Как в 1С вывести список сотрудников с окладами

Задача получить список сотрудников с их окладами возникает регулярно: при сверке штатного расписания, подготовке данных для руководства, проверке начислений или планировании фонда оплаты труда. В конфигурациях 1С эта информация хранится в кадровых документах и регистрах, а вывести её можно несколькими способами — от готового отчёта до универсальной консоли.

Конкретный путь зависит от того, в какой программе вы работаете. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть специализированные отчёты по штатному расписанию, в 1С:Бухгалтерии возможности скромнее, но базовый список с окладами получить тоже можно. Ниже разобраны оба варианта, а также способ выгрузки в Excel и проверка корректности данных.

Где в 1С хранятся данные об окладах

Оклад сотрудника не хранится в карточке справочника «Сотрудники» как постоянное поле. Он фиксируется кадровыми документами: приёмом на работу, кадровым переводом, изменением оплаты труда. Программа при выводе отчёта берёт последнее по дате значение начисления на выбранную дату.

Из этого следует важное правило: если список формируется «на сегодня», а у сотрудника в середине месяца был перевод с изменением оклада, отчёт покажет актуальное значение. Если же нужен исторический срез — например, оклады на первое января, — дату отчёта нужно выставить вручную, иначе данные будут некорректными для вашей задачи.

Кроме оклада у сотрудника могут быть надбавки, доплаты и премии в процентах. Большинство стандартных отчётов выводят именно плановые начисления целиком или только основное начисление — это зависит от настроек, о которых сказано ниже.

Вывод списка в 1С:ЗУП через отчёт «Штатное расписание»

Основной инструмент в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» — отчёт по штатному расписанию. Он показывает позиции, занятые ставки и установленные начисления по каждому сотруднику.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и выберите отчёт «Штатное расписание» (или «Штатная расстановка»).
2. 2
   Установите дату, на которую нужен список, и при необходимости отбор по подразделению.
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в колонках есть оклад (тарифная ставка).
4. 4
   Через «Ещё — Изменить вариант отчёта» добавьте или уберите колонки: надбавки, ФОТ, занятость.
5. 5
   Сохраните результат через кнопку с дискетой в формат Excel или PDF.

Если ваша организация не ведёт штатное расписание в программе (настройка отключается в учётной политике), отчёт может оказаться пустым. В этом случае используйте отчёт «Сотрудники» из того же раздела «Кадры» — он строится по данным справочника и кадровых документов без привязки к штатке.

Обратите внимание на колонку «ФОТ»: в неё попадает сумма всех плановых начислений, а не только оклад. Для чистого списка окладов в настройках варианта отчёта оставьте группировку по сотрудникам и выведите ресурс «Тарифная ставка» или «Оклад».

Список сотрудников с окладами в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок урезан, но базовую задачу решить можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем справочник «Сотрудники». По умолчанию список показывает только ФИО и подразделение, оклад в нём не отображается.

Чтобы увидеть оклады, откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления» — там видно текущее плановое начисление. Для массового просмотра удобнее отчёт: в разделе «Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате» доступны «Расчётный листок» и «Свод начислений». Они показывают фактические начисления за период, что не всегда равно окладу, но для небольших компаний часто достаточно.

Альтернатива — универсальный отчёт (раздел «Отчёты — Универсальный отчёт»). Выберите регистр сведений, в котором хранятся плановые начисления сотрудников, укажите период и сгруппируйте по полю «Сотрудник». Название регистра зависит от версии конфигурации; если не уверены, уточните его у специалиста, внедрявшего программу.

Настройка колонок и отборов в отчёте

Стандартный вид отчёта редко совпадает с тем, что нужно конкретному пользователю. В типовых отчётах БСП (библиотека стандартных подсистем, на которой построены ЗУП и Бухгалтерия) настройка делается через кнопку «Ещё — Изменить вариант отчёта» или «Настройки».

В окне настроек доступны три полезные вкладки. «Отбор» — позволяет ограничить список подразделением, должностью, датой приёма или признаком «работающие». «Поля» — управляет составом колонок: сюда добавляют табельный номер, дату приёма, размер оклада. «Структура» — задаёт группировки, например сначала по подразделениям, внутри — по сотрудникам.

Настроенный вариант сохраняется под своим именем и открывается в один клик в следующий раз. Это удобно, если список нужен ежемесячно: не придётся каждый раз выставлять отборы заново.

Отбор «по работающим» надёжнее делать через поле «Дата увольнения не заполнена» или стандартный отбор «Работающие», если он есть в варианте отчёта. Ручное исключение уволенных по списку почти всегда приводит к пропускам после очередного приказа об увольнении.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой табличный отчёт 1С сохраняется во внешний файл. После формирования отчёта нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) в командной панели табличного документа и выберите формат: лист Excel (xlsx), PDF или mxl для последующего открытия в 1С.

При выгрузке в Excel проверьте, что числовые колонки сохранились как числа, а не как текст. Если оклад выгрузился текстом, суммы в Excel не посчитаются формулами — придётся преобразовывать формат ячеек. Также объединённые ячейки шапки отчёта мешают сортировке: их проще удалить в первой строке листа.

Для печати списка используйте стандартное меню «Файл — Печать» главного меню программы. Перед печатью переключите ориентацию листа в альбомную, если колонок много — иначе таблица разобьётся на страницы нечитаемо.

Проверка корректности данных

Перед тем как передавать список руководству или в другой отдел, сверьте его с первичкой. Самая частая проблема — у сотрудника в отчёте пустой или нулевой оклад. Обычно это означает, что приём на работу проведён без указания начисления либо документ изменения оплаты не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в отчёте

Норма

Совпадает с числом работающих по списку сотрудников

Тревожный признак

Строк меньше — проверьте отборы и дату отчёта

Колонка «Оклад»

Норма

У каждого сотрудника заполнено значение

Тревожный признак

Пустые ячейки — нет проведённого документа начисления

Данные конкретного сотрудника

Норма

Оклад совпадает с последним кадровым приказом

Тревожный признак

Устаревшее значение — документ изменения не проведён или датирован позже

Второй источник расхождений — совместители. Внешний совместитель и сотрудник по основному месту — это две разные строки справочника «Сотрудники» с разными окладами. Если нужен список уникальных людей, группируйте по физическому лицу, а не по сотруднику.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельно стоит сказать о правах доступа. Данные об окладах относятся к персональным и коммерчески чувствительным. Если у пользователя нет доступа к зарплатным данным, отчёт сформируется пустым или с ошибкой — это не сбой, а работа системы разграничения прав.

FAQ

Можно ли вывести список сотрудников с окладами без доступа к зарплатным отчётам?

Нет. Оклад — это зарплатные данные, и типовые роли без доступа к расчёту зарплаты его не покажут. Запросите у администратора роль с правом просмотра плановых начислений или попросите расчётчика выгрузить список за вас.

Почему в отчёте у части сотрудников пустой оклад?

Чаще всего приём на работу оформлен без начисления либо документ не проведён. Откройте карточку сотрудника, перейдите к списку кадровых документов и проверьте наличие проведённого приёма с заполненным начислением.

Как получить список окладов на прошлую дату?

Установите в шапке отчёта нужную дату вместо текущей и сформируйте заново. Программа подберёт значения начислений, действовавшие на тот момент, по данным кадровых документов.

Чем отличаются колонки «Оклад» и «ФОТ» в отчёте?

Оклад — это основное тарифное начисление сотрудника. ФОТ включает оклад плюс все плановые надбавки и доплаты. Для списка именно окладов ориентируйтесь на первую колонку.

Можно ли вывести оклады совместителей отдельным списком?

Да. В настройках отчёта добавьте отбор по виду занятости «внешний совместитель» или «внутренний совместитель» — программа покажет только эти позиции с их начислениями.

Как сохранить настройки отчёта, чтобы не настраивать заново?

После настройки откройте «Ещё — Сохранить вариант отчёта», задайте понятное имя и сохраните. Вариант появится в списке отчётов и будет доступен вам или всем пользователям, если отметить соответствующий флаг.