Как в 1С завести штатное расписание

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а рабочий инструмент, от которого зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и кадровые отчёты. Если позиции заведены корректно, программа автоматически подставляет оклад, надбавки и график работы при оформлении сотрудника, а отчётность по ставкам и вакансиям собирается без ручных сводок.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии» штатное расписание отсутствует как полноценный механизм — там доступны только справочники сотрудников и должностей, поэтому для кадрового учёта в организациях с изменениями штатки обычно используют ЗУП.

Прежде чем заводить позиции, нужно включить саму функциональность и определиться с настройками: будет ли вестись история изменений, применяется ли индексация, используются ли надбавки. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять массовой обработкой документов, поэтому настройке стоит уделить внимание до ввода первой позиции.

Включение функциональности штатного расписания

По умолчанию в части баз штатное расписание может быть отключено, и тогда при приёме сотрудника программа не предложит выбрать позицию. Перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учет» и установите флажок «Ведется штатное расписание». Без этого шага документы утверждения и изменения штатки в интерфейсе не появятся.

Рядом находятся связанные опции, которые определяют поведение механизма. Флажок «Ведется история изменений штатного расписания» включает хранение всех редакций — это нужно, если в компании регулярно меняются оклады, вводятся и сокращаются ставки. Опция «Применяется индексация заработка» позволит оформлять повышение окладов по всем позициям одним документом. Если используется несколько организаций, проверьте, что настройки заданы для нужной.

Подготовка справочников перед созданием позиций

Позиция штатного расписания ссылается на готовые элементы справочников, поэтому сначала проверьте их заполненность. Вам понадобятся: справочник «Подразделения» с актуальной структурой компании, справочник «Должности» с указанием категорий и вредных условий (если они влияют на досрочную пенсию или допвзносы), а также графики работы и начисления.

Если должность влияет на страховые взносы или отчётность, зайдите в карточку должности и проверьте заполнение полей: код по ОКПДТР, условия труда, основание досрочной пенсии. Эти данные попадут в отчётность СЗВ-СТАЖ и персонифицированные сведения, и исправлять их после сдачи отчётов сложнее, чем на этапе подготовки.

Отдельно проверьте начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, процентные надбавки. Если нужного начисления нет, создайте его заранее — тогда при добавлении позиции оно будет доступно для выбора, и не придётся дорабатывать позиции после утверждения.

Создание документа «Утверждение штатного расписания»

Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Утверждения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание вступает в силу. Поле «Месяц» критично: позиции станут доступны для приёма сотрудников только с этой даты, поэтому не ставьте будущий месяц, если приёмы нужны раньше.

На закладке «Позиции» нажмите «Добавить» и заполните строку: подразделение, должность, количество ставок (можно дробное — 0,5 или 0,25), оклад или тарифную ставку, надбавки при необходимости. Графа «ФОТ» рассчитается автоматически. Если по позиции предусмотрены ежемесячные надбавки, добавьте их во вложенной таблице — они унаследуются при приёме сотрудника.

1. 1
   Включите штатное расписание в настройках кадрового учёта
2. 2
   Проверьте справочники: подразделения, должности, начисления, графики
3. 3
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания», укажите месяц вступления в силу
4. 4
   Добавьте позиции: подразделение, должность, ставки, оклад, надбавки
5. 5
   Проведите документ и проверьте печатную форму Т-3
6. 6
   Оформите пробный приём сотрудника на позицию и убедитесь, что условия подтянулись

После заполнения проведите документ. С этого момента позиции появятся в списке штатного расписания и станут доступны в документах «Приём на работу». Для проверки откройте печатную форму «Штатное расписание (Т-3)» прямо из документа и сверьте её с утверждённым бумажным оригиналом.

Изменение штатного расписания и индексация

Действующее расписание нельзя править «в лоб» — изменения оформляются отдельным документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Все изменения штатного расписания»). В нём вы выбираете существующую позицию и корректируете оклад, количество ставок или состав надбавок, либо закрываете позицию с указанной даты. Новые позиции добавляются тем же документом.

Повышение окладов по всей организации оформляется документом «Изменение штатного расписания» с включённым режимом индексации или специальным документом «Изменение плановых начислений» — в зависимости от того, нужно ли менять саму позицию или только начисления уже принятых сотрудников. Помните: изменение штатки само по себе не пересчитывает оклады работающих сотрудников, для них нужен кадровый перевод или изменение оплаты труда.

Как проверить, что всё заведено правильно

Основной контроль — отчёт «Штатное расписание» (Т-3) и отчёт «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты». Второй отчёт показывает, сколько ставок занято и сколько вакантно по каждой позиции. Если вакансии отображаются неверно, чаще всего причина в том, что сотрудник принят «без позиции» или на позицию другого периода.

Дополнительная проверка — пробный приём: создайте документ «Приём на работу» (без проведения можно ограничиться заполнением), выберите позицию и убедитесь, что оклад, надбавки и график подставились из штатки. Если поля остались пустыми — позиция либо не утверждена на нужную дату, либо документ утверждения не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в приёме на работу

Норма

Позиция выбирается, оклад и надбавки подставляются автоматически

Тревожный признак

Позиция не видна в списке или условия не заполняются

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

Количество ставок и вакансий совпадает с реальной численностью

Тревожный признак

Лишние вакансии или отрицательные остатки

Печатная форма Т-3

Норма

Совпадает с бумажным утверждённым расписанием

Тревожный признак

Расхождения в окладах, ставках или подразделениях

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дубли позиций: кадровик создаёт новую позицию вместо изменения существующей, и в отчётах появляются «висячие» вакансии. Вторая типичная ситуация — приём сотрудников на минувшую дату до утверждения штатки: программа либо не даст выбрать позицию, либо проведёт документ с пустыми условиями труда.

Учтите ограничение: механизм штатного расписания рассчитан на плановый учёт, он не заменяет проверку соответствия фактических начислений окладу по штатке. Если сотруднику вручную изменили начисления, штатка об этом «не узнает» — расхождение выявится только сверкой отчётов.

Частые вопросы

Можно ли завести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Полноценного механизма штатного расписания в «1С:Бухгалтерии» нет — там ведутся только справочники сотрудников и должностей. Если нужны позиции, ставки, история изменений и форма Т-3, используется «1С:Зарплата и управление персоналом». В простых случаях бухгалтеры ограничиваются должностью в карточке сотрудника, но это не заменяет штатку для кадровой отчётности.

Как оформить неполную ставку, например 0,5?

В документе «Утверждение штатного расписания» в колонке количества ставок укажите дробное значение — 0,5 или 0,25. ФОТ по позиции пересчитается пропорционально. При приёме сотрудника на эту позицию дополнительно укажите вид занятости и график неполного рабочего времени — от этого зависит расчёт зарплаты.

Что делать, если позиция не выбирается при приёме на работу?

Проверьте три вещи: включена ли функциональность штатного расписания в настройках, проведён ли документ утверждения, и не позднее ли месяц вступления штатки в силу, чем дата приёма. Чаще всего причина именно в дате: позиция действует с месяца утверждения, а приём оформляется более ранним числом.

Как посмотреть, какая редакция штатки действовала на прошлую дату?

Если история изменений включена, откройте список штатного расписания и установите отбор по дате — программа покажет действующие на тот момент позиции. Также можно сформировать отчёт «Штатное расписание (Т-3)» на нужную дату. Если история не велась, восстановить прошлую редакцию можно только по архивным документам утверждения и изменения.

Нужно ли переводить сотрудников при изменении оклада в штатке?

Да. Документ «Изменение штатного расписания» меняет условия позиции, но не начисления уже принятых сотрудников. Для них оформляется «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — при массовой индексации удобнее использовать документ индексации заработка, который создаст изменения по всем сотрудникам автоматически.