Как в 1С занести отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в программах 1С оформляется не как обычный отпуск, а через документ «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «Беременность и роды». Это принципиальный момент: пособие по беременности и родам выплачивается из средств Социального фонда России, поэтому документ должен корректно сформировать данные и для расчёта, и для отправки сведений в фонд.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно там кадровый и расчётный контур реализован полноценно. В «1С:Бухгалтерии 8» порядок похож, но часть возможностей (например, детальный учёт стажа и районных коэффициентов) ограничена. Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена: форматы обмена с СФР и правила расчёта пособий периодически меняются.

Потребуются: данные листка нетрудоспособности (номер электронного больничного или бумажного бюллетеня), сведения о заработке сотрудницы за расчётный период и заполненные кадровые данные — приём на работу, график, районный коэффициент, если он применяется.

Подготовка: что проверить до ввода больничного

До создания документа убедитесь, что в карточке сотрудницы корректно заполнены данные, влияющие на расчёт: дата приёма, график работы, наличие районного коэффициента в настройках организации и сведения о заработке за два предшествующих календарных года. Если сотрудница работает у вас меньше расчётного периода, внесите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Отчётность, справки».

Проверьте, что в настройках учётной политики организации (Настройка → Организации → вкладка «Учётная политика и другие настройки») указан верный вид тарифа страховых взносов и при необходимости включён учёт районного коэффициента. Ошибки в этих настройках приводят к неверной сумме пособия, и исправлять их после расчёта сложнее, чем до.

Если сотрудница принесла бумажный больничный, сверьте реквизиты: номер, даты, код причины. Для электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) достаточно номера — остальные данные подтянутся из СФР при настроенном обмене.

Создание документа «Больничный лист»

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите месяц начисления (тот, в котором оформляется выплата), организацию и сотрудницу. Затем введите номер листка нетрудоспособности: для электронного больничного нажмите «Получить из ФСС/СФР» либо введите номер вручную.

Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Выберите значение «(05) Беременность и роды». После этого программа переключит логику расчёта: пособие будет начислено единовременно за весь период отпуска, а не по дням с разбивкой на оплату за счёт работодателя и фонда, как при обычной болезни.

Укажите период освобождения от работы — даты начала и окончания из больничного. Стандартная продолжительность отпуска по беременности и родам — 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности период больше; всегда ориентируйтесь на даты, указанные в листке нетрудоспособности, а не на типовые значения.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Укажите месяц, организацию и сотрудницу, введите номер ЭЛН или бумажного бюллетеня
3. 3
   Выберите причину нетрудоспособности «(05) Беременность и роды»
4. 4
   Проверьте период освобождения от работы по данным больничного
5. 5
   На закладке «Оплата» проверьте стаж, заработок и применённые ограничения
6. 6
   Проведите документ и сверьте сумму в расчётном листке

Проверка расчёта пособия

На закладке «Оплата» программа показывает среднедневной заработок, процент оплаты и итоговую сумму. Для пособия по беременности и родам при стаже от шести месяцев оплата составляет 100 % среднего заработка. Если страховой стаж меньше шести месяцев, пособие за полный месяц ограничивается МРОТ с учётом районного коэффициента.

Нажмите кнопку с изображением калькулятора рядом с полем среднего заработка — откроется подробная форма расчёта: какие годы взяты, какие суммы учтены, какие периоды исключены. Сотрудница вправе подать заявление о замене лет расчётного периода, если в стандартных годах она была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком и замена увеличит пособие. Замена выполняется прямо в этой форме выбором других годов.

Сравните итог с ограничениями: среднедневной заработок не может превышать максимум, рассчитанный из предельных баз по взносам за соответствующие годы, и не может быть ниже минимума, рассчитанного из МРОТ. Программа применяет эти ограничения автоматически, но если заработок введён вручную или из справки, перепроверьте результат.

Отражение в графике и кадровом учёте

После проведения больничного период отпуска по беременности и родам автоматически отражается в табеле и графике сотрудницы как отсутствие по уважительной причине — начисления по окладу за эти дни не производятся. Отдельный кадровый приказ на отпуск в ЗУП для этого случая не обязателен: больничный сам является основанием освобождения от работы.

Если в вашей учётной политике принято издавать приказ, можно сформировать печатную форму из документа или оформить кадровый документ «Отпуск» — но тогда следите, чтобы периоды не задвоились в табеле. На практике большинство организаций ограничиваются больничным листом.

Проверьте, что период отпуска по БиР корректно учитывается в стаже для отпусков: время отпуска по беременности и родам включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, в отличие от отпуска по уходу за ребёнком. В ЗУП это учитывается автоматически при правильно введённом больничном.

Передача сведений в СФР

При прямых выплатах работодатель обязан передать в Социальный фонд сведения для назначения пособия. В ЗУП при настроенном обмене документ «Исходящее сообщение о страховом случае» или реестр сведений формируется автоматически после проведения больничного — найдите его в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Обмен электронными документами с СФР».

Если обмен не настроен, сформируйте реестр сведений вручную и выгрузите файл для отправки через личный кабинет страхователя на портале фонда. Срок передачи сведений ограничен, поэтому не откладывайте отправку: задержка означает задержку выплаты сотруднице.

После отправки проверьте статус: фонд может вернуть сообщение с ошибкой (например, не совпадает СНИЛС или реквизиты счёта). Исправьте данные в карточке сотрудницы и сформируйте сообщение повторно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудницы

Норма

Начислено пособие по беременности и родам за весь период больничного

Тревожный признак

Пособие разбито на части или начислен оклад за дни больничного

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отпуска по БиР отмечены кодом отсутствия по уважительной причине

Тревожный признак

Дни пустые или стоят явки

Статус сообщения в СФР

Норма

Сообщение принято фондом без ошибок

Тревожный признак

Статус «Ошибка» или сообщение не сформировано

Особые ситуации

Совместительство

Если сотрудница работает у нескольких работодателей, пособие назначается по каждому месту работы при соблюдении условий о занятости в расчётном периоде. В ЗУП оформите отдельный больничный по каждому месту работы; для внешнего совместителя укажите вид занятости в карточке сотрудника, чтобы программа корректно рассчитала заработок только по этому месту.

Переход из отпуска в отпуск

Когда отпуск по беременности и родам начинается во время отпуска по уходу за предыдущим ребёнком, сотрудница выбирает один из отпусков. Оформите прекращение отпуска по уходу (документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» или изменение условий) с даты начала больничного по БиР, затем введите новый больничный лист. Одновременное начисление обоих пособий недопустимо.

Работа во время отпуска по БиР

Пособие по беременности и родам выплачивается за период освобождения от работы. Если сотрудница фактически продолжает работать, пособие за эти дни не положено. Не оформляйте в программе одновременно больничный и начисление зарплаты за тот же период — это основание для отказа фонда в зачёте расходов.

FAQ

Можно ли оформить отпуск по беременности и родам документом «Отсутствие» или «Отпуск»?

Нет. Расчёт пособия, освобождение от работы в графике и формирование сведений для СФР выполняет только документ «Больничный лист» с причиной «(05) Беременность и роды». Документы «Отпуск» и «Отсутствие» для этого случая не предназначены и приведут к ошибкам в расчёте и отчётности.

Как загрузить электронный больничный, если обмен с СФР не настроен?

Введите номер ЭЛН вручную в поле «Номер листка нетрудоспособности» и заполните период по данным, которые сотрудница видит в личном кабинете на портале фонда или в приложении. Сведения для назначения пособия в этом случае сформируйте отдельным реестром и передайте через личный кабинет страхователя.

Сотрудница просит заменить годы расчётного периода — как это сделать?

Возьмите у неё письменное заявление. В документе «Больничный лист» откройте форму детального расчёта среднего заработка (кнопка с калькулятором) и замените годы на указанные в заявлении. Программа пересчитает пособие; убедитесь, что сумма увеличилась — замена допустима только в пользу сотрудницы.

Что делать после окончания отпуска по беременности и родам?

Если сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребёнком, оформите документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком) со дня, следующего за окончанием больничного. Если выходит на работу — никаких дополнительных документов не требуется, больничный уже закрыл период.

Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?

Нет, пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В ЗУП вид начисления настроен соответствующим образом по умолчанию; если в расчётном листке пособие попало в налогооблагаемую базу, проверьте, не создано ли начисление вручную с неверными настройками.