Как в 1С занести повышение квалификации сотрудника

Повышение квалификации сотрудника в 1С фиксируется в двух местах: в кадровом контуре (документ об обучении и данные личной карточки работника) и, если обучение оплачивает работодатель, в расчетном контуре (средний заработок на период обучения, сторнирование зарплаты за дни отсутствия). Пропуск любого из этих шагов приводит к ошибкам: либо в личной карточке Т-2 не появится запись об обучении, либо за период курсов сотруднику начислят обычную зарплату вместо среднего заработка.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это самая распространенная конфигурация для кадрового учета. В 1С:Бухгалтерии полноценного кадрового учета обучения нет, там сведения вносятся только вручную в карточку сотрудника. В 1С:КАМИН и других отраслевых решениях названия документов могут отличаться, но логика та же: сначала документ обучения, затем проверка начислений и личной карточки.

Перед началом работы подготовьте основания: договор с образовательной организацией, приказ о направлении на обучение, удостоверение о повышении квалификации (его реквизиты понадобятся после завершения курсов) и сведения о периоде обучения с отрывом или без отрыва от работы. От этого зависит, какие документы создавать.

Что подготовить перед внесением данных

Начните с проверки справочников. Убедитесь, что в программе есть сам сотрудник, действующее трудовое (или гражданско-правовое) назначение и актуальные данные об образовании в его карточке. Если сотрудник недавно принят и кадровый прием еще не проведен, документ обучения может не подхватить его в список выбора.

Далее проверьте настройки учета. В ЗУП функциональность обучения включается в настройках кадрового учета: раздел «Настройка» → «Кадровый учет» (в ряде релизов — «Реквизиты и настройки»), флаг, связанный с учетом обучения и развития персонала. Если раздела «Обучение» в меню нет вообще, почти наверняка функциональность просто выключена.

Подготовьте бумажные реквизиты: номер и дата приказа о направлении на обучение, наименование образовательной организации и программы, количество часов, форма обучения (очная, заочная, дистанционная), даты начала и окончания. После завершения курсов добавятся серия, номер и дата удостоверения о повышении квалификации.

Как включить функциональность обучения в ЗУП

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» (или «Кадровый учет» в зависимости от релиза) и найдите группу настроек, связанную с обучением и развитием персонала. Установите соответствующий флаг и сохраните настройку. После этого в интерфейсе появится раздел «Обучение и развитие» с документами и справочниками программ обучения.

Если в вашей организации обучение ведется редко и раздел не нужен всем пользователям, проверьте права: у кадровика должна быть роль, дающая доступ к документам обучения. При недостатке прав документ будет либо не виден, либо откроется только на просмотр — это частая причина «не могу занести обучение».

Оформление документа «Обучение» (направление на курсы)

Основной документ — «Обучение, развитие» (название может незначительно отличаться по релизам). Откройте раздел «Обучение и развитие» → «Обучение» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату документа (обычно дата приказа о направлении) и мероприятие или программу обучения.

Если программа используется впервые, создайте ее в справочнике программ обучения: наименование курса, образовательная организация, количество часов, вид обучения (повышение квалификации, профпереподготовка). Это избавит от повторного ввода при обучении следующих сотрудников по той же программе.

В табличной части добавьте сотрудников — документ позволяет оформить сразу группу, направленную на одни курсы. Для каждого укажите период обучения. Проведите документ. На его основании можно распечатать приказ о направлении на обучение, если печатная форма предусмотрена в вашей конфигурации.

1. 1
   Включите функциональность обучения в настройках кадрового учета
2. 2
   Создайте программу обучения в справочнике (наименование, часы, организация)
3. 3
   Создайте документ «Обучение, развитие», укажите программу и сотрудников
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости
5. 5
   Если обучение с отрывом от работы — оформите отсутствие со средним заработком
6. 6
   После завершения внесите реквизиты удостоверения и проверьте карточку Т-2

Как оформить период обучения с отрывом от работы

Если сотрудник направлен на курсы с отрывом от производства, за эти дни ему положен средний заработок, а обычная зарплата за период отсутствия начисляться не должна. Для этого в ЗУП оформляется документ отсутствия — в зависимости от релиза это «Командировка» (если обучение в другой местности) или «Отсутствие с сохранением оплаты» / «Обучение» с соответствующим видом времени.

Создайте документ, выберите сотрудника, укажите период и вид отсутствия, связанный с обучением. Проверьте, что в документе включен расчет среднего заработка, и при необходимости откройте калькулятор среднего, чтобы убедиться в корректности базы. Проведите документ до расчета зарплаты за месяц.

Если обучение без отрыва от работы (вечернее, дистанционное вне рабочего времени), документ отсутствия не нужен — сотрудник получает обычную зарплату, а в табеле дни отражаются как рабочие.

Внесение реквизитов удостоверения и запись в личную карточку

После окончания курсов сотрудник приносит удостоверение о повышении квалификации. Откройте ранее созданный документ обучения (или карточку сотрудника — раздел «Образование, обучение») и внесите реквизиты документа об образовании: вид документа «Удостоверение о повышении квалификации», серия, номер, дата выдачи, наименование программы и количество часов.

В карточке сотрудника сведения об обучении хранятся на закладке образования/квалификации. Если вы вносите данные вручную (например, обучение прошло до внедрения ЗУП), добавьте строку в таблицу повышения квалификации: даты начала и окончания, вид, наименование учреждения, реквизиты удостоверения. Сохраните карточку.

Проверьте результат через печатную форму личной карточки Т-2: откройте карточку сотрудника → «Печать» → «Личная карточка (Т-2)» и убедитесь, что в разделе «Повышение квалификации» появилась строка с корректными датами и реквизитами. Это контрольная точка всей процедуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Раздел «Повышение квалификации» в печатной форме Т-2

Норма

Строка с датами, программой и реквизитами удостоверения

Тревожный признак

Раздел пустой или реквизиты не совпадают с документом

Начисления за месяц обучения

Норма

За дни курсов — средний заработок, обычная оплата уменьшена

Тревожный признак

Начислена полная зарплата плюс средний заработок (двойная оплата)

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни обучения отражены кодом учебного отсутствия

Тревожный признак

Дни стоят как рабочие при обучении с отрывом

Особые случаи: 1С:Бухгалтерия и дистанционное обучение

В 1С:Бухгалтерии документов обучения нет. Сведения вносятся вручную: откройте справочник «Сотрудники», карточку работника, перейдите по ссылке «Образование» или «Личные данные» (в зависимости от версии) и добавьте запись о повышении квалификации. Отсутствие с сохранением среднего заработка в базовых версиях Бухгалтерии рассчитывается вручную документом «Начисление зарплаты» с ручным видом начисления — это трудоемко, поэтому для полноценного кадрового учета обучения лучше подходит ЗУП.

Дистанционное обучение без отрыва от работы оформляется только записью в карточке: документ отсутствия не нужен, зарплата не меняется. Если же дистанционные занятия проходят в рабочее время по согласованию с работодателем, оформляйте отсутствие с сохранением среднего заработка на фактические часы занятий.

Где вести учет обучения

1С:ЗУП

Полный цикл: документ обучения, отсутствие со средним заработком, автоматическая запись в Т-2. Подходит при регулярном обучении персонала.

1С:Бухгалтерия

Только ручная запись в карточке сотрудника и ручной расчет среднего. Подходит для редких разовых случаев в малой организации.

1С:КАМИН и отраслевые решения

Документы обучения есть, но названия и расположение отличаются. Логика та же, что в ЗУП — сверяйтесь с документацией своей конфигурации.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — запись в карточку сотрудника сделана вручную, но документ обучения не создан, а отсутствие не оформлено. Итог: в табеле рабочие дни, зарплата начислена полностью, а по документам сотрудник был на курсах. При проверке это расценивается как нарушение учета рабочего времени.

Вторая ошибка — реквизиты удостоверения внесены с опечатками или не внесены вовсе. Тогда в Т-2 попадает неполная строка, а при кадровом аудите запись придется исправлять. Всегда сверяйте серию, номер и дату с оригиналом удостоверения.

Третья ошибка — обучение оформлено задним числом после закрытия периода зарплаты. Перепроведение документов закрытого периода запускает цепочку перерасчетов. Правильный путь: оформить документ текущей датой с фактическим периодом обучения и выполнить доначисление или удержание в текущем периоде по правилам вашей учетной политики.

FAQ

Нужно ли заносить повышение квалификации в 1С, если сотрудник учился за свой счет?

Желательно: запись о квалификации в карточке сотрудника нужна для кадрового учета и формирования Т-2 независимо от того, кто оплачивал обучение. В этом случае не оформляются только отсутствие и оплата среднего заработка — достаточно ручной записи в карточке с реквизитами удостоверения.

Почему документ «Обучение» не виден в меню ЗУП?

Чаще всего отключена функциональность обучения в настройках кадрового учета либо у пользователя нет соответствующей роли. Проверьте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» и права доступа, после включения раздел появится без перезапуска программы.

Как отразить обучение, если сотрудник на курсах только часть рабочего дня?

Оформите документ отсутствия с сохранением среднего заработка на фактические часы занятий, а не на полные дни. Остальное время дня останется рабочим, и в табеле корректно отразится смешанный день.

Можно ли оформить обучение сразу для группы сотрудников?

Да, документ обучения в ЗУП поддерживает табличную часть с несколькими сотрудниками, если они проходят одну программу в один период. Это удобно при массовом обучении, например по охране труда. Отсутствия при этом обычно оформляются индивидуально.

Что делать, если удостоверение выдали через месяц после окончания курсов?

Документ обучения и отсутствие оформляются по фактическому периоду курсов, а реквизиты удостоверения вносятся позже — когда документ получен. До этого момента запись в Т-2 можно не формировать либо внести ее после получения удостоверения.

Попадет ли повышение квалификации в отчеты по персоналу?

Да, если данные внесены через документы обучения, они доступны в штатных отчетах по обучению сотрудников и в личной карточке Т-2. Записи, внесенные только вручную в карточку, в аналитические отчеты по обучению могут не попасть — это еще один аргумент в пользу оформления документом.