Как занести зарплатный проект в 1С

Зарплатный проект в 1С — это связка программы с банком, через который организация выплачивает зарплату сотрудникам на карты. После того как проект занесён, ведомости на выплату формируются с указанием банка, а реестры перечислений выгружаются в банк напрямую из программы или через файл. Без корректно настроенного зарплатного проекта придётся вручную переносить данные о сотрудниках и суммах в клиент-банк, что повышает риск ошибок в реквизитах и суммах.

Настройка выполняется один раз для каждого банка, с которым заключён договор, и дальше сводится к актуализации лицевых счетов сотрудников. Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП) как основной инструмент расчёта зарплаты, отдельно описаны особенности 1С:Бухгалтерии, где зарплатные проекты тоже поддерживаются.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть договор с банком на зарплатный проект, известны номер и дата договора, а у сотрудников открыты лицевые счета в этом банке. Без этих данных заполнить карточку проекта корректно не получится.

Что подготовить перед занесением зарплатного проекта

Для корректной настройки потребуются данные из договора с банком: наименование банка, БИК, номер и дата договора на зарплатный проект, а также расчётный счёт организации, с которого будут идти перечисления. Эти сведения указываются в карточке проекта и попадают в печатные и выгружаемые реестры, поэтому ошибка в них приведёт к отказу банка в обработке файла.

Второй блок подготовки — лицевые счета сотрудников. Банк при заключении договора обычно передаёт реестр открытых счетов в электронном виде. В 1С:ЗУП такой файл можно загрузить автоматически, не внося каждый счёт вручную. Если реестра нет, счета вводятся по каждому сотруднику индивидуально.

Также заранее уточните формат обмена с банком: одни банки принимают универсальный XML-файл, другие требуют собственный формат, третьи поддерживают прямой обмен через сервис 1С:ДиректБанк. От этого зависит, какие настройки обмена понадобятся на последующих шагах.

Где в 1С находится настройка зарплатных проектов

В 1С:ЗУП 3.1 список зарплатных проектов открывается через раздел «Выплаты» → «Зарплатные проекты». Также ссылка доступна из карточки организации на закладке, связанной с выплатой зарплаты. В списке может быть несколько проектов, если организация работает с разными банками или у подразделений отдельные договоры.

В 1С:Бухгалтерии 8 зарплатные проекты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Зарплатные проекты» (в некоторых интерфейсах — через «Справочники и настройки»). Логика заполнения аналогична, но состав полей чуть уже, поскольку кадровый учёт в Бухгалтерии упрощён.

Если нужного раздела не видно, проверьте права пользователя: работа с зарплатными проектами требует роли расчётчика или кадровика-расчётчика. Также в настройках функциональности должна быть включена ведение расчётов с персоналом.

Пошаговое создание карточки зарплатного проекта

Откройте список зарплатных проектов и нажмите «Создать». Заполните поля карточки: организация (если в базе их несколько), банк — выбирается из классификатора банков по БИК, номер и дата договора с банком. Наименование проекта программа обычно формирует автоматически, но его можно изменить для удобства, например «Сбербанк — основной».

Дополнительно укажите отделение банка, если оно требуется для реестров, и валюту проекта — по умолчанию рубли. В ЗУП можно задать способ зачисления (например, использование обмена электронными документами) и признак, что проект является основным для организации: тогда он будет подставляться в документы по умолчанию.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка проекта появится в списке, и её можно будет выбирать в документах выплаты и в карточках сотрудников.

1. 1
   Откройте «Выплаты» → «Зарплатные проекты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и банк по БИК из классификатора
3. 3
   Введите номер и дату договора с банком
4. 4
   При необходимости настройте обмен электронными документами с банком
5. 5
   Запишите карточку и проверьте её появление в списке

Как привязать сотрудников и внести лицевые счета

Есть два способа указать, что сотрудник получает зарплату через зарплатный проект. Первый — массовый: в ЗУП используется документ «Изменение зарплатного проекта» (раздел «Выплаты» или «Кадры»), где списком выбираются сотрудники, указывается проект и вводятся лицевые счета. Второй — индивидуальный: в карточке сотрудника на закладке «Выплаты, учёт затрат» выбирается способ выплаты «Через зарплатный проект», указывается проект и номер лицевого счёта.

Если банк передал файл с открытыми счетами, воспользуйтесь загрузкой: в списке зарплатных проектов или в документе изменения есть команда загрузки лицевых счетов из файла. Программа сопоставит сотрудников по ФИО и, при совпадении, проставит счета автоматически. Записи, которые не удалось сопоставить, проверьте вручную — чаще всего расхождения возникают из-за разного написания фамилий или отсутствия отчества.

Для новых сотрудников, у которых счёт ещё не открыт, в ЗУП есть механизм заявок на открытие лицевых счетов: программа формирует реестр в банк, банк открывает счета и возвращает файл с результатом. Это удобнее, чем собирать анкеты на бумаге.

Формирование ведомости и выгрузка реестра в банк

После настройки проекта выплата оформляется документом «Ведомость в банк» (в ЗУП — «Ведомость на счета»). В шапке документа выбирается зарплатный проект, и при заполнении по кнопке «Заполнить» в табличную часть попадают только сотрудники, привязанные к этому проекту, с их лицевыми счетами. Сотрудники без счёта в таблицу не попадут — это сигнал проверить карточки.

Выгрузка реестра выполняется из проведённой ведомости: либо через команду «Выгрузить файл» с сохранением XML и последующей загрузкой в клиент-банк, либо через прямой обмен, если он настроен. При прямом обмене реестр уходит в банк из 1С без промежуточного файла, а статус исполнения возвращается обратно в программу.

После зачисления средств банком не забудьте отразить факт выплаты: в ЗУП подтверждение оплаты ведомости влияет на регистрацию дохода для НДФЛ. Если ведомость не подтверждена, дата получения дохода в отчётности по НДФЛ может определиться неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение ведомости

Норма

В ведомость попали все сотрудники проекта с 20-значными лицевыми счетами

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует или счета пустые/не той длины

Выгрузка реестра

Норма

Файл создан без ошибок, банк принял его без замечаний

Тревожный признак

Банк отклоняет файл с ошибкой формата или реквизитов

Подтверждение выплаты

Норма

Ведомость отмечена как оплаченная, дата выплаты корректна

Тревожный признак

Ведомость висит неподтверждённой, НДФЛ считается с неверной датой

Особенности для 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки

В 1С:Бухгалтерии 8 зарплатный проект создаётся в разделе «Зарплата и кадры», лицевые счета указываются в карточке сотрудника в поле «Лицевой счёт» при выбранном способе выплаты «На счёт в банке». Ведомость оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» с видом «На счета в банк». Массовой загрузки счетов из файла банка в типовой Бухгалтерии может не быть — при большом штате счета вводятся вручную или через обработки.

Наиболее частые ошибки при работе с зарплатными проектами одинаковы в обеих конфигурациях. Их удобно свести в список, чтобы проверить себя до отправки реестра в банк.

Ещё одна ситуация — смена банка. В этом случае создаётся новый зарплатный проект, документом «Изменение зарплатного проекта» сотрудники переводятся на него с даты перехода, а старый проект не удаляется, чтобы сохранить историю прошлых ведомостей.

Перед первой реальной выплатой через новый проект отправьте в банк тестовый реестр на одного-двух сотрудников или согласуйте формат файла с поддержкой банка. Это дешевле, чем исправлять отклонённый реестр на весь штат в день зарплаты.

FAQ по зарплатным проектам в 1С

Можно ли вести несколько зарплатных проектов одновременно?

Да. В 1С можно создать любое количество проектов — по разным банкам или по разным договорам с одним банком. Каждый сотрудник привязывается к конкретному проекту, а при формировании ведомости выбирается нужный. Один из проектов можно назначить основным, чтобы он подставлялся по умолчанию.

Что делать, если сотрудник хочет получать зарплату на свою карту другого банка?

По заявлению сотрудника зарплату можно перечислять в любой банк. В карточке сотрудника вместо зарплатного проекта указывается способ выплаты через банк с ручным вводом реквизитов счёта, а суммы по таким сотрудникам перечисляются отдельными платёжными поручениями, а не реестром.

Нужно ли заново заводить проект при смене расчётного счёта организации?

Как правило, достаточно обновить расчётный счёт в карточке организации или в настройках проекта, если счёт указан там отдельно. Но если банк переоформил договор зарплатного проекта с новым номером, корректнее создать новый проект и перевести на него сотрудников, чтобы реквизиты в реестрах соответствовали действующему договору.

Почему банк отклоняет выгруженный из 1С файл?

Чаще всего причины — несовпадение формата файла с требованиями банка, ошибки в номере договора, неверный БИК или лицевые счета неправильной длины. Сверьте формат выгрузки с требованиями банка, обновите классификатор банков и проверьте реквизиты договора в карточке проекта.

Как перенести сотрудников в новый зарплатный проект массово?

В ЗУП используйте документ «Изменение зарплатного проекта»: подберите сотрудников списком или по подразделению, укажите новый проект и дату перехода, затем загрузите лицевые счета из файла нового банка или введите их вручную. Старый проект удалять не нужно — по нему останутся исторические ведомости.

Влияет ли зарплатный проект на расчёт НДФЛ и отчётность?

Сам проект на расчёт налога не влияет, но влияет подтверждение оплаты ведомости: от него зависит дата фактического получения дохода, которая попадает в отчётность по НДФЛ. Поэтому после зачисления средств банком ведомость необходимо подтвердить фактической датой выплаты.