Как заполнить штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом — это основа кадрового учёта: без него нельзя корректно оформить приём сотрудника на работу, перевод и начисление зарплаты по окладу. Программа хранит историю изменений штатки, позволяет планировать фонд оплаты труда и автоматически подставляет условия оплаты в кадровые документы.

Перед заполнением важно понять, что штатное расписание в ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а система справочников и документов: подразделения, должности, позиции штатного расписания и документы их изменения. Ошибка на этом этапе тянется дальше — в приёмы на работу, расчёт зарплаты и отчётность.

Ниже разобран порядок заполнения штатного расписания в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: от включения функциональности до утверждения, изменения окладов и проверки результата. Отдельные замечания касаются 1С:Бухгалтерии, где механизм устроен проще.

Где находится штатное расписание и как включить функциональность

По умолчанию ведение штатного расписания в ЗУП может быть отключено. Чтобы включить его, откройте раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания». Установите флаг «Ведется штатное расписание» и при необходимости дополнительные опции: история изменений, вилка окладов, использование разрядов и категорий.

Включение истории изменений — практически обязательная настройка: без неё программа не запомнит, какая ставка и оклад действовали на прошлые даты, и корректный перерасчёт задним числом станет невозможен. Если организация уже ведёт учёт в программе и штатка отключена, включайте историю до ввода первых позиций.

После включения функциональности рабочее место появится в разделе «Кадры» — «Штатное расписание». Здесь отображается дерево подразделений с позициями, количеством ставок, занятыми ставками и текущими условиями оплаты.

Подготовка справочников: подразделения и должности

Штатное расписание строится на двух справочниках. Первый — «Подразделения» (раздел «Настройка» — «Подразделения» или «Кадры» — «Подразделения»). Создайте структуру организации с нужной иерархией: родительские подразделения и вложенные отделы. Для каждого подразделения можно указать руководителя, дату создания и расформирования.

Второй справочник — «Должности» («Настройка» — «Должности»). Здесь задаётся наименование должности, а при необходимости — краткое наименование для печатных форм, категория персонала и класс условий труда по спецоценке. Не путайте должность и позицию штатного расписания: должность — справочное значение, а позиция — связка «подразделение + должность» с конкретным количеством ставок и оплатой.

Заполняйте справочники заранее и без дублей. Дубли должностей («Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам (1)») ломают отчёты и мешают контролю занятых ставок.

Как создать позицию штатного расписания

Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать позицию» либо создайте позиции через документ «Изменение штатного расписания», если ведётся история. В карточке позиции укажите подразделение и должность — программа сформирует наименование автоматически, но его можно отредактировать.

Далее заполните ключевые параметры:

• Количество ставок — можно указать дробное значение, например 0,5 или 1,5;
• Дата утверждения — с какого числа позиция действует;
• Начисления — табличная часть с видами расчёта: оклад по дням, районный коэффициент, надбавки;
• Размер оплаты — оклад или вилка «от–до», если включена соответствующая настройка;
• График работы — ссылка на график работы сотрудников, если он отличается от общего.

Ежемесячная оплата по позиции рассчитывается автоматически как сумма начислений — это значение используется в отчётах по ФОТ. Проверяйте его после заполнения: если вместо ожидаемой суммы стоит ноль, скорее всего, не заполнен размер начисления или выбран неверный вид расчёта.

1. 1
   Включите штатное расписание в настройках кадрового учёта
2. 2
   Создайте подразделение и должность в справочниках
3. 3
   Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать позицию»
4. 4
   Укажите подразделение, должность, количество ставок и дату утверждения
5. 5
   Заполните таблицу начислений и размер оклада
6. 6
   Запишите позицию и проверьте ежемесячный ФОТ по ней

Утверждение и изменение штатного расписания документами

При включённой истории изменений позиции утверждаются документом «Утверждение штатного расписания» («Кадры» — «Штатные расписания» или журнал «Все кадровые документы»). В документе укажите номер приказа и дату, по кнопке «Подбор» или «Заполнить» добавьте позиции, которые вводятся в действие.

Любые последующие корректировки — изменение оклада, количества ставок, закрытие позиции — оформляются документом «Изменение штатного расписания». Не редактируйте карточку позиции напрямую «задним числом»: это перезапишет историю, и расчёты прошлых периодов могут измениться.

Для массового повышения окладов удобнее документ «Изменение плановых начислений» или «Изменение оплаты труда», который одновременно изменит условия в штатном расписании и у сотрудников. Но помните: кадровые документы сотрудников должны соответствовать штатке, иначе возникнут расхождения в отчётах.

Проверка результата и печать формы Т-3

После заполнения проверьте штатное расписание отчётами. Основные находятся в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты»: «Штатное расписание (Т-3)», «Штатная расстановка», «Остатки штатных единиц». Отчёт «Штатная расстановка» показывает, кто из сотрудников занимает какие ставки, а «Остатки штатных единиц» — свободные вакансии.

Унифицированная форма Т-3 формируется кнопкой «Печать» из списка штатного расписания или одноимённым отчётом. Убедитесь, что в настройках организации заполнены данные для подписи: руководитель и главный бухгалтер подставляются в форму из ответственных лиц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество ставок и занятых ставок

Норма

Занято не больше, чем утверждено; вакансии видны в отчёте «Остатки штатных единиц»

Тревожный признак

Отрицательные остатки ставок или сотрудники «вне штатки»

Ежемесячный ФОТ по позиции

Норма

Сумма совпадает с ожидаемым окладом с учётом надбавок

Тревожный признак

Нулевой или заниженный ФОТ при заполненных начислениях

Форма Т-3

Норма

Все позиции выведены с датами, окладами и подписями

Тревожный признак

Пустые графы оклада, отсутствуют подписи ответственных лиц

Особенности штатного расписания в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 штатное расписание существует в упрощённом виде и доступно, если в настройках зарплаты выбран учёт по штатному расписанию. Позиции создаются в разделе «Зарплата и кадры» — «Штатное расписание» с указанием подразделения, должности, количества ставок и оклада. Истории изменений и вилки окладов здесь нет — изменение оклада фиксируется новой записью с датой.

Если организации нужны кадровые приказы, история изменений, вилки окладов и контроль ставок, Бухгалтерии недостаточно — эти задачи решает ЗУП. Переход между программами в середине расчётного года требует аккуратного переноса остатков, поэтому выбор конфигурации лучше делать до начала ведения учёта.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полноценное штатное расписание: история, вилки окладов, документы утверждения и изменения, контроль ставок. Подходит организациям с кадровым учётом и расчётом зарплаты.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённая штатка без истории и сложных начислений. Подходит небольшим организациям, где зарплата считается в бухгалтерской программе.

Внешняя печатная форма без штатки

Т-3 ведётся в Word или Excel, а в 1С только приёмы. Минус: нет контроля ставок и автоматической подстановки окладов.

Типичные ошибки при заполнении

Чаще всего проблемы возникают не из-за интерфейса, а из-за методологии. Ниже собраны ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Ещё один источник проблем — разнобой между штатным расписанием и кадровыми документами. Если сотрудник принят на 0,5 ставки, а в штатке позиция на полную ставку, отчёт по остаткам покажет несуществующую вакансию. Сверяйте штатную расстановку с фактическими приёмами хотя бы раз в квартал.

Перед массовым вводом штатного расписания удобно выгрузить текущую структуру в таблицу, сверить с приказом руководства и только потом вносить в программу. Исправлять десятки позиций после утверждения документом долго, а ошибки в датах утверждения потом всплывают при расчёте среднего заработка.

Частые вопросы

Можно ли заполнить штатное расписание загрузкой из Excel?

В типовой ЗУП штатной обработки загрузки штатки из Excel нет. Позиции вводятся вручную или через документы утверждения. Для большого объёма используют обработку «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС или создают позиции автоматически по данным уже принятых сотрудников с последующей ручной проверкой.

Как изменить оклад в штатном расписании с определённой даты?

Создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой, выберите позицию и укажите новый размер начисления. Затем оформите изменение плановых начислений сотрудникам, занимающим эту позицию, — иначе их расчёт останется по старому окладу.

Что делать, если сотрудник принят, а позиции в штатке нет?

Создайте позицию с датой утверждения не позже даты приёма, затем откройте документ приёма и привяжите сотрудника к позиции штатного расписания. Проверьте, что количество ставок позволяет занять ставку, — при нехватке увеличьте число ставок документом изменения.

Как закрыть (расформировать) позицию?

Убедитесь, что все сотрудники переведены или уволены, затем оформите документ «Изменение штатного расписания» и укажите дату закрытия позиции. Закрытая позиция перестаёт предлагаться при приёме, но остаётся в истории для отчётов за прошлые периоды.

Почему в форме Т-3 не выводится оклад по позиции?

Наиболее вероятные причины: не заполнен размер начисления в табличной части позиции, позиция создана без утверждающего документа при включённой истории, либо дата формирования отчёта раньше даты утверждения позиции. Проверьте карточку позиции и документ «Утверждение штатного расписания».

Нужно ли вести штатное расписание, если в организации пять сотрудников?

Формально штатное расписание обязательно для работодателя независимо от численности. В программе при малом штате можно вести упрощённый вариант — в ЗУП без истории изменений или в Бухгалтерии. Но включённая штатка упрощает приёмы и контроль окладов даже в микроорганизации.