Другое · 8 мин
Как в 1С запросить электронный больничный из ФСС
Пошаговая инструкция: как в 1С запросить электронный больничный (ЭЛН) из ФСС по номеру и СНИЛС, настроить обмен, исправить ошибки загрузки и статусы.
Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) загружается в 1С напрямую из информационной системы СФР (бывшего ФСС) — для этого не нужно заходить в личный кабинет страхователя. Достаточно знать номер больничного и СНИЛС сотрудника, а обмен выполняется через встроенный сервис 1С-Отчетность или через прямой обмен с ФСС.
Ниже разобрано, какие настройки нужны перед первым запросом, как загрузить ЭЛН в «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерию», что означают статусы больничного и что делать, если листок не находится или загружается с ошибкой.
Что нужно настроить перед первым запросом ЭЛН
Загрузка электронного больничного возможна только при выполнении трёх условий. Во-первых, в программе должна быть подключена 1С-Отчетность с действующим договором — именно через неё идёт защищённый обмен с серверами СФР. Во-вторых, в настройках организации должны быть указаны корректные регистрационный номер в ФСС и код подчиненности. В-третьих, на компьютере или сервере должен быть установлен сертификат для обмена с ФСС: сертификат уполномоченного лица страхователя и сертификат уполномоченного лица ФСС.
Проверьте настройки по пути: Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контролирующими органами. Там же убедитесь, что включена настройка обмена с ФСС. В «1С:Зарплата и управление персоналом» дополнительно проверьте раздел Отчетность, справки → 1С-Отчетность и статус подключения.
Как запросить больничный по номеру и СНИЛС
Основной сценарий одинаков в «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерии». Создайте документ «Больничный лист» (в ЗУП: Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Все начисления → Больничный лист). Укажите сотрудника, затем нажмите кнопку «Получить из ФСС» и введите номер ЭЛН — его сообщает сотрудник, номер виден в личном кабинете на сайте СФР или в приложении «Социальный навигатор».
Программа отправит запрос, найдёт листок и заполнит документ: период нетрудоспособности, причину, данные медорганизации. Если листков у сотрудника несколько, используйте вариант загрузки по СНИЛС — система покажет список всех доступных ЭЛН, и вы выберете нужный.
- 1Убедитесь, что подключена 1С-Отчетность и настроен обмен с ФСС
- 2Создайте документ «Больничный лист» и выберите сотрудника
- 3Нажмите «Получить из ФСС» и введите номер ЭЛН или СНИЛС
- 4Дождитесь загрузки данных и проверьте период и причину нетрудоспособности
- 5Рассчитайте пособие, проведите документ и отправьте реестр в ФСС при необходимости
Загрузка ЭЛН из файла и массовая загрузка
Если прямой обмен недоступен, листок можно загрузить из XML-файла, выгруженного из личного кабинета страхователя на портале СФР. В документе «Больничный лист» нажмите «Загрузить из файла» и укажите сохранённый файл. Формат проверяется автоматически: при несовпадении СНИЛС или номера программа выдаст предупреждение.
В «1С:ЗУП» есть и массовый вариант — обработка загрузки ЭЛН, которая опрашивает ФСС по всем сотрудникам и показывает новые листки. Она полезна в крупных организациях, где больничных много и запрашивать каждый вручную долго. Найдите её через поиск по разделу «Отчетность, справки» либо через «Все функции».
Способы получения ЭЛН
Быстрый способ для разовых больничных; требует настроенного обмена с ФСС
Подходит при большом количестве листков; программа сама находит новые ЭЛН по сотрудникам
Запасной вариант при недоступном обмене; нужно вручную выгрузить файл из кабинета СФР
Статусы ЭЛН и когда листок готов к расчёту
Электронный больничный проходит несколько статусов: открыт, продлён, закрыт. Запрашивать листок для расчёта пособия имеет смысл только после закрытия — до этого данные могут измениться, и начисление придётся пересчитывать. Если вы загрузили ЭЛН со статусом «открыт», программа покажет период, но корректно рассчитать пособие по нему нельзя.
После закрытия листка повторно выполните запрос из того же документа — данные обновятся. Также проверяйте, не оформлен ли листок как продолжение предыдущего: в этом случае страховой стаж и средний заработок берутся из первичного больничного, а оплата первых трёх дней за счёт работодателя не повторяется.
Как проверить результат загрузки
«Закрыт» — можно рассчитывать пособие
«Открыт» или «Продлён» — расчёт преждевременен
ФИО и СНИЛС совпадают с карточкой сотрудника
Расхождения — риск отказа ФСС в зачёте
Даты совпадают с сообщёнными сотрудником
Период пустой или обрезан — повторите запрос
Типичные ошибки при запросе и их устранение
Самая частая проблема — «ЭЛН не найден». Причины: сотрудник сообщил номер бумажного больничного вместо электронного, листок ещё не передан медорганизацией в систему ФСС, либо в запросе ошибка в СНИЛС. Проверьте номер и СНИЛС, затем повторите запрос через некоторое время — выгрузка из медорганизации иногда занимает несколько дней.
Вторая группа ошибок связана с сертификатами и обменом: «ошибка подписи», «сертификат не найден», «нет связи с сервером ФСС». Проверьте срок действия сертификата уполномоченного лица, обновите сертификат ФСС в настройках обмена и убедитесь, что 1С-Отчетность активна. Третья типичная ситуация — неверный регистрационный номер страхователя в карточке организации: из-за него ФСС не сопоставляет запрос с вашей организацией.
Что сделать после загрузки: расчёт и отправка сведений
После загрузки ЭЛН документ заполняется данными листка, но расчёт пособия выполняется по данным вашей базы: средний заработок за расчётный период, стаж, районный коэффициент. Проверьте вкладку расчёта, при необходимости внесите справки о заработке с предыдущих мест работы. После проведения документа работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности (при заболевании самого сотрудника), остальное платит СФР.
Завершающий шаг — отправка в ФСС реестра сведений для назначения пособия (проактивный механизм). В 1С он формируется из документа больничного или из раздела отчётности по кнопке отправки в ФСС. Без этого шага деньги сотруднику от фонда не поступят, даже если больничный рассчитан корректно.
Частые вопросы
Сотрудник не знает номер электронного больничного. Что делать?
Номер ЭЛН виден в личном кабинете застрахованного на сайте СФР и в мобильном приложении «Социальный навигатор». Также в «1С:ЗУП» можно найти листок по СНИЛС сотрудника без номера — через массовую загрузку ЭЛН.
Можно ли запросить ЭЛН без 1С-Отчетности?
Да, через загрузку из XML-файла: выгрузите листок в личном кабинете страхователя на портале СФР и загрузите его кнопкой «Загрузить из файла» в документе «Больничный лист». Прямой запрос по номеру без настроенного обмена работать не будет.
Почему загруженный больничный не считает пособие?
Чаще всего листок ещё в статусе «открыт» — дождитесь закрытия и повторите запрос. Также проверьте, заполнены ли в базе данные для расчёта среднего заработка и стаж сотрудника.
Как загрузить больничный-продолжение?
Запросите его как обычный ЭЛН по номеру. Программа сама определит, что это продолжение, и свяжет его с первичным листком — первые три дня за счёт работодателя повторно не оплачиваются.
Ошибка «сертификат не найден» при запросе — где искать?
Откройте настройки обмена с ФСС и проверьте, что указан действующий сертификат уполномоченного лица страхователя и установлен актуальный сертификат ФСС. Просроченный сертификат нужно перевыпустить и указать заново.
Нужно ли что-то отправлять в ФСС после расчёта больничного?
Да. После проведения документа сформируйте и отправьте реестр сведений для назначения пособия — без него СФР не перечислит свою часть выплаты сотруднику.
Что важно запомнить
ЭЛН запрашивается из документа «Больничный лист» кнопкой «Получить из ФСС» по номеру и СНИЛС при настроенной 1С-Отчетности. Рассчитывайте пособие только после закрытия листка, проверяйте СНИЛС и регномер организации, а после расчёта обязательно отправьте реестр сведений в ФСС.