Другое · 9 мин
Как в 1С вывести список сотрудников с должностями
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии вывести список сотрудников с должностями: готовые отчёты, списочный состав, настройка отборов и выгрузка в Excel.
Список сотрудников с указанием должностей — одна из самых востребованных выборок в кадровом учёте: он нужен для штатной расстановки, отчётности в фонды, внутренних справок и проверок. В типовых конфигурациях 1С такая информация уже хранится в базе, и задача сводится к тому, чтобы правильно её извлечь — через готовый отчёт, список справочника или универсальный механизм.
Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровые данные полноценные: есть штатное расписание, история переводов, совместительство. В 1С:Бухгалтерии кадровый блок урезан, поэтому набор доступных отчётов меньше. Ниже разобраны оба варианта, а также универсальные способы, которые работают в любой конфигурации на управляемых формах.
Важно понимать разницу между «списком сотрудников» и «списком работающих». Справочник сотрудников содержит всех, кого когда-либо заводили в базу, включая уволенных. Чтобы получить актуальную расстановку по должностям, нужен отчёт с отбором по дате и статусу работы, а не просто открытый справочник.
Где хранятся должности сотрудников в 1С
Должность сотрудника — это не реквизит самого сотрудника, а данные кадровых документов. При приёме на работу, переводе или увольнении программа записывает сведения о подразделении и должности в регистры, и актуальное значение определяется по последнему кадровому событию на выбранную дату.
Из этого следует практический вывод: если сотрудника перевели, но документ перевода не проведён или проведён задним числом с ошибкой, любой список покажет неверную должность. Поэтому перед формированием выборки стоит убедиться, что кадровые документы за интересующий период проведены и даты в них корректны.
В ЗУП с включённым штатным расписанием должность привязана к позиции штатного расписания, что добавляет в отчёты данные об окладе, количестве ставок и вакансиях. Без штатного расписания отчёты показывают только должность и подразделение из кадровых приказов.
Вывод списка в 1С:ЗУП через кадровые отчёты
Основной инструмент — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь собраны типовые отчёты, которые уже содержат колонку «Должность» и позволяют гибко настраивать состав выводимых данных.
Наиболее подходящие варианты: «Списочный состав» — показывает работающих на дату по организациям и подразделениям; «Штатная расстановка» — даёт развёрнутую картину с занятыми ставками; «Сотрудники» (универсальный) — позволяет самостоятельно собрать нужный набор колонок.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав».
- 2Укажите дату, на которую нужен список, и при необходимости организацию.
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте наличие колонки «Должность».
- 4Если колонки нет — откройте «Настройки», на закладке «Поля» добавьте «Должность».
- 5Сохраните результат кнопкой «Сохранить как» в Excel или распечатайте.
Настройка отбора только по работающим
По умолчанию «Списочный состав» уже фильтрует работающих на указанную дату, но если вы строите отчёт самостоятельно через «Сотрудники (универсальный)», добавьте отбор: «Работает» = «Да» или отбор по условию «Дата увольнения не заполнена». Иначе в список попадут уволенные сотрудники с пустыми или устаревшими должностями.
Группировка по подразделениям
Для штатной расстановки удобно сгруппировать список по подразделениям: в настройках отчёта на закладке «Структура» добавьте группировку «Подразделение» выше группировки «Сотрудник». Тогда каждый блок будет содержать сотрудников конкретного отдела с их должностями — такой формат требуют чаще всего.
Вывод списка в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал ограничен, но базовая задача решается. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или сразу справочник «Сотрудники». В списке справочника через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» можно вывести дополнительные колонки, однако должность там отображается не всегда, поскольку хранится в кадровых документах.
Надёжнее использовать отчёт: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Список сотрудников» (в разных релизах название может отличаться — «Сотрудники организаций», «Кадровые данные»). В настройках отчёта добавьте поля «Подразделение» и «Должность» и сформируйте.
Если типового отчёта в вашей версии нет, воспользуйтесь «Универсальным отчётом» (раздел «Отчёты»): выберите регистр сведений с кадровыми данными сотрудников, задайте период и выведите поля «Сотрудник», «Подразделение», «Должность».
Способы получить список
Быстро и без настройки, корректно учитывает даты приёма и увольнения. Ограничение — состав колонок фиксирован, если нет доступа к настройкам.
Подходит для быстрого просмотра, но показывает всех, включая уволенных, и не всегда выводит должность.
Гибкий вариант для любой конфигурации, но требует понимания структуры регистров и аккуратного отбора по периоду.
Максимальная гибкость для разработчика: можно собрать любую выборку. Требует навыков и прав настройки.
Выгрузка списка в Excel и печать
Любой сформированный отчёт в 1С — это табличный документ, который сохраняется во внешние форматы. После формирования нажмите кнопку «Сохранить» (дискета) или «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)» или «Таблица Excel». Структура колонок и группировки сохранятся.
Для печати используйте стандартную кнопку печати. Если список большой, заранее настройте параметры страницы: альбомную ориентацию и масштаб «по ширине страницы», иначе колонка с должностями может обрезаться.
При передаче списка сторонним лицам помните, что это персональные данные. Убирайте лишние колонки (даты рождения, адреса, ИНН), если они не нужны получателю, — в настройках отчёта это делается снятием флажков у соответствующих полей.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — в списке появляются уволенные сотрудники или отсутствуют недавно принятые. Причина почти всегда в дате формирования отчёта или в непроведённых кадровых документах. Проверьте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» на наличие непроведённых документов.
Вторая типичная ситуация — у сотрудника выводится старая должность. Это значит, что документ перевода либо не проведён, либо проведён не той датой. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на кадровые документы и сверьте даты.
Третья ошибка — дубли сотрудников-совместителей. Если человек работает по основному месту и по внутреннему совместительству, в списке он появится дважды с разными должностями. Это корректно с точки зрения учёта, но если нужен список «по головам», добавьте отбор «Вид занятости = Основное место работы».
Проверка результата перед передачей
Перед тем как отправить список руководству или в проверяющий орган, сверьте его с контрольными цифрами. Самый простой способ — сравнить итоговое количество строк с данными отчёта «Численность сотрудников» или с количеством действующих трудовых договоров.
Выборочно проверьте нескольких сотрудников: откройте карточку, сравните должность в отчёте с последним кадровым документом. Особое внимание уделите тем, кто в проверяемом периоде принимался, переводился или увольнялся, — именно на них чаще всего возникают расхождения.
Как проверить результат
Совпадает с численностью по кадровым отчётам с учётом совместителей
Строк больше или меньше без объяснимой причины
Соответствуют последним проведённым кадровым документам
У переведённых сотрудников старые должности
Только работающие на указанную дату
Присутствуют уволенные или отсутствуют недавно принятые
FAQ
Как вывести список сотрудников только одного подразделения?
В настройках отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно [нужное подразделение]» и сформируйте отчёт заново. В некоторых отчётах подразделение можно выбрать прямо в шапке формы до нажатия «Сформировать».
Почему в списке нет колонки «Должность»?
Откройте «Настройки» отчёта, перейдите на закладку «Поля» (или «Выбранные поля») и добавьте поле «Должность» в список выводимых колонок. В расширенных настройках поле может находиться внутри группы «Сотрудник» — разверните дерево полей.
Как получить список сотрудников на прошлую дату?
Укажите нужную дату в параметре «Период» или «на дату» перед формированием отчёта. Кадровые отчёты 1С строятся по истории кадровых документов, поэтому покажут должности и состав именно на ту дату, если документы введены корректно.
Можно ли вывести список вместе с окладами?
Да, в ЗУП используйте отчёт «Штатная расстановка» или «Анализ штатного расписания» — они выводят позицию, должность и данные об оплате. Учтите, что доступ к таким отчётам обычно ограничен правами, а выгрузка содержит чувствительную информацию.
Что делать, если нет прав на кадровые отчёты?
Обратитесь к администратору 1С: нужна роль, дающая доступ к кадровым отчётам и данным сотрудников. Как временный вариант попросите пользователя с правами сформировать отчёт и передать вам выгрузку в Excel.
Как убрать из списка внешних совместителей?
Добавьте в настройках отчёта отбор «Вид занятости не равно Внешнее совместительство» или оставьте только «Основное место работы», если нужны исключительно штатные сотрудники по основному месту.
Что важно запомнить
Список сотрудников с должностями формируется кадровым отчётом на конкретную дату, а не справочником. Проверяйте проведённость кадровых документов, отбирайте только работающих, учитывайте совместителей и не выгружайте лишние персональные данные.