Как изменить штатное расписание в 1С ЗУП (ЗиК)

Штатное расписание в 1С «Зарплата и управление персоналом» (ЗиК, ЗУП) — это не просто печатная форма, а рабочий инструмент: от него зависят кадровые документы, расчёт зарплаты, отчёты и контроль вакансий. Поэтому любые изменения — добавление позиции, повышение оклада, сокращение ставки — нужно проводить не редактированием прошлых документов, а специальными документами изменения с датой вступления в силу.

Главное правило: историю штатного расписания нельзя переписывать задним числом без крайней необходимости. Если изменить утверждённый документ прошлого периода, «поплывут» кадровые приказы, начисления и отчётность за этот период. Корректный путь — создать новый документ изменения с датой, с которой действует новая редакция.

Ниже разобраны основные сценарии: изменение окладов, добавление и исключение позиций, индексация, массовые изменения и проверка результата. Инструкции приведены для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1; в отраслевых и доработанных решениях названия команд могут немного отличаться.

Как устроено хранение штатного расписания в 1С ЗУП

В ЗУП 3.1 штатное расписание хранится как история позиций: каждая позиция (подразделение + должность) существует с определённой даты и имеет набор условий — оклад, надбавки, график работы, количество ставок. Когда вы создаёте документ «Изменение штатного расписания», программа не правит старую запись, а формирует новую редакцию позиции, действующую с указанной даты.

Из-за этого у одной и той же позиции одновременно может существовать несколько «версий»: до даты изменения действует старая, после — новая. Кадровые документы (приёмы, переводы) и расчёты автоматически берут ту редакцию, которая действует на дату события. Это удобно для планирования: можно заранее внести изменение, которое вступит в силу через месяц.

Проверить, ведётся ли в базе штатное расписание вообще, можно в настройках: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → раздел «Штатное расписание». Если ведение отключено, документы изменения будут недоступны, а кадровые приказы не будут контролироваться по штатке.

Как изменить оклады и надбавки по позициям

Самый частый сценарий — изменение размера оклада или состава начислений по одной или нескольким позициям. Для этого используется документ «Изменение штатного расписания»: раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать».

В документе укажите организацию, подразделение (если меняете позиции одного подразделения) и дату, с которой действует изменение. Затем в табличной части добавьте нужные позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор» и отредактируйте колонки: оклад (тариф), надбавки, количество ставок. Программа покажет текущие значения — меняйте только те, что нужно.

После заполнения проведите документ. Если изменение вводится «сегодняшним числом», а по сотрудникам на этих позициях уже рассчитана зарплата за период, программа может потребовать перерасчёт — обратите внимание на сообщения при проведении.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменения в силу
3. 3
   Добавьте нужные позиции через «Добавить» или «Подбор»
4. 4
   Измените оклад, надбавки или количество ставок в соответствующих колонках
5. 5
   Проведите документ и проверьте результат отчётом «Штатное расписание» на новую дату

Индексация: как повысить оклады всем сотрудникам

Если меняются оклады сразу по многим позициям на одинаковый коэффициент, удобнее использовать специальный документ «Индексация штатного расписания» (раздел «Зарплата» → «Индексация штатного расписания» или через список изменений штатного расписания, в зависимости от версии). Он автоматически пересчитывает оклады на заданный коэффициент.

В документе укажите дату индексации и коэффициент. Табличную часть можно заполнить автоматически всеми действующими позициями, а затем исключить те, которые индексировать не нужно. Программа пересчитает оклады и, при соответствующей настройке, зависимые надбавки, заданные в процентах.

Важный нюанс: индексация штатного расписания сама по себе не всегда меняет заработок сотрудников автоматически — для отражения в расчётах может потребоваться документ «Изменение оплаты сотрудников» или включённая настройка автоматического создания таких изменений. Проверьте в настройках зарплаты, как ваша база обрабатывает индексацию, и убедитесь, что в следующем расчёте оклады сотрудников обновились.

Как добавить новую позицию или закрыть ненужную

Новая позиция вводится тем же документом «Изменение штатного расписания»: в табличной части нажмите «Добавить» → «Новая позиция», выберите подразделение и должность, укажите количество ставок, оклад и условия. Позиция начнёт действовать с даты документа. Если типовой должности нет в справочнике, её сначала создают в справочнике «Должности» с указанием разряда, категории и прочих атрибутов.

Исключение (закрытие) позиции выполняется аналогично: позицию добавляют в документ изменения и устанавливают флаг «Закрыта» (или действие «Исключить», в зависимости от версии). Закрытая позиция перестаёт отображаться в актуальном штатном расписании с даты документа, но остаётся в истории.

Массовые изменения и изменение условий для сотрудников

Когда изменение штатки затрагивает конкретных сотрудников (например, повышение оклада по их позициям), одного документа изменения штатного расписания может быть недостаточно: у сотрудников могут быть индивидуальные условия, зафиксированные в кадровых документах. В этом случае используют документ «Изменение оплаты сотрудников» (раздел «Зарплата»), который меняет начисления конкретным людям с указанной даты.

Логика выбора простая: если меняется сама структура и условия позиций — работаем с документами штатного расписания; если меняется оплата конкретных людей вне привязки к позиции — используем «Изменение оплаты сотрудников» или кадровый перевод. Часто оба документа идут парой: сначала изменение штатки, затем изменение оплаты сотрудников на тех же условиях.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Меняется оклад или надбавка по одной-двум позициямСоздайте «Изменение штатного расписания» и отредактируйте позиции вручную

Оклады повышаются на один коэффициент по многим позициямИспользуйте «Индексацию штатного расписания» с автоматическим пересчётом

Нужно изменить оплату конкретным сотрудникамОформите «Изменение оплаты сотрудников» с той же даты, что и изменение штатки

Позиция больше не нужнаПроверьте отсутствие сотрудников на ней и закройте позицию документом изменения

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения изменения обязательно проверьте результат. Основной инструмент — отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → отчёты): сформируйте его на дату до изменения и на дату после — должны отобразиться разные редакции. Дополнительно полезен отчёт «Изменения штатного расписания» и «Штатная расстановка», показывающий занятые и свободные ставки.

Контрольный признак корректного изменения: в отчёте на новую дату позиция отображается с обновлёнными условиями, а в расчёте зарплаты за соответствующий месяц сотрудники получают начисления по новым окладам. Если зарплата считается по-старому — проверьте, создано ли изменение оплаты сотрудников и не стоит ли дата изменения позже расчётного периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

Позиции показаны с новыми окладами и ставками

Тревожный признак

Отображаются старые условия — документ не проведён или дата неверна

Начисление зарплаты за месяц изменения

Норма

Оклады сотрудников соответствуют новой редакции

Тревожный признак

Начислено по-старому — нет документа изменения оплаты сотрудников

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Занятые и свободные ставки сходятся с фактической численностью

Тревожный признак

Отрицательные свободные ставки или «лишние» сотрудники на закрытых позициях

FAQ: частые вопросы об изменении штатного расписания в 1С ЗУП

Можно ли просто отредактировать старый документ утверждения штатного расписания?

Технически можно, если период не закрыт, но делать это не рекомендуется: изменятся все зависимые кадровые документы и расчёты за прошлый период, а печатные формы перестанут совпадать с ранее выданными. Корректный способ — новый документ изменения с нужной датой.

Как внести изменение, которое должно действовать с будущей даты?

Создайте «Изменение штатного расписания» и укажите в поле даты вступления в силу нужное будущее число. Документ можно провести заранее — программа применит новую редакцию только с указанной даты, а до неё будет действовать прежняя.

Почему после изменения штатки зарплата сотрудникам считается по старым окладам?

Изменение штатного расписания меняет условия позиций, но не всегда автоматически обновляет начисления уже принятых сотрудников. Проверьте, создан ли документ «Изменение оплаты сотрудников» с той же датой, и нет ли у сотрудников индивидуальных условий в кадровых документах, которые перекрывают штатные.

Как изменить штатное расписание, если месяц уже закрыт и зарплата выплачена?

Изменение оформляют со следующего открытого периода. Если по закону или приказу оно должно действовать с прошлой даты, вводят документ с этой датой и выполняют доначисление (перерасчёт) в текущем периоде — такие ситуации лучше согласовать с расчётчиком и бухгалтерией, поскольку затрагиваются НДФЛ и взносы.

Что делать, если нужной должности нет в списке при добавлении позиции?

Сначала создайте должность в справочнике «Должности» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Должности»), указав наименование, категорию и при необходимости класс условий труда по спецоценке. После этого должность станет доступна при добавлении позиции в штатное расписание.

Можно ли отменить ошибочно проведённое изменение штатного расписания?

Если по нему ещё нет зависимых документов и расчётов — отмените проведение и пометьте документ на удаление. Если расчёты уже выполнены, сначала разберитесь с ними (отмена перерасчётов, корректировка начислений), иначе в учёте останутся «висячие» ссылки на отменённую редакцию.