Как в 1С заполнить зарплату с предыдущих мест работы

Когда новый сотрудник устраивается в компанию, у него часто есть заработок у прежних работодателей, который влияет на расчёт больничных, пособий по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком. Эти суммы учитываются при определении среднего заработка за два предшествующих календарных года, поэтому внести их в программу нужно до первого расчёта пособия, иначе выплата будет занижена.

Основанием для ввода данных служит справка о сумме заработка по форме 182н, которую сотрудник получает при увольнении или запрашивает у бывшего работодателя. Без этого документа вносить суммы «с голоса» нельзя: в случае проверки фонд потребует подтверждающие документы, а необоснованные выплаты могут быть не приняты к зачёту.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрен отдельный документ «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Ниже разобран порядок работы: где найти документ, как его заполнить, как проверить, что суммы попали в расчёт, и что делать, если справки нет или данные в ней вызывают сомнения.

Когда и зачем нужно вносить заработок с прошлых мест работы

Данные о заработке у прежних работодателей нужны для расчёта среднедневного заработка при оплате листков нетрудоспособности, пособий по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребёнком. Расчётный период — два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, и в него входят все облагаемые взносами выплаты сотрудника, где бы он ни работал.

Если сотрудник проработал в вашей организации весь расчётный период, вводить ничего не требуется — программа сама возьмёт начисления из базы. Входящая справка нужна, когда человек в расчётных годах трудился у других работодателей. Без этих сумм пособие рассчитается только из ваших начислений, и сотрудник потеряет деньги.

Для обычных отпускных и командировочных справка 182н не используется: там средний заработок считается по выплатам в текущей организации за 12 месяцев. Это частая причина путаницы — документ влияет именно на пособия, оплачиваемые за счёт средств социального страхования.

Где в 1С:ЗУП находится документ для ввода справки

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата» и найдите группу «См. также» — в ней расположена ссылка «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если ссылка не видна, проверьте настройку панели навигации раздела либо откройте журнал через «Все функции» (при включённом режиме технического специалиста).

Документ также можно создать прямо из карточки сотрудника: в форме элемента справочника «Сотрудники» есть команды оформления кадровых и расчётных документов. Это удобно при приёме нового работника, когда вся информация заводится последовательно.

В более старых конфигурациях (1С:ЗУП 2.5) аналогичный документ называется «Справка другого страхователя о заработке» и находится на вкладке расчёта зарплаты. Логика заполнения та же: сотрудник, страхователь, годы и суммы.

Пошаговое заполнение входящей справки в 1С:ЗУП 3.1

Создайте новый документ из журнала «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» кнопкой «Создать». Заполните шапку: организацию, сотрудника и дату документа. Поле «Страхователь» — это прежний работодатель: выберите его из справочника контрагентов или создайте нового, указав наименование и ИНН из справки.

В табличной части укажите данные по годам в точности так, как они приведены в справке 182н: год и сумму заработка. Если в справке есть сведения о периодах временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком, внесите и их — эти дни исключаются из расчёта пособий по беременности и уходу за ребёнком, и их отсутствие исказит результат.

После заполнения проведите документ. Проводка не формирует бухгалтерских записей — она просто регистрирует суммы в регистрах, из которых затем выполняется расчёт пособий. Один документ можно отредактировать позже, если сотрудник принесёт уточнённую справку.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию и сотрудника
3. 3
   В поле «Страхователь» выберите или создайте прежнего работодателя по данным справки
4. 4
   Внесите по годам суммы заработка и исключаемые периоды из справки 182н
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном

Как проверить, что суммы попали в расчёт пособия

Самый надёжный способ проверки — создать документ «Больничный лист» по этому сотруднику и открыть расчёт среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора или соответствующая вкладка). В расшифровке должны отобразиться суммы по годам, включая строки с заработком у прежних страхователей.

Обратите внимание на ограничение предельной величиной базы для начисления взносов: программа автоматически обрезает сумму по каждому году до установленного лимита. Если в справке сумма выше лимита, в расчёт пойдёт лимит — это норма, а не ошибка.

Если больничный уже был рассчитан до ввода справки, просто перезаполните и пересчитайте документ — средний заработок обновится. Для уже выплаченных пособий потребуется доплата, которую оформляют перерасчётом в том же документе или новым документом с учётом уточнённых данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы по годам от всех страхователей

Тревожный признак

Учтены только начисления текущей организации

Сумма за год относительно лимита

Норма

Сумма из справки или ограничена предельной базой

Тревожный признак

Сумма обрезана ниже данных справки без причины

Исключаемые дни для пособий по беременности

Норма

Дни болезни и отпусков из справки учтены

Тревожный признак

Периоды из справки не внесены, расчёт завышен или занижен

Что делать, если справки 182н нет

Если сотрудник не может предоставить справку — например, прежний работодатель ликвидирован, — пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации. При этом работник вправе написать заявление о направлении запроса в Социальный фонд России (ранее — ПФР) о предоставлении сведений о заработке. В 1С:ЗУП такой запрос оформляется штатным документом «Исходящий запрос в ФСС (ПФР) о расчёте пособия» из раздела «Отчетность, справки».

После получения ответа из фонда сведения загружаются в программу, и пособие пересчитывается. Важно не вносить суммы вручную «по памяти» сотрудника или по трудовому договору с прошлого места — такие данные не имеют документального подтверждения и создают риск отказа в зачёте расходов.

Отдельная ситуация — совместительство. Если сотрудник продолжает работать у другого работодателя, он сам выбирает, у кого получать пособие, и справка 182н от «действующего» второго работодателя может не потребоваться, но нужны сведения о том, что пособие там не назначалось.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку 182нВведите документ «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и проверьте расчёт больничного

Справки нет, прежний работодатель существуетПопросите сотрудника запросить справку; до её получения пособие считается из ваших начислений

Прежний работодатель ликвидированОформите запрос в СФР по заявлению сотрудника и пересчитайте пособие после ответа

Сотрудник работал только у вас весь расчётный периодНичего вводить не нужно — программа возьмёт начисления из базы

Типичные ошибки при вводе данных о заработке

Самая распространённая ошибка — ввод сумм не из справки, а из других источников: справки 2-НДФЛ, расчётных листков, слов сотрудника. Форма 182н содержит именно облагаемый взносами заработок, который может отличаться от налоговой базы по НДФЛ, поэтому подменять документы нельзя.

Вторая ошибка — игнорирование исключаемых периодов. Если в справке указаны дни болезни или отпуска по беременности и родам, а вы внесли только суммы, расчёт пособия по беременности и родам будет неверным, потому что знаменатель формулы не уменьшится на эти дни.

Третья группа ошибок — организационная: справку вводят после расчёта и выплаты пособия и забывают сделать перерасчёт, либо создают дубли документов по одному страхователю, что приводит к задвоению сумм. Перед вводом новой справки проверьте журнал на предмет уже существующих документов по этому сотруднику.

Особые сценарии и ограничения

Если сотрудник приносит справку посреди года, а пособия уже выплачивались, закон даёт право на перерасчёт за прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки. В программе такой перерасчёт оформляется исправлением или пересчётом соответствующих документов начисления пособий.

При работе с внешними совместителями помните: заработок у других работодателей в расчётном периоде учитывается по справкам, но пособие по каждому месту работы назначается по своим правилам. Не суммируйте в одну справку данные разных страхователей — для каждого создаётся отдельный документ.

Если конфигурация доработана или используется отраслевое решение, расположение документа может отличаться. В этом случае найдите его через строку поиска в меню «Все функции» по слову «справка» либо уточните у специалиста, сопровождающего вашу базу.

Удобно заводить входящую справку сразу при приёме сотрудника на работу, не дожидаясь первого больничного. Тогда при наступлении страхового случая расчёт пройдет без срочных доработок и доплат, а скан справки можно прикрепить к документу через кнопку с изображением скрепки.

FAQ

Можно ли ввести заработок прошлых лет без справки 182н?

Нет. Основанием служит только справка 182н или сведения, полученные из СФР по официальному запросу. Данные из 2-НДФЛ, расчётных листков или со слов сотрудника для расчёта пособий не принимаются, поскольку база по взносам может отличаться.

Куда попадают суммы после проведения документа?

Суммы записываются в регистры сведений, которые программа использует при расчёте среднего заработка для пособий. Бухгалтерских проводок документ не формирует — это чисто расчётная информация.

Сотрудник принёс справку после того, как больничный уже оплачен. Что делать?

Введите входящую справку, затем пересчитайте документ «Больничный лист»: средний заработок обновится, и программа покажет сумму к доплате. Доплату отразите в ближайшей ведомости на выплату.

Нужно ли вводить справку для расчёта отпускных?

Нет. Отпускные и командировочные считаются из заработка в вашей организации за 12 месяцев, предшествующих событию. Справка 182н влияет только на пособия по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком.

Что делать, если сумма в справке больше предельной базы по взносам?

Ничего исправлять не нужно: введите сумму как в справке, а программа при расчёте автоматически ограничит её предельной величиной базы для соответствующего года. Это предусмотрено законодательством.