Другое · 10 мин
Как завести самозанятого в 1С: пошаговое руководство
Как оформить самозанятого в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: карточка физлица, договор ГПХ, выплаты, чеки и отчётность. Пошаговая инструкция и типичные ошибки.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) — не сотрудник организации, поэтому трудовой договор с ним не заключается, а взаимодействие оформляется через договор гражданско-правового характера (ГПХ). В программах 1С это отражается иначе, чем приём штатного работника: не создаётся приказ о приёме на работу, не начисляются страховые взносы, не удерживается НДФЛ — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог».
Конкретный порядок зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП самозанятый оформляется как физическое лицо с договором ГПХ без начисления взносов, в 1С:Бухгалтерии — как контрагент или физлицо с выплатами по договору. Ниже разобраны оба сценария, проверки статуса самозанятого и типичные ошибки, из-за которых компании доначисляют взносы и штрафы.
Проверка статуса самозанятого до оформления в 1С
До заведения карточки в программе убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН физического лица — сервис покажет, действует ли статус на текущую дату. Запрашивайте также справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог» — её самозанятый формирует сам и присылает в электронном виде.
Статус проверяйте не только при заключении договора, но и на дату каждой выплаты: самозанятый может сняться с учёта или превысить лимит дохода. Если на момент оплаты статус утрачен, а вы не удержали НДФЛ и не начислили взносы, ответственность ложится на организацию как на налогового агента.
Отдельное ограничение: нельзя оказывать услуги по НПД бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Выплаты такому исполнителю облагаются НДФЛ и взносами в общем порядке, даже если чек из «Мой налог» сформирован.
Заведение самозанятого в 1С:ЗУП
В «1С:Зарплата и управление персоналом» самозанятый оформляется через механизм договоров ГПХ. Сначала создайте физическое лицо: раздел «Кадры» → «Физические лица» → «Создать». Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС (если есть), паспортные данные и адрес. ИНН обязателен — по нему вы будете сверять статус НПД.
Затем оформите договор: «Кадры» → «Договоры ГПХ» (или «Все договоры ГПХ» в зависимости от версии) → «Создать» → «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, физлицо, период действия договора и сумму. Ключевой момент — настройка налогообложения: для плательщика НПД доход не должен облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
В типовых релизах ЗУП для этого в карточке физического лица или в договоре указывается, что исполнитель является самозанятым (признак «плательщик НПД» / доход, полученный в рамках НПД). Если такого признака в вашей версии нет, проверьте вид расчёта по договору: для него должны быть отключены обложение НДФЛ и взносами. После проведения договора сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» и убедитесь, что сумма самозанятого в базу не попала.
- 1Создайте физическое лицо: Кадры → Физические лица → Создать, заполните ФИО, ИНН, паспорт
- 2Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и приложите справку к договору
- 3Оформите договор ГПХ: Кадры → Договоры ГПХ → Создать, укажите сумму и срок
- 4Установите признак самозанятого / отключите НДФЛ и взносы для вида расчёта
- 5Начислите оплату документом по договору и проверьте, что налоги не рассчитались
- 6Получите чек из «Мой налог» и подшейте его к документам выплаты
Заведение самозанятого в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» есть два рабочих подхода. Первый — завести самозанятого как контрагента: «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать», тип контрагента — «Физическое лицо». Заполните ФИО и ИНН, создайте договор с видом «С поставщиком». Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или «Оплата поставщику», поступление услуг — документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги».
Второй вариант — вести учёт через зарплатный блок: «Зарплата и кадры» → «Физические лица» и договоры ГПХ с начислением через «Начисление зарплаты» или документ «Выплаты бывшим сотрудникам» не подходит — используется механизм договоров подряда. Этот путь удобен, если самозанятых много и нужны сводные отчёты по выплатам.
Для налогового учёта расходов критичны два документа: акт (или иной документ об оказании услуг) и чек из «Мой налог». Чек содержит QR-код и уникальный номер — по ним ФНС может подтвердить подлинность. Без чека расходы по договору с самозанятым налоговая может не признать.
Сравнение вариантов учёта
Подходит при регулярных выплатах и кадровом учёте. Даёт отчётность по физлицам, но требует корректной настройки обложения налогами.
Быстрый вариант для разовых услуг. Не формирует персонифицированную отчётность, расходы подтверждаются актом и чеком.
Средний вариант: выплаты видны в разрезе физлиц, но настройка сложнее, чем через контрагента.
Выплаты, чеки и документальное оформление
Каждая выплата самозанятому закрывается комплектом документов: договор, акт выполненных работ (оказанных услуг) и чек из приложения «Мой налог». Чек самозанятый обязан сформировать при получении оплаты и передать заказчику — на бумаге или в электронном виде. Дата чека должна соответствовать дате получения дохода.
В 1С чек удобно прикреплять к документу выплаты через механизм присоединённых файлов — так при проверке весь комплект будет в одном месте. В комментарии к платёжному документу укажите номер и дату договора, а также номер чека.
Оплачивайте услуги самозанятого с расчётного счёта организации на карту или счёт физлица. В назначении платежа корректно указывать: «Оплата по договору № … от … за услуги, без НДС». Формулировка «зарплата», «аванс за работу» и подобные могут создать лишние вопросы при проверке признаков трудовых отношений.
Отчётность и налоги: что сдаётся и что нет
По выплатам плательщикам НПД организация не является налоговым агентом: НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются. Соответственно, самозанятый не попадает в расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1 (в части трудовых отношений). Если самозанятый появился в этих отчётах — ищите ошибку в настройке договора или вида расчёта.
Что остаётся на организации: учёт расходов в налоге на прибыль или УСН (при наличии договора, акта и чека) и корректное отражение операций в бухгалтерском учёте. В 1С проверьте, что в регистрах по НДФЛ и взносам по самозанятому нет движений: «Отчёты» → «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» по конкретному физлицу должны быть пустыми.
Если ваша версия программы устарела и не содержит типовой поддержки НПД, не «чините» это ручными проводками без понимания последствий: ручная корректировка регистров ломает отчётность. Безопасный путь — обновить конфигурацию или оформлять выплаты через контрагента в бухгалтерском блоке, где налоговые регистры не задействуются.
Как проверить результат
Отчёт пустой, доход самозанятого не отражается
Есть начисленный или удержанный НДФЛ — договор настроен неверно
Сумма выплаты в базу по взносам не входит
Выплата попала в облагаемую базу — проверьте вид расчёта и признак НПД
Договор, акт и чек из «Мой налог» приложены к оплате
Чек отсутствует или дата чека не совпадает с оплатой
Проверка по ИНН на сайте ФНС подтверждает статус
Статус утрачен — требуется удержание НДФЛ и взносов
Типичные ошибки и риски переквалификации
Главный риск работы с самозанятыми — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Признаки, на которые смотрят проверяющие: регулярные одинаковые выплаты, фиксированный график, рабочее место в офисе, подчинение внутренним правилам, выполнение функций штатной должности. Если договор переквалифицируют, доначислят НДФЛ, взносы, пени и штрафы.
Частые технические ошибки в 1С: заведение самозанятого как сотрудника «для удобства» (приводит к начислению взносов и включению в отчётность), использование вида расчёта с обложением НДФЛ, отсутствие контроля чеков, оплата по утраченному статусу НПД. Ещё одна ошибка — дублирование физлица: один и тот же человек заведён и как сотрудник, и как физлицо по ГПХ, что искажает отчёты. Используйте поиск дублей по ИНН перед созданием новой карточки.
FAQ
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ и РСВ по самозанятому?
Нет. Организация не является налоговым агентом по выплатам плательщикам НПД, поэтому в 6-НДФЛ, расчёт по взносам и персонифицированные сведения такие доходы не включаются. Если самозанятый попал в отчёт — ошибка в настройке договора или вида расчёта в 1С.
Можно ли завести самозанятого как контрагента, а не физлицо?
Да, в 1С:Бухгалтерии это рабочий и часто самый простой вариант для разовых услуг: контрагент с типом «Физическое лицо», договор с поставщиком, оплата и акт. Зарплатные регистры при этом не задействуются, и риск ошибочного начисления налогов минимален.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно и зафиксируйте обязанность его передачи в договоре. Без чека расходы по договору могут быть не признаны в налоговом учёте. Если исполнитель чек не формирует систематически, это признак того, что он не платит НПД, — прекратите выплаты до урегулирования.
Как оформить разовую услугу самозанятого в 1С:Бухгалтерии?
Создайте контрагента-физлицо с ИНН, договор «С поставщиком», отразите поступление услуг документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» и оплату — «Списание с расчётного счёта». Приложите к документам чек из «Мой налог» и акт.
Самозанятый — бывший сотрудник: какие ограничения?
В течение двух лет после увольнения его услуги вашей организации не облагаются НПД в части взаимоотношений с бывшим работодателем: выплаты облагаются НДФЛ и взносами в общем порядке. Проверяйте дату увольнения до заключения договора ГПХ.
Как в 1С проверить, что по самозанятому не начислились налоги?
Сформируйте отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов в фонды» с отбором по этому физическому лицу. Оба отчёта должны быть пустыми. Если есть суммы — проверьте признак НПД в карточке физлица и настройки вида расчёта по договору ГПХ.
Что важно запомнить
Самозанятый оформляется в 1С через договор ГПХ (ЗУП) или как контрагент-физлицо (Бухгалтерия), без НДФЛ и взносов. Перед каждой выплатой проверяйте статус НПД по ИНН, а к оплате прикладывайте договор, акт и чек из «Мой налог». Контрольный тест — пустые отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» по этому физлицу.