Как в 1С вывести список сотрудников с днями рождения

Задача получить список сотрудников с датами рождения возникает регулярно: для поздравлений, планирования корпоративных мероприятий, кадровой отчётности или проверки персональных данных. В типовых конфигурациях 1С — «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «Бухгалтерия предприятия» — такая информация уже хранится в базе, и вывести её можно штатными средствами без доработок.

Основной инструмент — кадровые отчёты, построенные на системе компоновки данных. Они позволяют выбрать нужные поля (ФИО, дата рождения, подразделение, должность), наложить отбор по периоду и сохранить настройку для повторного использования. Для нестандартных задач есть консоль отчётов и возможность написать собственный запрос.

Ниже разобраны конкретные способы: от готового отчёта «Дни рождения» до универсального варианта через «Список сотрудников» с ручной настройкой, а также проверка результата и типичные ошибки.

Где в 1С хранятся даты рождения сотрудников

Дата рождения физического лица вводится один раз — в карточке сотрудника или в справочнике «Физические лица». В ЗУП путь такой: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку → поле «Дата рождения» в блоке личных данных. Если сотрудник вводился через документ «Приём на работу», дата подтягивается из связанного физического лица.

Важно понимать: отчёты берут данные именно из справочника физических лиц, а не из кадровых документов. Если в карточке поле пустое или заполнено ошибочно, в отчёте сотрудник либо не появится, либо отобразится с неверной датой. Поэтому перед формированием списка для официальных целей имеет смысл проверить полноту заполнения личных данных.

В 1С:Бухгалтерии дата рождения также хранится в карточке сотрудника («Зарплата и кадры» → «Сотрудники»), но набор кадровых отчётов там заметно беднее, и для выборки по дням рождения чаще используют универсальный отчёт или обработку.

Быстрый способ: типовой отчёт «Дни рождения» в ЗУП

В большинстве актуальных релизов 1С:ЗУП есть готовый кадровый отчёт, который сразу показывает сотрудников с датами рождения. Это самый быстрый путь, если нужен список на конкретный месяц или произвольный период.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и перейдите по ссылке «Кадровые отчёты».
2. 2
   В списке отчётов найдите «Дни рождения» (в части релизов — «Дни рождения сотрудников»).
3. 3
   Укажите период: месяц, квартал или произвольный диапазон дат.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок: ФИО, дата рождения, подразделение.
5. 5
   При необходимости сохраните результат в Excel через «Ещё» → «Сохранить» или выведите на печать.

Если в списке кадровых отчётов такого пункта нет, возможны две причины: отчёт скрыт настройками интерфейса конкретной роли пользователя, либо в вашей редакции конфигурации он называется иначе. В этом случае воспользуйтесь универсальным способом через «Список сотрудников», описанным ниже.

Готовый отчёт удобен тем, что уже содержит сортировку по дате и группировку по дням. Но его состав полей ограничен: если нужны дополнительные сведения (табельный номер, дата приёма, руководитель подразделения), придётся изменять вариант отчёта или использовать другой инструмент.

Универсальный способ: отчёт «Список сотрудников» с настройкой полей

Отчёт «Список сотрудников» (в ряде релизов — «Штатные сотрудники» или «Сотрудники») есть практически во всех конфигурациях с кадровым учётом и позволяет собрать произвольный набор колонок. Это основной рабочий метод, когда типового отчёта по дням рождения недостаточно.

Добавление поля «Дата рождения»

Сформируйте отчёт, затем нажмите «Изменить вариант отчёта» (кнопка «Настройки» в простом режиме). Перейдите на закладку «Поля» и поставьте флажок у поля «Дата рождения» — оно находится в группе полей физического лица. После нажатия «Завершить редактирование» колонка появится в таблице.

Отбор по месяцу или диапазону дат

Чтобы получить именинников конкретного месяца, на закладке «Отбор» добавьте условие по полю «Дата рождения». Прямой отбор «месяц равен» в пользовательском режиме доступен не всегда, поэтому на практике чаще поступают так: задают условие «Дата рождения — в списке» либо формируют полный список и сортируют/фильтруют уже в Excel. В расширенном режиме настроек (доступен при наличии прав) можно добавить вычисляемое поле «Месяц рождения» и отобрать по нему.

Маршрут решения

Как выбрать способ

Нужен простой список именинников на месяцИспользуйте типовой отчёт «Дни рождения» из раздела кадровых отчётов

Нужны дополнительные колонки (должность, табельный номер, телефон)Настройте «Список сотрудников» через «Изменить вариант отчёта»

Отбор по месяцу недоступен в пользовательском режимеВыгрузите полный список в Excel и отфильтруйте там

Список нужен регулярно и нестандартной структурыСохраните настройку как свой вариант отчёта или закажите внешний отчёт разработчику

Сохранение настройки для регулярного использования

Если список с днями рождения нужен каждый месяц, не настраивайте отчёт заново. После того как состав полей и отборы готовы, нажмите «Изменить вариант отчёта» → «Сохранить вариант отчёта» (или «Ещё» → «Сохранить вариант»), задайте понятное имя, например «Именинники месяца», и выберите доступность: только себе или всем пользователям.

Сохранённый вариант появится в списке вариантов отчёта и будет открываться одним действием. Период при этом обычно не фиксируется — его удобно задавать при каждом формировании, чтобы не забыть обновить даты.

Пользователям без прав администратора сохранение варианта «для всех» может быть недоступно — это ограничение ролевой модели, а не ошибка. В таком случае вариант сохраняется как личный, а общий вариант создаёт администратор или специалист с расширенными правами.

Удобный приём: сохраните два варианта отчёта — «Именинники текущего месяца» с отбором и «Все дни рождения» без отбора. Второй вариант пригодится для годового планирования поздравлений и сверки личных данных.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с ожиданиями: количество строк должно примерно соответствовать численности, даты — отображаться в формате ДД.ММ.ГГГГ, а сотрудники одного подразделения не должны «теряться». Если список выглядит неполным, причина почти всегда в настройках отбора или в незаполненных карточках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота списка

Норма

Число строк близко к числу действующих сотрудников

Тревожный признак

В списке заметно меньше людей, чем работает в компании

Даты рождения

Норма

У всех сотрудников колонка заполнена корректными датами

Тревожный признак

Пустые ячейки или даты вида 01.01.0001

Отбор по периоду

Норма

Попадают только именинники заданного месяца

Тревожный признак

В списке даты из других месяцев

Уволенные сотрудники

Норма

Уволенные исключены или помечены отдельно

Тревожный признак

В списке люди, уволенные давно, без признака увольнения

Отдельная ситуация — пустые даты рождения у части сотрудников. Это означает, что при вводе карточек поле не заполняли. Найти таких людей можно тем же отчётом: добавьте отбор «Дата рождения — не заполнено» и передайте список кадровику для актуализации данных.

Альтернативы: консоль отчётов и собственный запрос

Когда штатных возможностей не хватает — например, нужен список с возрастом сотрудника на дату, юбилярами (круглые даты) или сложной группировкой — используют «Универсальный отчёт» по справочнику «Физические лица» или внешний отчёт, написанный разработчиком на встроенном языке.

Для программиста задача решается запросом к справочнику физических лиц с выборкой месяца и дня рождения. Фрагмент запроса для отбора именинников текущего месяца выглядит примерно так:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
МЕСЯЦ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) = &Месяц
И Сотрудники.ВАрхиве = ЛОЖЬ
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ДЕНЬ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения)

Такой запрос легко оформить как внешний отчёт на СКД и подключить через «Дополнительные отчёты и обработки» — тогда им смогут пользоваться кадровики без доступа к конфигуратору. Поручать эту работу стоит специалисту по 1С: ошибка в запросе не испортит данные, но выдаст неверный список, что критично, если отчёт используется для официальных целей.

FAQ

Почему в списке отчётов нет отчёта «Дни рождения»?

Отчёт может быть скрыт функциональными опциями или недоступен вашей роли. Проверьте полный список кадровых отчётов через «Настройка навигации» раздела «Кадры» или попросите администратора открыть доступ. Как запасной вариант всегда работает «Список сотрудников» с добавленным полем «Дата рождения».

Можно ли вывести только юбиляров — сотрудников с круглыми датами?

Штатного отбора «юбилей» в типовых отчётах нет. Практичный путь — выгрузить полный список с датами рождения в Excel и вычислить возраст формулой, отфильтровав значения, кратные пяти или десяти годам. Для регулярной задачи закажите внешний отчёт с вычисляемым полем возраста.

Как исключить уволенных сотрудников из списка?

В настройках варианта отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие по признаку увольнения: «Работает» равно «Да» либо «В архиве» равно «Нет» — название поля зависит от релиза. В типовом отчёте «Дни рождения» уволенные обычно исключаются автоматически.

Как вывести список именинников в 1С:Бухгалтерии, где нет кадровых отчётов ЗУП?

Откройте справочник «Сотрудники», выведите список настройкой колонок с добавлением «Даты рождения» или воспользуйтесь «Универсальным отчётом» по справочнику физических лиц. Для постоянной потребности подключают внешний отчёт через механизм дополнительных отчётов и обработок.

Можно ли настроить автоматическую рассылку списка именинников?

В типовых конфигурациях отчёты можно рассылать по расписанию через механизм «Рассылка отчётов» (доступен при включённой опции и соответствующих правах). Настройте вариант отчёта, создайте рассылку с периодичностью, например раз в месяц, и укажите получателей. Учтите, что письмо будет содержать персональные данные — отправляйте его только ответственным лицам.

Почему у части сотрудников дата рождения пустая?

Поле не было заполнено при вводе карточки физического лица. Найдите таких сотрудников отбором «Дата рождения не заполнена» и внесите данные в карточки — после этого они появятся во всех отчётах по дням рождения.