Другое · 10 мин
Как занести учебный отпуск в 1С
Как оформить учебный отпуск в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание документа, настройка вида отпуска, оплата, отражение в табеле и расчётном листке.
Учебный отпуск оформляется, когда сотрудник совмещает работу с получением образования и предоставляет справку-вызов из учебного заведения. В программах 1С для этого предусмотрены отдельные документы, которые одновременно фиксируют отсутствие сотрудника и при необходимости начисляют оплату за дни отпуска.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть специализированный документ «Учебный отпуск», а в 1С:Бухгалтерии отсутствие обычно отражается документом «Отпуск» или «Отсутствие» с ручной настройкой начисления. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка результата и типичные ошибки.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть основание — справка-вызов по установленной форме, и что приказ на отпуск подписан. Программа не проверяет законность отпуска, она лишь отражает введённые данные, поэтому ответственность за корректность периода и оплаты лежит на кадровике и расчётчике.
Что проверить перед оформлением учебного отпуска
До ввода документа подготовьте основание: справку-вызов из учебного заведения, в которой указаны период отпуска и его тип — сессия, итоговая аттестация, подготовка диплома. От типа зависит, оплачивается отпуск или предоставляется без сохранения заработка.
Проверьте, что в карточке сотрудника корректно заполнены данные для расчёта среднего заработка: он понадобится, если отпуск оплачиваемый. Если сотрудник принят недавно и расчётной базы не хватает, программа рассчитает средний заработок из имеющихся данных — это нужно контролировать вручную.
Также убедитесь, что период отпуска не пересекается с уже введёнными документами отсутствий: ежегодным отпуском, больничным, командировкой. При пересечении программа выдаст предупреждение или вовсе не проведёт документ.
Как занести учебный отпуск в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом учебный отпуск оформляется одноимённым документом. Откройте раздел «Кадры» → «Учебные отпуска» (или «Зарплата» → «Учебные отпуска») и нажмите «Создать».
В документе укажите организацию, сотрудника и период отпуска по справке-вызову. Поле «Тип отпуска» определяет оплату: выберите оплачиваемый учебный отпуск (начисление по среднему заработку) или отпуск без оплаты. Если документ должен начислить оплату, установите флажок расчёта отпускных — на вкладке «Начислено» появится расчёт по среднему заработку.
Проверьте расчёт среднего заработка по ссылке в документе: программа покажет расчётный период и учтённые суммы. Если сотруднику положены доплаты или нужно скорректировать базу, это делается здесь же. После проверки нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Кадры» → «Учебные отпуска» → «Создать»
- 2Укажите организацию, сотрудника и период по справке-вызову
- 3Выберите тип отпуска: оплачиваемый или без сохранения зарплаты
- 4Проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Начислено»
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
- 6Проверьте отражение в табеле и расчётном листке
Если документа «Учебный отпуск» нет в меню
Видимость документа зависит от настроек функциональности. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что включён учёт отсутствий и учебных отпусков. В некоторых конфигурациях документ доступен только при включённом кадровом учёте в полном объёме.
Как оформить учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа для учебного отпуска. Оплачиваемый отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска»), а неоплачиваемый — документом «Отсутствие» или через начисление с нулевой суммой, в зависимости от версии программы.
Если в документе «Отпуск» нет подходящего вида расчёта, создайте новое начисление: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления». Укажите способ расчёта «По среднему заработку», назначение «Учебный отпуск», код дохода для НДФЛ (отпускные) и настройки страховых взносов аналогично обычным отпускным.
Для неоплачиваемого учебного отпуска создайте начисление с нулевым результатом или используйте вид расчёта «Отсутствие без оплаты», чтобы дни корректно попали в табель и уменьшили норму рабочего времени.
Сравнение вариантов оформления
Полноценное оформление: приказ, расчёт среднего заработка, табель. Подходит для всех случаев, требует включённой функциональности.
Подходит для оплачиваемого учебного отпуска. Может потребоваться создать отдельный вид начисления.
Для учебного отпуска без сохранения заработка. Оплата не начисляется, отражается только отсутствие в табеле.
Настройка вида начисления для учебного отпуска
Корректная настройка начисления критична для налогов и отчётности. Для оплачиваемого учебного отпуска укажите: способ расчёта — по среднему заработку за календарные дни, код дохода НДФЛ — как для отпускных (код 2012), обложение страховыми взносами — полностью.
Для неоплачиваемого отпуска начисление должно только фиксировать отсутствие: результат равен нулю, вид времени для табеля — соответствующее буквенное обозначение (например, «УД» для неоплачиваемого учебного отпуска, «У» — для оплачиваемого). Обозначения влияют на форму Т-13.
В ЗУП типовые начисления уже настроены, но если вы создавали свои виды расчёта, сверьте настройки с типовым «Отпуск учебный оплачиваемый»: расхождения в кодах дохода приведут к ошибкам в 6-НДФЛ.
Проверка результата: табель, расчётный листок, отчёты
После проведения документа сформируйте табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Табель» в ЗУП или отчёт «Табель» в Бухгалтерии). Дни учебного отпуска должны быть отмечены соответствующим кодом («У» или «УД»), а рабочие дни за пределами отпуска — стандартно.
Затем откройте расчётный листок сотрудника за месяц: там должна появиться строка с оплатой учебного отпуска (при оплачиваемом) и не должно быть начисления оклада за дни отсутствия. Если оклад начислен за полный месяц — документ отсутствия не учтён, проверьте даты и проведение.
При оплачиваемом отпуске дополнительно проверьте, что отпускные попали в ведомость на выплату и в расчёт НДФЛ. Учебные отпускные облагаются НДФЛ и взносами так же, как ежегодные.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом «У» или «УД», остальные дни — рабочие
Дни отпуска стоят как рабочие или как неявка по невыясненной причине
Есть строка оплаты учебного отпуска, оклад уменьшен на дни отсутствия
Оклад начислен полностью или оплата отпуска отсутствует
Отпускные отражены с кодом дохода 2012
Сумма попала под код зарплаты или не отражена
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление учебного отпуска как обычного ежегодного. Это искажает стаж для ежегодного отпуска, остатки отпусков и статистическую отчётность. Всегда используйте специальный вид отпуска или начисления.
Вторая ошибка — неверный период: справка-вызов указывает точные даты, и выход за их пределы означает неоправданную оплату. Сверяйте даты в документе со справкой до проведения.
Третья группа ошибок связана с расчётом среднего заработка: если перед отпуском были премии или повышение оклада, проверьте, что они корректно учтены в базе. При сомнениях расшифруйте расчёт среднего заработка прямо из документа.
Особые ситуации: пересечения и совместители
Если учебный отпуск пересекается с ежегодным, ежегодный отпуск должен быть прерыван или перенесён по согласованию с сотрудником — программа сама этого не сделает. В ЗУП оформите отзыв из отпуска или введите учебный отпуск с корректировкой дат ежегодного.
Внутренним совместителям учебный отпуск оформляется отдельным документом по каждому месту работы. Внешний совместитель предоставляет справку-вызов, и отпуск у него оформляется по тем же правилам, но без оплаты, если оплата предусмотрена только по основному месту.
Удобно хранить скан справки-вызова, прикрепив его к документу отпуска (в ЗУП есть механизм присоединённых файлов). При проверке или споре с сотрудником основание будет под рукой без поиска в бумажном архиве.
Часто задаваемые вопросы
Облагается ли учебный отпуск НДФЛ и страховыми взносами?
Да. Оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в том же порядке, что и оплата ежегодного отпуска. В настройках начисления используйте код дохода 2012 и полное обложение взносами.
Как оформить учебный отпуск без сохранения зарплаты?
В ЗУП в документе «Учебный отпуск» выберите тип отпуска без оплаты — начисление не рассчитывается, но дни попадут в табель с кодом «УД» и уменьшат оклад. В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Отсутствие» или начисление с нулевым результатом.
Документ «Учебный отпуск» не проводится из-за пересечения с другим документом. Что делать?
Найдите конфликтующий документ: программа обычно указывает его в сообщении об ошибке. Либо скорректируйте даты, либо отмените/исправьте ранее введённое отсутствие. В ЗУП также есть механизм вытеснения начислений — проверьте его настройки, если документы должны сосуществовать.
Нужно ли выплачивать учебные отпускные за три дня до отпуска, как ежегодные?
Требование о выплате отпускных за три дня установлено для ежегодного оплачиваемого отпуска. Для учебного отпуска закон такого срока не устанавливает, но на практике выплату часто производят вместе с ближайшей зарплатой или авансом — порядок закрепляется локальными актами организации.
Сотрудник принёс справку-вызов задним числом, зарплата уже рассчитана. Как исправить?
Введите документ учебного отпуска фактическим периодом. В ЗУП при следующем расчёте программа выполнит перерасчёт: сторнирует оклад за дни отпуска и начислит отпускные. Проверьте, чтобы перерасчёт попал в нужный месяц, и при необходимости скорректируйте НДФЛ.
Можно ли оформить учебный отпуск внешнему совместителю?
Да, документ оформляется по договору совместительства как обычно. Однако оплачиваемый учебный отпуск по закону предоставляется только по основному месту работы, поэтому совместителю чаще оформляют отпуск без сохранения заработка.
Что важно запомнить
Учебный отпуск в 1С оформляется отдельным документом или специальным видом начисления: в ЗУП — «Учебный отпуск», в Бухгалтерии — «Отпуск» или «Отсутствие». Основание — справка-вызов, тип отпуска определяет оплату. После проведения обязательно сверьте табель, расчётный листок и коды дохода для НДФЛ.