Как в 1С заменить годы для расчета больничного

Замена лет расчетного периода при начислении пособия по временной нетрудоспособности — стандартная операция в 1С:Зарплата и управление персоналом. Она применяется, когда в одном или обоих годах расчетного периода сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, и замена приводит к увеличению пособия. Программа позволяет выполнить замену прямо в документе «Больничный лист», но делать это нужно только при наличии заявления работника.

Ошибка в выборе расчетных лет влияет на среднедневной заработок и, как следствие, на сумму пособия. Занижение суммы — нарушение прав работника, завышение — риск отказа СФР в зачете расходов и доначислений при проверке. Поэтому перед заменой важно проверить законные основания и правильно отразить заявление в базе.

Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП: от ввода заявления о замене лет до контроля итогового расчета и типичных ошибок бухгалтеров.

Когда замена лет законна и обязательна

По правилам расчета пособий средний заработок определяется за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если в этих годах (или в одном из них) сотрудник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, он вправе подать заявление о замене одного или обоих годов на непосредственно предшествующие.

Ключевые условия: замена возможна только на годы, непосредственно предшествующие заменяемым, и только если это приводит к увеличению размера пособия. Произвольно выбирать «выгодные» годы нельзя — это самая частая претензия со стороны фонда. Если сотрудник не подал заявление, бухгалтер обязан рассчитать пособие по стандартному расчетному периоду.

Как зарегистрировать заявление о замене лет в 1С

Прежде чем менять годы в самом больничном, корректно зафиксируйте основание. В 1С:ЗУП предусмотрен отдельный документ: раздел «Зарплата» → «Все отчеты, справки, заявления» → «Заявления» → «Заявление на замену лет для расчета пособий» (в некоторых релизах документ доступен из журнала больничных или по ссылке из документа «Больничный лист»).

В документе укажите сотрудника, заменяемые годы и годы, на которые выполняется замена. Программа автоматически подставит годы, непосредственно предшествующие заменяемым, но при необходимости их можно скорректировать в пределах законных ограничений. После проведения заявления данные о замене будут подтягиваться в последующие больничные этого сотрудника.

Бумажное заявление от работника при этом обязательно: электронный документ в 1С не заменяет письменное волеизъявление. Храните подписанное заявление в личном деле — его запросит фонд при проверке.

Замена лет непосредственно в документе «Больничный лист»

Если заявление не оформлялось отдельным документом, замену можно выполнить прямо в больничном. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»), заполните период нетрудоспособности и перейдите на закладку «Оплата».

Рядом с полем среднего заработка находится кнопка изменения данных (значок карандаша или гиперссылка «Изменить» рядом с расчетным периодом). В открывшейся форме ввода данных для расчета среднего заработка установите флажок замены лет и укажите нужные годы. Программа пересчитает заработок за выбранные периоды и обновит среднедневной заработок.

1. 1
   Откройте документ «Больничный лист» и заполните сотрудника и период нетрудоспособности
2. 2
   Перейдите на закладку «Оплата» и нажмите кнопку изменения данных для расчета среднего заработка
3. 3
   Установите признак замены лет и выберите годы, непосредственно предшествующие заменяемым
4. 4
   Проверьте, что заработок за новые годы подтянулся корректно, и нажмите «ОК»
5. 5
   Проведите документ и сверьте среднедневной заработок и сумму пособия на закладке «Начислено»

Как проверить, что замена увеличивает пособие

Закон требует, чтобы замена приводила к увеличению пособия. Практический способ проверки — сравнить среднедневной заработок до и после замены. Посмотрите расчет среднего заработка по кнопке печати в документе «Больничный лист» (печатная форма «Расчет среднего заработка»): в ней видны суммы заработка по годам, количество учитываемых дней и итоговый среднедневной заработок.

Обратите внимание на исключаемые периоды: дни отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком исключаются из числа календарных дней делителя (730, 731 или 732). Поэтому даже при небольшом заработке замена может быть выгодна за счет уменьшения делителя. Сравните оба варианта расчета и зафиксируйте выгодный.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок после замены

Норма

Стал выше, чем при стандартном расчетном периоде

Тревожный признак

Снизился — замену применять нельзя

Выбранные годы

Норма

Непосредственно предшествуют заменяемым

Тревожный признак

Выбраны произвольные «выгодные» годы

Заработок по годам в расчете

Норма

Соответствует справкам о заработке и данным учета

Тревожный признак

Год пустой или сумма не сходится с данными учета

Основание замены

Норма

Есть письменное заявление сотрудника

Тревожный признак

Замена выполнена без заявления

Нестандартные ситуации и ограничения

Сотрудник работал в организации не весь расчетный период

Если в заменяемых годах сотрудник трудился у другого работодателя, заработок подтверждается справкой о сумме заработка с прежнего места работы. В 1С эти суммы вводятся документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» либо вручную в форме ввода данных среднего заработка. Без справки учитывается только заработок в вашей организации.

Замена обоих годов

Если отпуска по беременности и уходу за ребенком захватили оба года расчетного периода, можно заменить оба года на два предшествующих. В форме замены укажите обе пары лет. Убедитесь, что в предшествующих годах был облагаемый взносами заработок — иначе расчет пойдет из МРОТ.

Длительный период декретных отпусков

Если сотрудница несколько лет подряд была в отпусках по уходу за детьми, заменять можно последовательно, двигаясь назад по годам, пока не найдутся годы с заработком. Программа не запрещает такую цепочку, но ответственность за обоснованность выбора лежит на бухгалтере.

Перерасчет ранее начисленного пособия

Если заявление о замене поступило после выплаты пособия, создайте исправление больничного: в документе «Больничный лист» нажмите кнопку «Исправить» (доступна после оплаты документа). В документе-исправлении выполните замену лет описанным выше способом — программа автоматически доначислит разницу.

Доначисленная сумма попадет в ближайший расчет зарплаты и в реестр для возмещения из СФР. Проверьте, чтобы исправление не задвойило выплату: в ведомости должна пройти только разница, а не полная сумма пособия повторно.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП 3.1 весь описанный функционал доступен «из коробки». В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Больничный лист» также содержит форму изменения данных среднего заработка с возможностью замены лет, но отдельного документа-заявления может не быть — основание фиксируется только на бумаге.

В устаревших редакциях (ЗУП 2.5) замена лет выполняется в табличной части «Расчет среднего заработка» документа «Начисление по больничному листу» путем ручного изменения расчетных годов. Если в вашей конфигурации кнопка замены недоступна, проверьте права пользователя и актуальность релиза — механизм обновляется вместе с изменениями законодательства.

Перед заменой лет сформируйте печатную форму «Расчет среднего заработка» для стандартного периода и сохраните ее. После замены распечатайте расчет повторно — пара документов наглядно обосновывает выгодность замены и пригодится при проверке.

Частые вопросы

Можно ли заменить только один год расчетного периода?

Да. Если отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком пришелся только на один из двух лет, заменяется именно этот год, второй остается без изменений. В форме замены в 1С укажите только одну пару лет.

Что делать, если в предшествующих годах у сотрудницы тоже не было заработка?

Замену можно продолжить на более ранние годы, двигаясь последовательно назад. Если заработка нет вовсе, пособие рассчитывается исходя из МРОТ на дату наступления страхового случая — замена в этом случае смысла не имеет.

Обязан ли бухгалтер сам предлагать сотруднику замену лет?

Закон не возлагает такую обязанность на работодателя: замена выполняется только по заявлению работника. Однако на практике бухгалтеру стоит уведомлять сотрудниц, выходящих из декрета, о такой возможности — это снижает риск последующих перерасчетов.

За какой период можно пересчитать пособие после подачи заявления?

Перерасчет выполняется за весь период нетрудоспособности, но не более чем за три года, предшествующие дню подачи заявления о замене лет. В 1С для этого используется механизм исправления исходного больничного листа.

Как подтвердить заработок за заменяемые годы, если сотрудник работал у другого работодателя?

Нужна справка о сумме заработка с прежнего места работы. В 1С:ЗУП ее данные вносятся документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)», после чего суммы автоматически учитываются при расчете среднего заработка.

Почему после замены лет средний заработок не изменился?

Чаще всего причина в том, что за заменяемые годы в базе нет данных о заработке — проверьте наличие начислений или входящей справки. Также убедитесь, что после выбора годов вы нажали «ОК» в форме ввода данных и документ был перепроведен.