Другое · 9 мин
Как в 1С вывести список сотрудников с адресом
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии вывести список сотрудников с адресами: типовые отчёты, настройка отборов, выгрузка в Excel и типичные ошибки.
Адрес сотрудника в конфигурациях 1С хранится не в отдельном поле справочника, а в контактной информации физического лица. Поэтому простой список справочника «Сотрудники» адрес не покажет — нужен отчёт, который умеет доставать сведения из табличной части «Контактная информация». В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) набор инструментов отличается, но общая логика одна: выбрать отчёт или универсальную форму, добавить поле «Адрес» и при необходимости выгрузить результат в Excel.
Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций на управляемых формах: типовые отчёты по кадрам, универсальный отчёт, список через «Ещё — Изменить форму» и вариант с консолью запросов для тех, кто готов работать на уровне данных. Отдельно описаны проверка результата, типичные ошибки и ограничения, связанные с персональными данными.
Где в 1С хранится адрес сотрудника
Адрес регистрации и адрес фактического проживания относятся к контактной информации. Она привязана к элементу справочника «Физические лица», а не напрямую к сотруднику. Один сотрудник ссылается на одно физическое лицо, поэтому отчёт должен «пройти» по этой связи и взять нужный вид контактной информации.
Проверить, заполнен ли адрес, можно в карточке сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», перейдите в карточку конкретного человека и найдите раздел или ссылку «Адреса, телефоны» (в ЗУП — группа полей с адресом регистрации и фактическим проживанием). Если поля пустые, ни один отчёт адрес не покажет — сначала данные нужно внести.
Способ 1: типовой отчёт в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом есть готовые кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» (или «Отчёты, справки») и найдите отчёт «Списки сотрудников» либо «Личные данные сотрудников» — состав зависит от релиза. Эти отчёты уже содержат поля с адресами или позволяют их добавить через настройки.
Если адреса в выводе нет, нажмите кнопку «Настройки», перейдите на закладку «Поля» и отметьте нужное поле — например, «Адрес по прописке» или «Адрес фактический». После этого нажмите «Сформировать». Отчёт построится по всем действующим сотрудникам; при необходимости на закладке «Отбор» ограничьте список подразделением или организацией.
- 1Откройте раздел «Кадры» или «Отчёты, справки»
- 2Найдите отчёт «Списки сотрудников» или «Личные данные сотрудников»
- 3В настройках на закладке «Поля» включите нужный вид адреса
- 4На закладке «Отбор» при необходимости задайте организацию или подразделение
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 6Сохраните таблицу через «Файл — Сохранить как» в формате Excel
Способ 2: универсальный отчёт
Если типового отчёта с нужными полями нет (типичная ситуация для 1С:Бухгалтерии), используйте «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчёты» (в некоторых конфигурациях — «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки»). Если пункта нет в меню, включите его в настройках интерфейса или попросите администратора открыть доступ.
В шапке универсального отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Сотрудники». Затем в настройках добавьте поле адреса: оно доступно через связь с физическим лицом и его контактной информацией. Сформируйте отчёт — получите таблицу «сотрудник — адрес», которую можно отсортировать и выгрузить.
Сравнение вариантов
Подходит для ЗУП, быстрый старт без настройки. Ограничение: состав полей зависит от релиза, иногда нужного вида адреса нет.
Работает почти в любой конфигурации 8.3. Ограничение: нужно вручную выбирать поля, новичку потребуется больше времени.
Максимальная гибкость: любые отборы и несколько видов адресов в одной строке. Ограничение: требуются навыки запросов и права разработчика.
Подходит, если список нужен регулярно в строгом формате. Ограничение: стоит денег и требует обновления при смене релиза.
Способ 3: настройка списка справочника и выгрузка
Простой обходной путь — вывести нужные колонки прямо в форме списка. Откройте справочник «Сотрудники», нажмите «Ещё — Изменить форму» (или «Настроить список») и добавьте колонки с адресом, если они доступны в списке полей. В типовых формах списка сотрудников адрес часто недоступен напрямую — тогда этот способ не сработает, и остаются отчёты.
Альтернатива — форма списка справочника «Физические лица»: там контактная информация ближе «к поверхности», и в некоторых конфигурациях адрес можно вывести колонкой или увидеть в панели дополнительных сведений. После настройки список копируется в Excel через контекстное меню «Вывести список» — откроется табличный документ, который сохраняется в файл.
Выгрузка результата в Excel или на печать
Любой сформированный отчёт в 1С — это табличный документ. Чтобы сохранить его, используйте «Файл — Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат: XLSX для дальнейшей обработки, PDF — для передачи без изменений, MXL — если файл должны открыть в другой базе 1С. Кнопка с дискетой на панели отчёта делает то же самое.
Перед выгрузкой проверьте, что в таблице нет лишних служебных колонок (например, «Период» или технических идентификаторов) — уберите их в настройках отчёта, чтобы получатель получил чистый список. Если список нужен для печати, задайте альбомную ориентацию и масштаб в настройках страницы: длинные адреса в книжной ориентации часто обрезаются.
Как проверить результат
Число сотрудников в отчёте совпадает со списком действующих сотрудников
Строк меньше — проверьте отборы и уволенных; дубли — сотрудник с несколькими записями
У всех или почти всех сотрудников адрес заполнен
Много пустых ячеек — адрес не внесён в карточки физлиц
Выведен именно требуемый вид (регистрация или фактический)
Перепутаны виды адресов — исправьте поле в настройках отчёта
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустая колонка адреса при заполненных карточках. Причина обычно в том, что в отчёт выведено не то поле: адрес регистрации и фактический адрес — разные виды контактной информации, и заполнен может быть только один. Вторая причина — отбор по организации, когда сотрудник оформлен в другой организации той же базы.
Ещё одна ошибка — выгружать список с адресами «на всякий случай» всем запросившим. Адрес — персональные данные, и их передача третьим лицам без основания нарушает законодательство о персональных данных. Выгружайте только тем, кто имеет право на эти сведения, и только в нужном объёме: часто достаточно списка без адресов уволенных и без лишних полей вроде телефонов.
Когда нужен программист
Если список нужен регулярно в строго заданном виде — например, ежемесячная ведомость с адресом регистрации, телефоном и подразделением в одной строке, — разумнее заказать внешний отчёт на СКД. Он подключается через «Дополнительные отчёты и обработки» без изменения конфигурации и не мешает обновлениям.
Также без доработки не обойтись, если адрес нужно выводить в специфической структуре (отдельными колонками: регион, город, улица, дом) — типовые отчёты обычно отдают адрес одной строкой. Разработчик получит составляющие из данных адресного классификатора (КЛАДР/ФИАС), если карточки заполнены через него.
Что важно запомнить
Адрес хранится в контактной информации физического лица, поэтому нужен отчёт, а не простой список справочника. В ЗУП используйте кадровые отчёты, в остальных конфигурациях — универсальный отчёт. Перед выгрузкой проверьте вид адреса, отборы и права получателя на персональные данные.
Частые вопросы
Почему в отчёте у части сотрудников пустой адрес?
Скорее всего, адрес не внесён в карточку физического лица или заполнен другой вид адреса, чем выведен в отчёт. Откройте карточку сотрудника, проверьте раздел с адресами и при необходимости внесите данные через стандартную форму контактной информации, а не в поле комментария.
Можно ли вывести адрес отдельными колонками: город, улица, дом?
Типовые отчёты обычно выводят адрес одной строкой. Разбивка по полям возможна, если адрес введён через адресный классификатор, но потребует настройки запроса или внешнего отчёта — это задача для специалиста по 1С.
Как исключить уволенных сотрудников из списка?
В настройках отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие по полю «В архиве» / «Уволен» или используйте стандартный отбор «Работающие сотрудники», если он предусмотрен отчётом. В универсальном отчёте по справочнику такого отбора может не быть — тогда проще использовать кадровый отчёт.
Нет пункта «Универсальный отчёт» в меню — что делать?
Проверьте настройки интерфейса: в ряде конфигураций отчёт включается через «Администрирование» или добавляется в раздел «Отчёты» командой «Настройка навигации». Если прав не хватает, обратитесь к администратору базы — возможно, доступ к отчёту ограничен ролью.
Можно ли отправить список с адресами по электронной почте?
Технически — да, через кнопку отправки табличного документа. Но адреса относятся к персональным данным: пересылать их следует только по защищённым каналам и только лицам, имеющим законное основание на получение этих сведений.
Чем отличается «Адрес по прописке» от «Адреса фактического проживания» в 1С?
Это два разных вида контактной информации. «По прописке» — адрес регистрации из паспорта, «фактический» — где человек реально живёт. В карточке они заполняются независимо, и в отчёт нужно выводить тот вид, который требуется для конкретной задачи, например для рассылки корреспонденции обычно используют фактический адрес.