Как задепонировать зарплату в 1С: пошаговая инструкция

Депонирование зарплаты — это регистрация в учёте ситуации, когда деньги сняты с расчётного счёта или получены в кассу, но сотрудник их не получил: не явился в кассу, находится на больничном, в отпуске или командировке. Сумма не возвращается сразу на расчётный счёт, а числится за работником как депонированная задолженность до момента выдачи.

В программах 1С депонирование оформляется по-разному в зависимости от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) механизм встроен в подсистему выплат и работает почти автоматически. В 1С:Бухгалтерии предприятия используется отдельный документ «Депонирование зарплаты» и счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».

Ниже разобраны оба сценария: как зарегистрировать невыплату, как потом выдать депонированную сумму, что делать со сроком исковой давности и какие ошибки чаще всего приводят к расхождениям в учёте.

Когда зарплату нужно депонировать

Обязанность депонировать возникает, когда зарплата выплачивается через кассу наличными и работник не получил деньги в установленные дни выплаты. По правилам ведения кассовых операций наличные, снятые на выплату зарплаты, не выданные в срок, подлежат возврату в банк, а в платёжной ведомости напротив фамилии работника ставится отметка «депонировано».

Типичные ситуации: сотрудник заболел в день выплаты, ушёл в отпуск или командировку, уволился, но не получил окончательный расчёт, либо просто не явился в кассу. При зарплатном проекте (перечислении на карты) депонирование обычно не требуется — банк либо зачисляет деньги, либо возвращает всю сумму реестром, и это оформляется другим механизмом возврата.

Подготовка: что проверить перед депонированием

Перед оформлением убедитесь, что сумма действительно не выдана. Сверьте платёжную ведомость с фактически выданными деньгами и остатком в кассе. Депонирование «на всякий случай» приводит к завышению задолженности перед работником и расхождениям с кассовой книгой.

Проверьте настройки учётной политики в программе: способ выплаты зарплаты (через кассу или банк), счета учёта расчётов с персоналом. В 1С:Бухгалтерии счёт 76.04 должен присутствовать в плане счетов и использоваться для аналитики по сотрудникам. В ЗУП проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включён учёт депонированных сумм.

Депонирование в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом депонирование выполняется на основании ведомости, по которой деньги не были выданы полностью или частично. Программа отслеживает факт оплаты ведомости и позволяет зарегистрировать невыплаченные суммы.

Автоматическое депонирование по ведомости

Откройте документ «Ведомость в кассу», по которому часть сумм не выдана. Если ведомость ещё не проведена как оплаченная, укажите факт оплаты: в форме ведомости есть механизм регистрации невыплаченных сумм. При проведении оплаты программа предложит задепонировать суммы по сотрудникам, которые не получили деньги.

После проведения программа формирует движения по регистрам взаиморасчётов: задолженность перед сотрудником переводится в статус депонированной. Это видно в отчётах по задолженности и в карточке расчётов сотрудника.

1. 1
   Откройте ведомость в кассу, по которой есть невыплаченные суммы
2. 2
   Зарегистрируйте факт оплаты и укажите сотрудников, не получивших деньги
3. 3
   Проведите документ — программа задепонирует невыплаченные суммы
4. 4
   Проверьте результат отчётом «Задолженность по зарплате» или «Депонированная зарплата»
5. 5
   При выдаче создайте новую ведомость с выплатой депонированных сумм

Ручная корректировка

Если автоматический механизм не сработал (например, ведомость была оплачена раньше, а невыплата выяснилась позже), депонирование можно отразить документом корректировки взаиморасчётов или через повторную регистрацию оплаты ведомости. Точный набор документов зависит от релиза конфигурации, поэтому сверяйтесь со встроенной справкой по документу «Ведомость» вашей версии.

Депонирование в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия используется отдельный документ «Депонирование зарплаты». Он находится в разделе «Зарплата и кадры» (в некоторых версиях — «Операции»). Документ заполняется на основании платёжной ведомости, по которой не все суммы выданы.

Создайте документ, укажите дату, ведомость и табличную часть заполните сотрудниками с депонируемыми суммами — удобно использовать кнопку «Заполнить» по невыплаченным остаткам ведомости. При проведении формируется проводка Дт 70 Кт 76.04 на каждого сотрудника.

Одновременно в кассовом учёте неизрасходованные наличные возвращаются в банк документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк». Это отдельная хозяйственная операция, её не заменяет документ депонирования.

Как выплатить депонированную зарплату

Работник вправе получить депонированную сумму в ближайший день выплаты или по заявлению — в зависимости от локальных актов организации. В учёте выдача оформляется новой ведомостью.

В 1С:Бухгалтерии создайте «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» с видом выплаты «Депонированная зарплата» и заполните её по остаткам счёта 76.04. Проводка при выдаче: Дт 76.04 Кт 50. В ЗУП при заполнении ведомости выберите выплату депонированных сумм — программа подберёт задолженность автоматически.

НДФЛ с депонированных сумм: налог был исчислен при начислении, а удержание и перечисление привязаны к факту выплаты дохода. При выдаче депонированной зарплаты проверьте, что НДФЛ удержан и перечислен в срок, чтобы не получить расхождения в отчётности 6-НДФЛ.

Списание депонированной зарплаты по истечении срока давности

Если работник так и не обратился за деньгами, по истечении срока исковой давности (общий срок — три года) депонированная задолженность списывается на прочие доходы организации. Основание — инвентаризация расчётов и приказ руководителя.

В 1С:Бухгалтерии списание оформляется документом «Операция, введённая вручную» проводкой Дт 76.04 Кт 91.01. В ЗУП предусмотрен документ списания депонированных сумм, который корректно закрывает регистры взаиморасчётов. Перед списанием обязательно проведите инвентаризацию и зафиксируйте её результаты — без этого списание будет необоснованным.

Как проверить результат

После депонирования сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 в разрезе сотрудников — суммы должны совпадать с отметками «депонировано» в платёжной ведомости. В ЗУП используйте отчёты раздела «Зарплата — Отчёты по зарплате», где депонированная задолженность показывается отдельной строкой.

Дополнительно сверьте кассовую книгу: после возврата денег в банк остаток в кассе не должен включать депонированные суммы. Расхождение — признак того, что РКО на взнос в банк не оформлен или проведён неверной датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 76.04

Норма

Сальдо равно сумме отметок «депонировано» по ведомости

Тревожный признак

Сальдо больше или меньше — есть двойное депонирование или пропуски

Кассовая книга

Норма

Депонированные деньги возвращены в банк отдельным РКО

Тревожный признак

Остаток в кассе завышен на депонированную сумму

Ведомость на выплату депонированных сумм

Норма

Вид выплаты — депонированная зарплата, счёт 76.04 закрывается

Тревожный признак

Проводка идёт через счёт 70, долг на 76.04 висит

FAQ

Нужно ли депонировать зарплату при выплате на банковские карты?

Нет. При зарплатном проекте деньги либо зачисляются на карту, либо банк возвращает реестр целиком. Возврат оформляется поступлением на расчётный счёт, а не депонированием. Счёт 76.04 в этом случае не используется.

Можно ли задепонировать зарплату задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но это изменит закрытый период и потребует перепроведения связанных документов и, возможно, уточнённой отчётности. Корректнее отражать депонирование фактической датой выявления невыплаты с пояснением в комментарии к документу.

Что делать, если сотрудник уволился, не получив расчёт?

Сумма окончательного расчёта депонируется в общем порядке. Уволенный вправе обратиться за деньгами в течение срока исковой давности. Выдача оформляется ведомостью на выплату депонированных сумм с удержанием НДФЛ при фактической выплате.

Какой срок исковой давности по депонированной зарплате?

Применяется общий срок исковой давности — три года. Порядок исчисления начала срока по трудовым спорам имеет особенности, поэтому перед списанием задолженности стоит свериться с актуальной судебной практикой и провести инвентаризацию расчётов.

Почему в ЗУП не депонируется сумма по ведомости?

Частые причины: ведомость уже проведена как полностью оплаченная, в настройках отключён учёт депонированных сумм или невыплата регистрируется не через механизм оплаты ведомости. Проверьте статус оплаты документа и настройки расчёта зарплаты в разделе администрирования.

Облагается ли депонированная зарплата страховыми взносами?

Взносы начисляются в момент начисления зарплаты, а не при выплате, поэтому депонирование на них не влияет. Депонирование меняет только порядок расчётов с работником и момент удержания и перечисления НДФЛ.