Как в 1С вывести список сотрудников с телефонами

Список сотрудников с контактными телефонами нужен регулярно: для внутреннего справочника, охраны, оповещения персонала или передачи в службу безопасности. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой) телефон хранится в контактной информации физического лица или сотрудника, поэтому вывести его можно штатными средствами — без доработок конфигурации.

Способ зависит от того, какая у вас конфигурация и где именно заполнен телефон: в карточке физического лица, в карточке сотрудника или вовсе не заполнен. Ниже разобраны рабочие варианты: типовой отчёт, универсальный отчёт, консоль отчётов СКД и выгрузка результата в Excel.

Где в 1С хранятся телефоны сотрудников

Прежде чем строить отчёт, важно понять, откуда брать данные. В конфигурациях на базе БСП (Библиотека стандартных подсистем) контактная информация хранится в табличной части «КонтактнаяИнформация» справочников «Физические лица» и «Сотрудники», а фактически — в регистре сведений контактной информации. Телефон может быть привязан к физлицу (личный мобильный) или к сотруднику (рабочий).

Откройте карточку любого сотрудника и проверьте, заполнено ли поле «Телефон» в разделе контактной информации. Если телефоны внесены у физических лиц, а не у сотрудников, отчёт нужно строить по справочнику «Физические лица» с присоединением данных сотрудников — иначе колонка окажется пустой.

Вывод списка через типовой отчёт в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть готовые отчёты, которые можно дополнить колонкой с телефоном. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Штатное расписание» или «Сотрудники»). Отчёт построен на СКД, поэтому его можно гибко настроить.

Нажмите «Настройки» → «Расширенные настройки» (или «Изменить вариант отчёта»). На вкладке «Поля» добавьте поле из группы контактной информации — например, «Телефон» или «Контактная информация. Телефон». Если нужного поля нет в списке, проверьте, что настройки открыты в расширенном режиме: в простом режиме часть полей скрыта.

На вкладке «Отбор» при необходимости задайте условия: работающие сотрудники (статус «Работает»), конкретное подразделение, организация. После нажатия «Сформировать» вы получите таблицу сотрудников с телефонами, которую можно сохранить как вариант отчёта кнопкой «Сохранить настройки» — тогда в следующий раз список сформируется в один клик.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Списки сотрудников
2. 2
   Нажмите Настройки и перейдите в расширенный режим
3. 3
   На вкладке Поля добавьте поле телефона из контактной информации
4. 4
   На вкладке Отбор задайте организацию и статус работающих
5. 5
   Сформируйте отчёт и сохраните вариант для повторного использования

Универсальный отчёт по контактной информации

Если типового кадрового отчёта под рукой нет (например, в 1С:Бухгалтерии), используйте «Универсальный отчёт». В 1С:БП 3.0 он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт». Выберите объект «Справочник», вид — «Физические лица» или «Сотрудники», затем в настройках добавьте реквизит контактной информации «Телефон».

В универсальном отчёте контактная информация доступна как подчинённый объект: добавьте таблицу «Контактная информация» и поле «Представление» с отбором по виду «Телефон». Это менее очевидный путь, но он работает без доступа к конфигуратору и подходит бухгалтеру или кадровику с обычными правами.

Отчёт через консоль отчётов СКД

Когда нужен нестандартный состав колонок — например, ФИО, должность, подразделение, рабочий и личный телефон в отдельных колонках — удобнее всего консоль отчётов на системе компоновки данных. Такая консоль входит в состав инструментов разработчика (ИР) или поставляется отдельной внешней обработкой; запуск требует прав на открытие внешних обработок.

Запрос в консоли строится по справочнику «Сотрудники» с левым соединением к таблице контактной информации. Важно использовать левое соединение, иначе сотрудники без телефона выпадут из списка. Отбор по виду контактной информации («ТелефонРабочий», «ТелефонМобильный» и т.п.) задаётся в параметрах виртуальной таблицы или в условии соединения.

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
	Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
	КИ.Представление КАК Телефон
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники.КонтактнаяИнформация КАК КИ
		ПО Сотрудники.Ссылка = КИ.Ссылка
			И КИ.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.ТелефонСотрудника)

Имя предопределённого вида контактной информации зависит от конфигурации: в ЗУП это может быть «ТелефонМобильныйФизическиеЛица», «ТелефонРабочийФизическиеЛица» и т.д. Точные имена смотрите в справочнике «Виды контактной информации» — откройте его через «Все функции» и сверьте предопределённые элементы.

Выгрузка списка в Excel

Любой табличный документ в 1С сохраняется в Excel без дополнительных обработок. Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа) и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Структура колонок и шапка сохранятся.

Если список нужен для рассылки или загрузки в другую систему, перед выгрузкой уберите группировки и итоги — они создают объединённые ячейки, которые мешают обработке в Excel. В настройках СКД-отчёта переключите структуру на простую таблицу без группировок.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пустая колонка телефонов при заполненных карточках. Причина почти всегда в несоответствии объекта: отчёт берёт контактную информацию сотрудника, а телефон внесён физическому лицу. Решение — строить отчёт от физлиц либо перенести телефоны в карточки сотрудников через обработку «Групповое изменение реквизитов».

Вторая ошибка — задвоение строк, когда у сотрудника несколько телефонов (мобильный и рабочий). Это нормальное поведение соединения таблиц: чтобы получить по одной строке на сотрудника, отфильтруйте конкретный вид телефона или сгруппируйте данные с агрегатной функцией по представлению.

FAQ