Другое · 11 мин
Как в 1С заполнить стаж для больничных листов
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии указать страховой стаж сотрудника для расчета больничного: куда внести данные, как учесть перерывы, проверить процент оплаты и исправить ошибки.
Страховой стаж напрямую определяет процент оплаты больничного: при стаже до 5 лет пособие составляет 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Если стаж в 1С не заполнен или заполнен неверно, программа рассчитает пособие по минимальному проценту или вообще оставит поле процента пустым, и сотрудник получит меньше положенного.
Данные о стаже заносятся один раз — при приеме сотрудника на работу или при первом расчете больничного. Дальше программа автоматически увеличивает стаж по мере работы в организации. Проблемы возникают обычно в трех случаях: стаж не внесли при кадровом переводе данных, стаж посчитан с даты приема без учета прошлых мест работы, либо не указаны периоды, которые в стаж не входят, но влияют на непрерывность.
Ниже разобраны конкретные шаги для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также типичные ошибки и способы проверить, что расчет выполнен правильно.
Где хранится стаж в 1С и как программа его использует
В типовых конфигурациях 1С страховой стаж — это реквизит физического лица или сотрудника, который состоит из двух частей: стажа, заработанного до приема в вашу организацию, и стажа, накопленного во время работы у вас. При расчете больничного программа складывает обе части на дату начала нетрудоспособности и определяет процент оплаты.
Важно понимать: если в карточке сотрудника стаж не заполнен, 1С не «угадает» его по трудовой книжке и не подтянет из ПФР. Программа посчитает стаж только с даты приема в вашу организацию, что почти всегда занижает процент оплаты. Поэтому заполнение стажа — обязательный шаг при заведении нового сотрудника, наравне с указанием оклада и графика работы.
Отдельно хранятся сведения о стаже для целей больничного и о стаже для пенсионного учета (СЗВ-СТАЖ, персонифицированные сведения). Это разные данные: стаж для больничных включает периоды работы по трудовым договорам, госслужбу и иные периоды по правилам исчисления страхового стажа, и заполняется он вручную в карточке сотрудника.
Заполнение стажа в 1С:ЗУП 3.1
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите нужного человека. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в шапке формы. Откроется форма с данными о трудовой деятельности, где есть кнопка «Стажи» — именно она ведет к нужному списку.
В списке стажей добавьте строку с видом стажа «Страховой стаж для оплаты больничных листов». Укажите дату отсчета — обычно это дата приема сотрудника в вашу организацию — и количество лет, месяцев и дней стажа, накопленного до этой даты. Данные берутся из трудовой книжки, справок с предыдущих мест работы или сведений о трудовой деятельности, которые предоставил сотрудник.
После сохранения программа будет автоматически прибавлять к указанному значению время работы у вас. Например, если при приеме указан стаж 6 лет 3 месяца, а сотрудник проработал у вас еще 2 года, при расчете больничного 1С покажет стаж 8 лет 3 месяца и применит 100% оплату.
- 1Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники
- 2Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в шапке карточки
- 3Нажмите кнопку «Стажи» и добавьте строку с видом «Страховой стаж для оплаты больничных листов»
- 4Укажите дату отсчета (дату приема) и стаж в годах, месяцах, днях по документам сотрудника
- 5Запишите карточку и проверьте расчет на тестовом больничном листе
Заполнение стажа в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации механизм проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника. В карточке найдите раздел или ссылку «Стаж» (в зависимости от релиза она может называться «Страховой стаж»). Укажите стаж на дату приема в годах, месяцах и днях.
Если сотрудник уже работает давно, а стаж не был заполнен, можно указать его на текущую дату целиком — программа при расчете больничного возьмет значение, актуальное на дату начала нетрудоспособности. Главное — пересчитать стаж по документам, а не просто взять период работы у вас.
Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии нет отдельного списка видов стажа, как в ЗУП. Поле одно, и оно используется именно для расчета пособий. Если ведете расчет зарплаты в Бухгалтерии, а отчетность по персональным данным — в другой программе, следите, чтобы стаж для больничного не путался с пенсионным стажем.
Какие периоды включать, а какие нет
В страховой стаж для больничного включаются периоды работы по трудовому договору, государственная и муниципальная служба, а также иные периоды, предусмотренные правилами подсчета страхового стажа: служба в армии, в правоохранительных органах и ряд других. Периоды работы по договорам ГПХ учитываются только при соблюдении определенных условий — здесь лучше свериться с действующими правилами подсчета стажа, так как порядок менялся.
Не включаются в стаж периоды, когда человек не работал и взносы за него не уплачивались: время без работы, отпуск без сохранения зарплаты сам по себе стаж не прерывает, но и не увеличивает. Если у сотрудника были перерывы, стаж считается суммарно — складываются все подтвержденные периоды, а не только непрерывный последний.
Данные берите из трудовой книжки, электронных сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), справок с предыдущих мест работы. Если сотрудник не может подтвердить часть стажа документально, в 1С заносите только подтвержденные периоды — неподтвержденный стаж при проверке СФР может стать основанием для отказа в зачете расходов на пособие.
Проверка расчета больничного после заполнения стажа
После внесения стажа создайте или пересчитайте документ «Больничный лист» (в ЗУП: «Зарплата» → «Больничные листы»). На закладке «Оплата» или в шапке документа проверьте поле «Стаж» и процент оплаты. Значение должно соответствовать вашему ручному подсчету: сложите стаж до приема и период работы в организации на дату начала болезни.
В ЗУП 3.1 в документе «Больничный лист» стаж показывается с расшифровкой: программа пишет, сколько лет, месяцев и дней учтено. Если цифра не совпадает с ожидаемой, вернитесь в карточку сотрудника и проверьте дату отсчета стажа — частая ошибка, когда дату отсчета указывают не датой приема, а текущей датой, из-за чего период работы в организации задваивается или теряется.
Также проверьте, что в больничном правильно определен средний заработок: процент от стажа применяется к среднедневному заработку, и если заработок рассчитан с ошибкой, правильный стаж не спасет итоговую сумму.
Как проверить результат
60%, 80% или 100% соответствует суммарному стажу на дату начала болезни
Процент ниже ожидаемого или поле стажа пустое
Стаж = стаж до приема + период работы в организации
Учтен только период работы в вашей организации
Совпадает с ручным расчетом: среднедневной заработок × процент × дни
Сумма меньше ручного расчета при корректном заработке
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространенная ошибка — стаж вообще не внесен в карточку. Вторая по частоте — указан стаж без учета предыдущих мест работы, то есть просто скопирован период работы в текущей организации. Третья — неверная дата отсчета, из-за которой программа дублирует или обрезает периоды.
Если больничный уже рассчитан и выплачен с неверным стажем, порядок исправления такой: сначала исправьте стаж в карточке сотрудника, затем откройте документ «Больничный лист» и пересчитайте его (кнопка «Исправить» или повторный расчет, в зависимости от того, закрыт ли период). Если период закрыт и зарплата выплачена, создайте документ-исправление, чтобы доплата корректно отразилась в учете и отчетности.
Особые ситуации: совместители, вновь принятые, ЭЛН
Внешние совместители
Для внешнего совместителя стаж заполняется так же, как для основного сотрудника, — по документам, которые он предоставил. Пособие совместителю рассчитывается по общим правилам с учетом его суммарного страхового стажа, а не только стажа работы по совместительству.
Сотрудник принят, а документы о стаже еще не предоставил
Если больничный нужно рассчитать до получения подтверждающих документов, заполните стаж по имеющимся данным (хотя бы по записям в трудовой книжке). Когда сотрудник принесет справки или выписку СТД-Р, скорректируйте стаж в карточке и при необходимости пересчитайте пособие. Оставлять поле пустым хуже, чем заполнить его частично.
Электронные больничные (ЭЛН)
При работе с электронными листками нетрудоспособности стаж по-прежнему берется из карточки сотрудника в 1С — ЭЛН из СФР данные о стаже не содержит. Поэтому переход на электронные больничные не отменяет необходимости вести стаж в программе вручную.
FAQ
Что делать, если сотрудник работает давно, а стаж в 1С никогда не заполняли?
Посчитайте суммарный стаж по трудовой книжке и справкам на дату приема в организацию, внесите его в карточку с этой датой отсчета. Программа автоматически добавит период работы у вас. Проверьте все ранее рассчитанные больничные за текущий период — возможно, их нужно пересчитать и доплатить.
Нужно ли включать в стаж службу в армии?
Да, периоды военной службы включаются в страховой стаж для оплаты больничных на основании военного билета или соответствующих документов. Добавьте эти периоды к общему стажу при заполнении карточки сотрудника.
Почему в больничном стаж отображается без учета последних месяцев работы?
Проверьте, проведены ли документы приема на работу и нет ли в карточке стажа с датой отсчета позже даты приема. Также убедитесь, что стаж указан именно для вида «Страховой стаж для оплаты больничных листов», а не в другом виде стажа.
Как заполнить стаж, если у сотрудника несколько мест работы и он приносит справки частями?
Вносите подтвержденные периоды по мере поступления документов, каждый раз корректируя значение стажа в карточке. При пересчете больничного программа возьмет актуальное на дату болезни значение. Неподтвержденные периоды лучше не включать до получения документов.
Влияет ли стаж на оплату больничного по уходу за ребенком?
Да, страховой стаж влияет и на пособие по уходу за больным ребенком, но правила отличаются: при амбулаторном лечении часть дней оплачивается с учетом стажа, а последующие — в размере 50% среднего заработка. Стаж в карточке сотрудника используется тот же самый, программа применяет нужные правила автоматически по виду больничного.
Можно ли загрузить стаж из ПФР или СФР автоматически?
Типовая 1С не подтягивает страховой стаж для больничных из фонда автоматически — данные вносятся вручную по документам сотрудника. Из фонда можно получить сведения о трудовой деятельности, которые помогут подтвердить и посчитать стаж, но в карточку их вносит кадровик или расчетчик.
Что важно запомнить
Стаж для больничных заполняется один раз в карточке сотрудника на дату приема — дальше 1С досчитывает его сама. Берите данные только из подтверждающих документов, проверяйте процент оплаты в каждом больничном и не забывайте пересчитывать документ после исправления стажа.