплата ежегодных дополнительных отпусков рассчитывается автоматически при проведении документа «Отпуск» — отдельное начисление создавать не требуется. Собственный вид расчёта может понадобиться только для нестандартных схем оплаты, что относится уже к доработке конфигурации.

Как оформить, если сотрудник берёт основной и дополнительный отпуск одновременно?

В документе «Отпуск» установите период основного отпуска, затем включите флажок предоставления дополнительного отпуска и в появившейся таблице добавьте нужный вид с его периодом. Программа рассчитает отпускные суммарно, а в приказе по форме Т-6 отразятся обе части.

Отпуск за вредные условия труда накопился больше, чем положено. Что проверить?

Проверьте, что в настройках вида отпуска указан правильный вид стажа (стаж на вредных работах), а не календарный. Также убедитесь, что в учёте времени периоды отсутствий и работы в обычных условиях отражены корректно — стаж за вредность должен считаться только по фактически отработанному во вредных условиях времени.

Можно ли назначить дополнительный отпуск сразу всем сотрудникам подразделения?

Массового документа назначения по подразделению в типовой ЗУП нет. Если отпуск привязан к должностям — назначьте его позициям штатного расписания, тогда он распространится на всех занимающих их сотрудников. Если привязки к должности нет, придётся оформить кадровые документы по каждому сотруднику или использовать групповую обработку документов, если она доступна в вашем релизе.