Другое · 11 мин
Как в 1С заполнять табель учёта рабочего времени
Подробная инструкция по заполнению табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП: автоматическое и ручное заполнение, виды времени, отклонения и проверка перед расчётом зарплаты.
Табель учёта рабочего времени — основной документ, по которому в 1С:ЗУП рассчитывается заработная плата повременщиков, определяются доплаты за ночные и сверхурочные часы, а также формируется унифицированная форма Т-13 для проверяющих. Ошибки в табеле напрямую влияют на сумму начислений, поэтому заполнять его нужно после того, как введены все кадровые документы месяца: приёмы, увольнения, отпуска, больничные и командировки.
В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» табель может формироваться двумя способами: автоматически — по графикам работы сотрудников с учётом документов отклонений, и вручную — документом «Табель» (или «Данные для расчёта зарплаты» с шаблоном табеля). Выбор способа зависит от настроек учётной политики и того, ведётся ли в компании фактический учёт явок.
Ниже разобраны оба подхода, порядок настройки графиков, регистрация отклонений, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых зарплата считается неверно.
Какой способ заполнения табеля выбрать
Прежде чем заполнять табель, определите, как настроен учёт рабочего времени в вашей базе. Откройте раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте флажки, связанные с учётом отсутствий и фактического времени. Если фактический табель не используется, программа сама считает отработанное время по графику сотрудника минус зарегистрированные отсутствия — отдельный документ «Табель» вводить не нужно.
Ручной табель имеет смысл в организациях, где явки фиксируются ежедневно: на производстве, в охране, при сменной работе с нестабильным фактическим временем. В этом случае расчётчик вводит документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отсутствия» или «Зарплата» → «Табели» в зависимости от версии), и именно его данные, а не график, идут в расчёт.
Сравнение вариантов
Подходит офисам и организациям со стабильными графиками. Ограничение: все отклонения обязаны быть введены документами, иначе время посчитается неверно.
Подходит при фактическом учёте явок и сменной работе. Ограничение: требует ежемесячного ввода и контроля, при ошибке в документе зарплата искажается.
Данные о проходах загружаются в 1С через обработки обмена. Ограничение: нужна настройка интеграции и сверка загруженных данных.
Настройка графиков работы сотрудников
График работы — фундамент автоматического табеля. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», создайте новый график и укажите способ заполнения: по дням недели (например, пятидневка), по циклам произвольной длины (сменные графики «два через два») или по вахтовому методу. Для каждого рабочего дня задайте время начала, окончания и перерывов — программа сама посчитает продолжительность смены.
Если работа идёт в ночное время или по суммированному учёту, отметьте это в параметрах графика: включите учёт ночных и вечерних часов, укажите учётный период для суммированного учёта. После заполнения нажмите «Заполнить» — календарь графика сформируется на весь год, и его нужно проверить на совпадение с производственным календарём по праздничным дням.
График привязывается к сотруднику кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников». Если сотруднику в середине месяца поменяли график, а документ не ввели — табель посчитается по старому расписанию, и это одна из самых частых причин расхождений.
Автоматическое заполнение табеля по графику
При автоматическом способе ваш основной инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» или «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Отчёт строится по данным графиков и документов отклонений, его можно сформировать за любой месяц по организации, подразделению или конкретному сотруднику.
Чтобы табель заполнился корректно, действуйте в такой последовательности: сначала введите все кадровые документы месяца, затем все документы отсутствий, потом сформируйте Т-13 и сверьте его с ожиданиями. Только после этого запускайте «Начисление зарплаты и взносов» — документ при расчёте повременных начислений обращается к тем же данным о времени.
- 1Введите приёмы, увольнения и кадровые переводы за месяц
- 2Проверьте, что каждому сотруднику назначен актуальный график работы
- 3Зарегистрируйте отпуска, больничные, командировки и прогулы документами
- 4Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 5Сверьте фактические часы и виды времени по каждому сотруднику
- 6Только после сверки выполняйте начисление зарплаты
Ручное заполнение документа «Табель»
Если в настройках включён фактический учёт времени, создайте документ: «Зарплата» → «Табели» → «Создать». Укажите месяц, организацию и подразделение, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет список сотрудников и предварительно заполнит время по графикам с учётом введённых отсутствий. Ваша задача — откорректировать фактические явки там, где они отличаются от плана.
Время в табеле указывается буквенными кодами видов времени: «Я» — явка, «Н» — ночные часы, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка, «ПР» — прогул. Если в один день сотрудник работал и днём, и ночью, виды времени вводятся через дробь или в несколько строк с указанием часов по каждому виду. Состав доступных кодов настраивается в справочнике «Виды использования рабочего времени».
После заполнения проведите документ и сформируйте Т-13 — отчёт должен показать именно те данные, которые вы ввели вручную. Если отчёт показывает другие цифры, проверьте, нет ли за тот же период второго документа «Табель» или документов отклонений, которые перекрывают ваши данные.
Как регистрировать отклонения от графика
Каждое отклонение вводится своим документом, а не правкой табеля напрямую: отпуск — документом «Отпуск», болезнь — «Больничный лист», командировка — «Командировка», прогул — «Прогул, отсутствие» (раздел «Кадры» → «Отсутствия» или «Зарплата» → «Отсутствия»). Документ автоматически заменяет рабочее время по графику на соответствующий вид времени за указанный период.
Разовые работы сверх графика оформляются отдельно: сверхурочные — документом «Работа сверхурочно», работа в выходные и праздники — «Работа в выходные и праздничные дни». Эти документы добавляют часы к табелю и создают базу для повышенной оплаты. Вводить их нужно до расчёта зарплаты, иначе доплата не начислится.
Если отклонение введено после расчёта
Когда больничный или прогул вносят задним числом после того, как зарплата уже рассчитана, программа при следующем расчёте выполнит перерасчёт прошлого периода. Проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» нового месяца: в нём должны появиться строки со сторно или доначислением за прошлый месяц.
Проверка табеля перед расчётом зарплаты
Сформируйте Т-13 и проверьте три вещи: совпадает ли норма дней и часов с производственным календарём для данного графика, все ли отсутствия отражены правильными кодами, нет ли у сотрудников явок в дни, когда оформлен отпуск или больничный. Удобно дополнительно построить отчёт «Остатки отпусков» и «Анализ неявок» — они покажут незакрытые периоды отсутствий.
Отдельно сверьте сотрудников с неполным рабочим временем и совместителей: у них норма должна быть меньше стандартной, и оплата считается пропорционально. Если у такого сотрудника в табеле полная норма — значит, назначен не тот график.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для графика сотрудника
Норма не совпадает — проверьте назначенный график и заполнение календаря графика
Отмечены кодами ОТ, Б и др., явок в эти дни нет
В дни отсутствия стоят явки — документ отклонения не введён или не проведён
Все работающие сотрудники подразделения присутствуют, уволенные исключены с даты увольнения
Кого-то нет или уволенный тянется до конца месяца — проверьте кадровые документы
Выделены отдельными кодами с указанием часов
Сверхурочные не отражены — доплата не начислится
Частые проблемы и способы их решения
Если табель вообще не заполняется, первым делом проверьте, заполнен ли календарь графика на нужный год: откройте график и убедитесь, что дни расписаны. Вторая причина — у сотрудника нет действующего назначения графика на дату табеля, это видно в карточке сотрудника на вкладке «Трудовой договор» или через историю изменений графика.
Если Т-13 показывает верные данные, а зарплата считается неправильно, проблема обычно не в табеле, а в начислении: проверьте формулу начисления «Оплата по окладу», назначено ли оно сотруднику в плановом порядке и не стоит ли в документе расчёта ручная корректировка. Табель отвечает только за время, суммы определяются начислениями.
Удобный контрольный приём: перед расчётом зарплаты формируйте Т-13 дважды — до и после ввода всех отсутствий. Разница между двумя версиями сразу показывает, какие документы отклонений забыли ввести, и экономит время на поиске расхождений после расчёта.
FAQ
Можно ли заполнить табель за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?
Технически можно, но делать это нужно через перерасчёт текущим периодом, а не прямой правкой закрытого месяца. Изменение данных прошлого периода после сдачи отчётности приведёт к расхождениям с РСВ и 6-НДФЛ и потребует подачи уточнённых расчётов.
Почему в табеле у сотрудника пустые дни вместо явок?
Чаще всего не заполнен календарь графика работы на этот год или сотруднику не назначен график кадровым документом. Откройте график, нажмите «Заполнить» и проверьте историю назначения графика в карточке сотрудника.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» в разделе «Зарплата». В табеле появится код «РВ» с указанием отработанных часов, а при расчёте зарплаты начислится повышенная оплата или будет учтён отгул — в зависимости от выбора в документе.
Чем отличается табель от документа «Данные для расчёта зарплаты»?
«Данные для расчёта зарплаты» — универсальный механизм ввода показателей по настраиваемым шаблонам, включая табельный учёт в нетиповых ситуациях. Штатный документ «Табель» проще и предназначен именно для фактического учёта явок по кодам видов времени.
Нужно ли вводить табель, если все сотрудники на окладе и отклонений нет?
Нет. Если в настройках не включён фактический учёт времени, программа сама считает отработанное время по графикам. Отдельный документ «Табель» в такой ситуации только дублирует данные и создаёт риск расхождений.
Как выгрузить табель из системы контроля доступа в 1С?
Типовой прямой загрузки из СКУД в 1С:ЗУП нет — используются внешние обработки обмена или промежуточные файлы, которые преобразуются в документы «Табель» или «Данные для расчёта зарплаты». После любой загрузки обязательно сверяйте итоговые часы с отчётом СКУД.
Что важно запомнить
Табель в 1С:ЗУП строится на трёх опорах: правильно настроенные графики, своевременно введённые документы отклонений и сверка отчёта Т-13 до расчёта зарплаты. Ручной табель нужен только при фактическом учёте явок. Не правьте закрытые периоды напрямую — используйте перерасчёт текущим месяцем.