Как в 1С вывести список сотрудников по дате рождения

Задача вывести список сотрудников по дате рождения возникает регулярно: нужно поздравить именинников месяца, сформировать данные для корпоративного календаря, подготовить сведения для профсоюза или проверить возрастной состав персонала. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это делается штатными средствами, без доработки конфигурации.

Есть несколько рабочих способов: типовой отчёт «Дни рождения», универсальный отчёт по справочнику сотрудников, настройка отбора и сортировки в списке, а также консоль отчётов СКД для нестандартных выборок. Выбор зависит от того, нужен ли разовый список, регулярная рассылка или выгрузка в Excel.

Ниже разобраны все варианты для 1С:ЗУП 3.1 — актуальной версии, где кадровые данные хранятся в справочнике «Сотрудники», а дата рождения привязана к физическому лицу. Инструкции подходят и для 1С:ERP / УХ с встроенным кадровым блоком, пути в меню могут незначительно отличаться.

Какие инструменты 1С подходят для списка по дате рождения

Прежде чем открывать первый попавшийся отчёт, определите, что именно требуется: просто отсортированный перечень всех сотрудников с датами рождения, именинники конкретного месяца или аналитическая выборка (например, сотрудники определённого возраста по подразделениям). От этого зависит инструмент.

В ЗУП 3.1 доступны четыре основных варианта. Типовой отчёт «Дни рождения» — готовое решение для именинников. Универсальный отчёт — гибкий конструктор по любому справочнику или регистру. Список справочника «Сотрудники» с настройкой сортировки — самый быстрый разовый способ. Консоль СКД или произвольный запрос — для сложных условий, которые не покрывают штатные отборы.

Типовой отчёт «Дни рождения»: самый быстрый способ

В конфигурации ЗУП 3.1 есть готовый кадровый отчёт, который выводит сотрудников, у которых день рождения попадает в заданный период. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Дни рождения» (в некоторых релизах отчёт находится в разделе «Отчётность, справки» → «Кадровые отчёты»).

В шапке отчёта укажите период — например, текущий месяц. Нажмите «Сформировать». Отчёт покажет сотрудников с датами рождения, сгруппированными по дням. Если нужны только работающие сотрудники, откройте «Настройки» и добавьте отбор «Работает в организации = Да» или используйте вариант отчёта с уже заложенным отбором по работающим.

Ограничение типового отчёта: он заточен именно под именинников за период и не позволяет гибко менять состав колонок. Если нужен полный список всех сотрудников с датами рождения, отсортированный в произвольном порядке, переходите к универсальному отчёту.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Дни рождения
2. 2
   Укажите период, за который ищете именинников
3. 3
   При необходимости в настройках добавьте отбор по организации и статусу «работающие»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
5. 5
   Выведите в Excel через Файл → Сохранить или кнопку сохранения табличного документа

Универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники»

Универсальный отчёт — основной инструмент для произвольных списков. Откройте «Отчётность, справки» → «Универсальный отчёт». В поле типа данных выберите «Справочник», в поле объекта — «Сотрудники». Период можно оставить пустым, если дата рождения нужна без привязки к кадровым событиям.

Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Поля»: добавьте поля «ФИО» (или «Наименование»), «Дата рождения», при необходимости — «Подразделение», «Должность». На закладке «Сортировка» добавьте поле «Дата рождения» и выберите направление — по возрастанию или убыванию. Сформируйте отчёт.

Важный нюанс: сортировка по полю «Дата рождения» упорядочит сотрудников по полной дате с учётом года — то есть фактически по возрасту. Если нужен порядок «по календарю» (все январские, затем февральские и т. д. независимо от года), потребуется отбор по периоду дат рождения либо отчёт «Дни рождения», который группирует по дням и месяцам автоматически.

Как отобрать именинников конкретного месяца

Для выборки сотрудников, родившихся в определённом месяце любого года, в универсальном отчёте добавьте отбор по полю «Дата рождения» с видом сравнения «В периоде» и укажите границы месяца — например, с 01.03 по 31.03 без привязки к году, если интерфейс позволяет задать период без года. В типовом отчёте «Дни рождения» достаточно указать нужный месяц в параметре периода.

Если универсальный отчёт требует год в границах периода, обойдите ограничение двумя способами. Первый — сформировать полный список с датами рождения, выгрузить в Excel и отфильтровать по месяцу там. Второй — использовать консоль СКД с вычисляемым полем «Месяц(ДатаРождения)» и отбором по нему.

Отбор по возрасту

Иногда требуется не дата рождения, а возраст: например, список сотрудников старше 50 лет для медосмотров. Штатные отчёты считают возраст только в специализированных вариантах (например, в отчётах по стажу или статистике персонала). В универсальном отчёте возраста нет — используйте обратный отбор по дате рождения: «Дата рождения меньше или равна» дате, полученной вычитанием нужного числа лет из текущей даты.

Быстрый способ: сортировка прямо в списке сотрудников

Если отчёт не нужен, а требуется просто посмотреть сотрудников в порядке дат рождения, откройте справочник «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию колонка «Дата рождения» в списке не выведена. Нажмите «Ещё» → «Изменить форму», найдите в дереве элементов поле «Дата рождения» (через физическое лицо) и установите флажок видимости. После этого кликом по заголовку колонки можно отсортировать список.

Учтите: изменение формы списка — это персональная настройка, она не влияет на других пользователей и не требует прав администратора в большинстве случаев. Но если форма списка в вашей конфигурации доработана, добавление полей может быть ограничено — тогда используйте универсальный отчёт.

Из списка также работает стандартный отбор: «Ещё» → «Настроить список» → добавить отбор по дате рождения. Это удобно для разовой фильтрации без построения отчёта, но выгрузить результат с дополнительными колонками будет сложнее.

Консоль СКД и произвольный запрос для нестандартных случаев

Когда штатных отборов не хватает — нужен вычисляемый возраст, группировка по месяцам рождения с количеством сотрудников, объединение с данными о приёмах и увольнениях — используется схема компоновки данных. В ЗУП многие кадровые отчёты построены на СКД, и их можно доработать: откройте отчёт, «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» → расширенная настройка, добавьте вычисляемое поле.

Пример вычисляемого выражения для месяца рождения в СКД: Месяц(ФизическоеЛицо.ДатаРождения). Для пользователей с навыками запросов внешняя консоль запросов позволяет написать выборку напрямую по справочнику «ФизическиеЛица» с соединением к «Сотрудники» и отбором работающих.

ВЫБРАТЬ Сотрудники.Наименование КАК Сотрудник, Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения ИЗ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники УПОРЯДОЧИТЬ ПО ДатаРождения

Работа с консолью запросов и изменение вариантов отчётов требует понимания структуры данных. Ошибка в запросе не испортит данные — запросы только читают информацию, — но может выдать неверный результат, который примут за правду. Всегда сверяйте выборку с несколькими карточками сотрудников вручную.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с реальностью. Количество строк должно примерно совпадать с числом работающих сотрудников (если отбор по ним установлен). Выборочно откройте 2–3 карточки физических лиц и сравните даты рождения с отчётом. Пустые значения даты рождения — признак незаполненных карточек физлиц: такие сотрудники выпадут из отборов по периоду и исказят именинные списки.

Регулярное использование: сохранение вариантов и рассылка

Если список именинников нужен каждый месяц, настройте отчёт один раз и сохраните вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен всем пользователям, которым вы его откроете, или только вам — в зависимости от настройки.

В ЗУП 3.1 доступна рассылка отчётов: раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов» (функциональность «Рассылка отчетов» из подсистемы БСП). Создайте рассылку с нужным вариантом отчёта, расписанием (например, первое число месяца) и списком получателей — отчёт будет приходить на почту автоматически в формате Excel или HTML.

Для интеграции с корпоративным календарём выгружайте список в Excel и обрабатывайте дальше штатными средствами табличного редактора: выделение месяца, дня, подстановка поздравительных шаблонов.

Частые вопросы