Как заполнить зарплатный проект в 1С Бухгалтерия 8.3

Зарплатный проект в 1С Бухгалтерия 8.3 — это связка настроек, справочников и документов, которая позволяет перечислять зарплату сотрудникам на банковские карты одним реестром вместо отдельных платёжных поручений. Когда всё настроено правильно, выплата зарплаты сводится к формированию ведомости, выгрузке файла в банк и подтверждению зачисления. Ошибки же в настройке приводят к возвратам платежей, расхождениям в учёте и ручной сверке каждой выплаты.

Материал рассчитан на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0. В ней зарплатный учёт ведётся в упрощённом виде, поэтому часть функций, привычных по «1С:Зарплата и управление персоналом», здесь отсутствует или реализована иначе. Перед началом работы убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза — форматы обмена с банками периодически меняются.

Что такое зарплатный проект и когда он нужен

Зарплатный проект — это договор между организацией и банком, по которому банк открывает сотрудникам карты и зачисляет на них зарплату по реестрам, переданным работодателем. В 1С зарплатный проект хранится как элемент одноимённого справочника и связывает организацию, банк и номер договора.

Без зарплатного проекта зарплату можно выплачивать через кассу или отдельными платёжными поручениями на карту каждого сотрудника. Это приемлемо при двух-трёх работниках, но уже при пяти и более сотрудниках реестр экономит заметное время и снижает риск ошибок в реквизитах.

Подготовка: что проверить до настройки

Перед созданием зарплатного проекта в программе убедитесь, что у вас на руках есть: номер и дата договора с банком, БИК и корреспондентский счёт банка, а также условия обмена — поддерживает ли банк прямой обмен (DirectBank) из 1С или работает только через выгрузку файлов. Эти данные обычно указаны в договоре или памятке, которую банк выдаёт при подключении.

В самой программе проверьте, что включён учёт зарплаты: раздел «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта» → закладка «Зарплата и кадры». Там же укажите способ учёта зарплаты — в 1С:Бухгалтерии или во внешней программе. Если зарплата считается во внешней программе, зарплатный проект в бухгалтерии используется ограниченно.

Также проверьте заполненность справочника «Сотрудники»: у каждого работника должны быть корректные ФИО, СНИЛС и паспортные данные — банк сверяет их при зачислении, и расхождения приводят к отказам по отдельным строкам реестра.

Контрольные точки

Готовность к настройке

Договор с банком

Норма

Номер и дата договора известны, банк подключён

Тревожный признак

Договор ещё на подписании — банк не примет реестр

Данные сотрудников

Норма

ФИО, СНИЛС, паспорт заполнены без сокращений

Тревожный признак

Пустые поля или сокращённые ФИО — риск отказа зачисления

Способ обмена

Норма

Известно, работает ли банк через DirectBank или файл

Тревожный признак

Способ не уточнён — возможны ошибки формата при выгрузке

Создание зарплатного проекта в справочнике

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Зарплатные проекты» и создайте новый элемент. Заполните поля:

• Организация — та, от имени которой заключён договор с банком;
• Банк — выберите из справочника банков; если банка нет, создайте его, указав БИК, наименование и корсчёт;
• Номер и дата договора — точно как в бумажном документе;
• Формат обмена — если банк поддерживает специфический формат, выберите его из списка; для большинства банков подходит стандартный формат.

Если у организации договоры с несколькими банками, создайте отдельный зарплатный проект для каждого. Сотрудник при этом привязывается к конкретному проекту, и в ведомости программа подставит нужный банк автоматически.

Заполнение лицевых счетов сотрудников

Лицевой счёт — это номер счёта сотрудника в зарплатном банке, на который зачисляются выплаты. Банк присылает список открытых лицевых счетов после заключения договора и выпуска карт. Внести их в программу можно двумя способами.

Ввод вручную по каждому сотруднику

Откройте карточку сотрудника (справочник «Сотрудники»), перейдите по ссылке «Лицевые счета» и создайте запись: укажите зарплатный проект и номер лицевого счёта. Способ подходит при небольшом штате и разовых изменениях — например, когда сотрудник заменил карту.

Массовое заполнение

В форме списка зарплатных проектов или в документе «Ведомость в банк» доступны команды для работы с лицевыми счетами группой сотрудников. В ряде релизов есть возможность загрузки лицевых счетов из файла, предоставленного банком. Если такой команды в вашей версии нет, счета вносятся через карточки сотрудников.

После ввода проверьте, что у всех сотрудников, которым платите через проект, лицевые счета заполнены. Сотрудник без лицевого счёта не попадёт в ведомость в банк — программа либо пропустит его, либо покажет предупреждение, в зависимости от настроек.

Формирование ведомости на выплату

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк»: раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» → «Создать». Укажите месяц начисления, зарплатный проект и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников с задолженностью по зарплате и подставит суммы.

Проверьте табличную часть перед проведением: суммы должны совпадать с расчётными данными, у всех сотрудников должны быть заполнены лицевые счета. Если кого-то нужно исключить из выплаты (например, сотрудник получает наличными), удалите строку вручную.

После проведения ведомость формирует проводки по выплате зарплаты: дебет 70 счёта и кредит 51 счёта — при условии, что в программе ведётся полноценный зарплатный учёт. Если ведомость создаётся до фактического списания денег банком, следите за датами: проводки отражаются датой документа.

1. 1
   Убедитесь, что зарплата начислена и задолженность по 70 счёту сформирована
2. 2
   Создайте документ «Ведомость в банк», укажите месяц и зарплатный проект
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы с расчётными листками
4. 4
   Проведите документ и устраните предупреждения по лицевым счетам
5. 5
   Выгрузите реестр в банк через обмен или файл
6. 6
   Получите подтверждение банка о зачислении и сверьте списание по выписке

Обмен с банком: выгрузка и подтверждение

Если банк поддерживает прямой обмен (1С:ДиректБанк), настройте его через «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с банками». После настройки реестр отправляется из ведомости по кнопке обмена, а подтверждение о зачислении загружается автоматически.

При файловом обмене используйте команду «Выгрузить» в ведомости или обработку «Обмен с банками (зарплата)» из раздела «Зарплата и кадры». Программа сформирует файл в формате банка, который затем загружается в клиент-банк. После исполнения банк возвращает файл подтверждения — загрузите его той же обработкой, чтобы зафиксировать результат зачисления.

Обязательно сверяйте итоговую сумму реестра с суммой, которую банк фактически списал по выписке. Расхождение означает, что часть строк не исполнена — банк обычно указывает причину отказа по каждой строке в подтверждении.

Проверка результата и типовые проблемы

Контроль выплаты сводится к трём точкам: остаток по 70 счёту уменьшился на сумму ведомости, выписка по расчётному счёту содержит списание на ту же сумму, подтверждение банка не содержит отказанных строк. Если все три условия выполнены — выплата прошла корректно.

Если по отдельным сотрудникам банк отказал в зачислении, сумма возвращается на расчётный счёт. В учёте это отражается как депонирование или возврат задолженности — в зависимости от методики, принятой в вашей организации. После исправления реквизитов (обычно лицевого счёта) сформируйте новую ведомость только по этим сотрудникам.

Удобно завести правило: перед каждой выплатой открывать ведомость прошлого месяца и сравнивать состав сотрудников. Новые лица без лицевых счетов и уволенные, ошибочно попавшие в реестр, выявляются такой сверкой за пару минут.

Частые вопросы

Можно ли выплачивать зарплату на карты разных банков?

Да. Создайте отдельный зарплатный проект для каждого банка и привяжите сотрудников к нужному проекту через лицевые счета. Если сотрудник хочет получать зарплату на карту стороннего банка вне зарплатного проекта, такая выплата оформляется отдельным платёжным поручением по его заявлению.

Что делать, если сотрудник не попадает в ведомость в банк?

Проверьте три вещи: заполнен ли у него лицевой счёт в выбранном зарплатном проекте, есть ли задолженность по зарплате за указанный месяц и не уволен ли он до даты выплаты. Чаще всего причина — отсутствующий лицевой счёт.

Как исправить ошибку в уже проведённой ведомости?

Если реестр ещё не отправлен в банк, отмените проведение документа, внесите исправления и проведите заново. Если реестр отправлен, сначала уточните у банка, исполнен ли он: неисполненный реестр можно отозвать, исполненный — только корректировать возвратами и новыми выплатами.

Нужно ли вести зарплатный проект, если сотрудников двое?

Формально нет — можно платить отдельными платёжными поручениями. Но настройка занимает меньше часа, а дальнейшая экономия времени и снижение риска ошибок в реквизитах оправдывают её даже для микроштатов.

Почему банк не принимает выгруженный файл?

Наиболее частые причины: выбран неподходящий формат обмена в настройках зарплатного проекта, устаревший релиз программы с неактуальным форматом, либо банк изменил требования к структуре файла. Обновите конфигурацию и уточните у банка актуальный формат реестра.

Как отразить возврат незачисленной суммы?

Банк возвращает неисполненные суммы на расчётный счёт. В программе это отражается поступлением на расчётный счёт с соответствующей аналитикой по сотруднику, а задолженность перед ним восстанавливается. После исправления реквизитов создайте новую ведомость только на эту сумму.