Другое · 9 мин
Как в 1С завести договор ГПХ
Как завести договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание физлица, оформление договора, начисление вознаграждения, взносы и отчётность.
Договор гражданско-правового характера в 1С оформляется иначе, чем трудовой: исполнитель не принимается в штат, ему не начисляются отпускные и больничные, а страховые взносы считаются по особым правилам. Ошибка в оформлении приводит к неверным начислениям, лишним взносам или вопросам при проверке, поэтому важно с самого начала выбрать правильный тип договора.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом для ГПХ есть отдельные документы, а в 1С:Бухгалтерии договор оформляется через справочник физических лиц и выплату по договору. Ниже разобраны оба варианта, а также начисление вознаграждения, удержание НДФЛ и проверка результата.
Подготовка: что проверить перед заведением договора
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что отношения действительно подпадают под ГПХ. Главный признак трудового договора — подчинение внутреннему распорядку, личное выполнение постоянной функции за регулярную плату. Если исполнитель работает по графику и подчиняется руководителю, оформление ГПХ рискованно: при переквалификации доначислят взносы, штрафы и зарплатные гарантии.
Проверьте, что в программе включён необходимый функционал. В 1С:ЗУП перейдите в «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка → Функциональность» и убедитесь, что учёт договоров ГПХ не отключён. В типовых конфигурациях он доступен по умолчанию, но в доработанных базах документ могут скрыть.
Подготовьте данные исполнителя: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и реквизиты для выплаты. Без ИНН и СНИЛС физлицо не попадёт корректно в отчётность по взносам и НДФЛ, а исправление задним числом потребует корректирующих форм.
Создание карточки физического лица
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры → Физические лица» (или «Налоги и взносы → Физические лица») и создайте новый элемент. Заполните ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в карточке внесите ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность. Если физлицо уже есть в базе (например, как сотрудник), дублировать его не нужно — используйте существующую карточку.
В 1С:Бухгалтерии путь аналогичен: «Справочники → Физические лица → Создать». Здесь же при необходимости укажите банковские реквизиты для перечисления вознаграждения. Дубликаты физлиц — частая причина расхождений в персонифицированной отчётности, поэтому перед созданием выполните поиск по ИНН или СНИЛС.
Заведение договора ГПХ в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП договор оформляется специальным документом, а не приёмом на работу. Это принципиально: исполнитель не появляется в штатном расписании и в кадровых отчётах по сотрудникам.
Обратите внимание на поле «Способ отражения». По умолчанию программа может подставить настройку организации, и вознаграждение уйдёт не на тот счёт затрат. Для разовых услуг обычно выбирают счёт затрат того подразделения, для которого выполняются работы.
Авторские договоры
Если оплачивается создание произведения или использование результата интеллектуальной деятельности, выбирайте вид «Договор авторского заказа». Для таких договоров база по страховым взносам может уменьшаться на норматив расходов, и программа учитывает это только при правильном виде договора.
Заведение договора ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии отдельного кадрового документа для ГПХ нет. Создайте физлицо, затем в карточке физического лица или в разделе «Покупки»/«Зарплата и кадры» создайте договор с видом «С физическим лицом». Укажите номер, дату и предмет договора.
Начисление вознаграждения обычно выполняют документом «Начисление зарплаты» (если ведётся зарплатный учёт в этой программе) с типом начисления «По договорам ГПХ», либо вручную через «Операции, введённые вручную» с проводками по дебету счёта затрат и кредиту 76 или 70 счёта. Точный набор документов зависит от настроек учётной политики и того, ведётся ли расчёт зарплаты в бухгалтерской программе или только в ЗУП.
Где оформлять ГПХ
Полноценный расчёт: документ договора, автоматические НДФЛ и взносы, попадание в 6-НДФЛ и РСВ. Подходит, если исполнителей много.
Подходит для разовых выплат при малом числе исполнителей. Требует внимательной ручной настройки начислений и налогов.
Договор и расчёт ведутся в ЗУП, в бухгалтерию переносятся проводки. Оптимально для компаний с регулярными выплатами по ГПХ.
Начисление вознаграждения, НДФЛ и взносы
В 1С:ЗУП начисление по договору выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата», либо автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов», если в договоре задана помесячная оплата. Программа рассчитает НДФЛ и страховые взносы по правилам для ГПХ.
По договорам ГПХ начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности и взносы на травматизм (если это прямо не предусмотрено договором). НДФЛ удерживается в общем порядке, налоговый агент — организация-заказчик. Если программа считает взносы на ВНиМ по договору ГПХ, проверьте вид договора и настройки начисления — это признак ошибки.
Как проверить результат
Указан договор ГПХ / авторский заказ
Оформлен как трудовой договор или приём на работу
Есть взносы на ОПС и ОМС, нет взносов на ВНиМ
Начислены взносы на нетрудоспособность или травматизм без оснований
Выплата видна в 6-НДФЛ и в разделе по ГПХ в расчёте по взносам
Сумма отсутствует в отчётах или дублируется
Одна карточка с ИНН и СНИЛС
Дубликаты физлица, пустые ИНН/СНИЛС
Выплата и отражение в отчётности
Выплата оформляется ведомостью — в 1С:ЗУП это «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» в зависимости от способа выплаты. В ведомость исполнитель подбирается по начислению по договору. Дата выплаты определяет период отражения НДФЛ в отчётности, поэтому не проводите ведомость «задним числом» без необходимости.
После выплаты проверьте попадание сумм в 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам. Вознаграждения по ГПХ отражаются в обеих формах, при этом в РСВ исполнители указываются в персонифицированных сведениях. Сформируйте отчёты в тестовом режиме сразу после первой выплаты — так проще поймать ошибку настройки до конца квартала.
Частые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ на действующего сотрудника?
Да, но только на работы, не входящие в его трудовую функцию, и выполняемые вне рабочего времени. Договор заводится на ту же карточку физлица. Оформление ГПХ вместо части трудовых обязанностей — основание для претензий при проверке.
Нужно ли включать исполнителя по ГПХ в штатное расписание?
Нет. Договор ГПХ — не кадровый документ, исполнитель не занимает штатную единицу. Если в 1С:ЗУП программа требует позицию штатного расписания, значит выбран не тот документ — используйте «Договор (работы, услуги)», а не приём на работу.
Какие взносы платятся по договору ГПХ?
Начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности не начисляются, взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. НДФЛ удерживается заказчиком как налоговым агентом.
Что делать, если договор оформили ошибочно как трудовой?
Отмените проведение ошибочного документа приёма на работу, если по нему ещё не было начислений, и создайте правильный документ «Договор (работы, услуги)». Если начисления и выплаты уже прошли, потребуется сторнирование и корректировка отчётности — в этом случае действуйте аккуратно и при необходимости привлеките специалиста по 1С.
Как отразить оплату по договору ГПХ частями?
В документе договора в 1С:ЗУП укажите условия оплаты по этапам или создавайте отдельные документы начисления по договорам на каждую выплату. Каждое начисление закрывается своей ведомостью, НДФЛ считается на дату каждой выплаты.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С заводится отдельным документом, а не приёмом на работу: в ЗУП — «Договор (работы, услуги)», в Бухгалтерии — через договор с видом «С физическим лицом». Проверьте вид договора, отсутствие дублей физлица, состав взносов и попадание выплаты в 6-НДФЛ и РСВ до конца отчётного периода.