Как в 1С заполнить трудовую функцию в должности

Трудовая функция в карточке должности нужна для корректного формирования трудовых договоров, дополнительных соглашений и отчётности по профессиональным стандартам. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) эта информация хранится в справочнике «Должности» и связана со справочниками профстандартов и трудовых функций.

Заполнение трудовой функции становится обязательным, если организация применяет профессиональные стандарты, формирует трудовые договоры по форме с указанием функции из ЕКС/ЕТКС или участвует в отчётности, где требуется соответствие должности профстандарту. Если поле не заполнено, программа не выдаст ошибку при проведении документов, но печатные формы и аналитические отчёты будут неполными.

Ниже разобран порядок действий: где включается учёт трудовых функций, как загрузить классификаторы, как заполнить карточку должности и как проверить результат. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1; в отраслевых решениях названия команд могут немного отличаться.

Где в 1С хранится трудовая функция должности

В типовой 1С:ЗУП трудовая функция относится не к сотруднику, а к позиции штатного расписания и к должности. Это логично: функция описывает содержание работы по должности, а сотрудник лишь принимается на эту позицию. Поэтому искать поле нужно в справочнике «Должности» и в карточке позиции штатного расписания.

Трудовая функция может задаваться двумя способами: произвольным текстом (например, «Ведение первичного бухгалтерского учёта») или ссылкой на элемент справочника «Трудовые функции», который заполняется из профессиональных стандартов. Второй вариант предпочтительнее, если организация применяет профстандарты: он обеспечивает единообразие формулировок и корректную аналитику.

Подготовка: настройка учёта профстандартов

Прежде чем заполнять трудовые функции, проверьте настройки программы. Перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительная информация» либо «Настройка» → «Кадровый учёт» (в зависимости от релиза путь может отличаться) и убедитесь, что включён учёт профессиональных стандартов. Без этого справочники профстандартов и трудовых функций могут быть недоступны или пусты.

Далее загрузите классификаторы. В разделе «Настройка» или «Администрирование» найдите команду загрузки профессиональных стандартов — программа предложит загрузить данные с портала 1С или из файла. После загрузки справочники «Профессиональные стандарты» и «Трудовые функции» будут содержать актуальные формулировки.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите учёт профессиональных стандартов.
2. 2
   Загрузите классификатор профстандартов через предложенную программой команду.
3. 3
   Проверьте, что справочники «Профессиональные стандарты» и «Трудовые функции» заполнены.
4. 4
   Убедитесь, что у пользователя есть права на изменение справочника «Должности».

Как заполнить трудовую функцию в карточке должности

Откройте раздел «Кадровый учёт» → «Штатное расписание» и перейдите по ссылке на справочник «Должности» (в некоторых релизах: «Настройка» → «Должности»). Найдите нужную должность через поиск и откройте её карточку двойным щелчком.

В карточке должности найдите закладку или группу полей, связанную с профессиональными стандартами и трудовыми функциями. Укажите профстандарт (если применяется), затем выберите трудовую функцию из справочника — программа покажет только функции, относящиеся к выбранному профстандарту. Если профстандарт не применяется, введите формулировку функции текстом.

Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть». Если должность используется в позициях штатного расписания, проверьте, что в карточке позиции тоже отражаются нужные сведения — часть реквизитов наследуется из должности, часть может переопределяться на уровне позиции.

Заполнение трудовой функции в позиции штатного расписания

Если в вашей организации ведётся штатное расписание, аналогичные поля есть и в карточке позиции. Откройте «Кадровый учёт» → «Штатное расписание», найдите позицию и откройте её. Проверьте блок с профстандартом и трудовой функцией — при необходимости уточните формулировку именно для этой позиции, если она отличается от общей по должности.

Изменения в позиции штатного расписания в типовой конфигурации фиксируются документами изменения штатного расписания или изменением плановых начислений, если включён соответствующий режим учёта. Простое редактирование карточки напрямую может быть недоступно — тогда создайте документ «Изменение штатного расписания» и скорректируйте данные через него.

Как трудовая функция используется в документах

Заполненная трудовая функция подтягивается в печатные формы трудового договора и дополнительных соглашений, если шаблон настроен соответствующим образом. При приёме сотрудника на позицию с заполненной функцией формулировка автоматически попадёт в договор — это избавляет кадровика от ручного ввода и снижает риск расхождений между документами.

Также данные используются в отчётах по профстандартам: например, при анализе соответствия занимаемых должностей профессиональным стандартам и при подготовке сведений о необходимости обучения. Если трудовые функции не заполнены, такие отчёты будут пустыми или неполными.

Проверка результата и типичные ошибки

После заполнения сформируйте печатную форму трудового договора для тестового приёма сотрудника на эту позицию и убедитесь, что трудовая функция выводится корректно. Дополнительно проверьте отчёт по штатному расписанию: в расшифровке позиции должны отображаться профстандарт и функция.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Трудовые функции»

Норма

Содержит записи из загруженных профстандартов

Тревожный признак

Справочник пуст — классификатор не загружен

Карточка должности

Норма

Указаны профстандарт и трудовая функция, данные сохраняются

Тревожный признак

Поля недоступны — проверьте настройки учёта профстандартов

Печатная форма трудового договора

Норма

Трудовая функция выводится автоматически

Тревожный признак

Поле пустое — проверьте шаблон и заполнение позиции

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С?

Нет, программа не блокирует проведение документов без неё. Но если организация применяет профстандарты или использует типовые шаблоны трудовых договоров с выводом функции, незаполненное поле приведёт к пустым местам в документах и отчётах.

Чем трудовая функция отличается от наименования должности?

Наименование должности — это название позиции (например, «бухгалтер»), а трудовая функция — описание выполняемой работы (например, «ведение учёта основных средств»). В трудовом договоре по правилам ТК РФ указывается именно работа по должности с функцией.

Можно ли указать несколько трудовых функций для одной должности?

В типовой конфигурации в карточке должности указывается основная функция, а полный перечень трудовых действий обычно описывается в должностной инструкции. Если требуется несколько обобщённых функций из профстандарта, их фиксируют в тексте договора через шаблон или в дополнительных сведениях.

Почему поле трудовой функции недоступно для редактирования?

Чаще всего причина в том, что не включён учёт профессиональных стандартов в настройках кадрового учёта, либо позиция редактируется только через документ изменения штатного расписания. Проверьте настройки и попробуйте внести изменение штатным документом.

Нужно ли перезаполнять функции у действующих сотрудников?

Трудовая функция задаётся на уровне должности и позиции, поэтому менять документы сотрудников не требуется. Но если формулировка функции существенно изменилась, для действующих работников может понадобиться дополнительное соглашение к трудовому договору — это кадровый вопрос, а не технический.

Где взять формулировки трудовых функций?

Основной источник — профессиональные стандарты и квалификационные справочники (ЕКС, ЕТКС). В 1С они доступны после загрузки классификатора; также допустимо сформулировать функцию вручную на основе должностной инструкции.