Как в 1С вывести список сотрудников по алфавиту

Алфавитный список сотрудников нужен кадровику и бухгалтеру постоянно: для сверки штатного расписания, подготовки ведомостей, проверки личных дел и выгрузки данных для проверяющих. В 1С есть несколько способов получить такой список — от простой сортировки в форме справочника до настройки отчёта с отбором и группировкой.

Конкретные действия зависят от конфигурации: в 1С:ЗУП список сотрудников ведётся в одноимённом справочнике, в 1С:Бухгалтерии — в разделе кадровых документов, а в управленческих конфигурациях вроде УТ или ERP сотрудники хранятся как физические лица. Логика сортировки при этом одинакова — она выполняется штатными средствами платформы.

Ниже разобраны основные сценарии: сортировка прямо в форме списка, настройка порядка через меню «Ещё», вывод алфавитного списка в отчётах, печать и сохранение результата, а также типичные проблемы — например, когда список сортируется «неправильно» из-за уволенных сотрудников или дублей.

Где в 1С хранится список сотрудников

Перед сортировкой важно понимать, с каким объектом вы работаете. В 1С:ЗУП 3 основной справочник называется «Сотрудники» и открывается через раздел «Кадры». Каждая карточка связана с физическим лицом, поэтому один человек может иметь несколько записей сотрудника — например, по основному месту работы и по внутреннему совместительству.

В 1С:Бухгалтерии 8 список находится в разделе «Зарплата и кадры → Сотрудники». В УТ 11 и ERP кадровый учёт ограничен, и данные о людях хранятся в справочнике «Физические лица», а сотрудники как таковые могут быть представлены пользователями или ответственными лицами.

От того, какой именно справочник вы открываете, зависит состав итогового списка: включать ли уволенных, совместителей, сотрудников обособленных подразделений. Проверьте это до настройки сортировки, иначе список придётся переделывать.

Быстрая сортировка прямо в форме списка

Самый простой способ — отсортировать список мышью. Откройте справочник сотрудников, найдите колонку с ФИО (обычно она называется «Наименование» или «Сотрудник») и кликните по её заголовку. Появится стрелка, показывающая направление сортировки: вверх — по возрастанию (А–Я), вниз — по убыванию (Я–А). Повторный клик меняет направление.

Альтернатива — контекстное меню: щёлкните правой кнопкой мыши по любой строке в колонке ФИО и выберите «Сортировать по возрастанию». Результат тот же, но этот способ удобен, когда заголовок колонки узкий и по нему сложно попасть курсором.

Учтите: сортировка в форме списка влияет только на отображение на экране. Она не меняет данные в базе и не сохраняется «навсегда» — при следующем открытии форма может вернуться к порядку по умолчанию, если настройки списка не зафиксированы.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники» (в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры → Сотрудники»).
2. 2
   Щёлкните по заголовку колонки с ФИО или правой кнопкой по строке — «Сортировать по возрастанию».
3. 3
   Убедитесь, что рядом с заголовком появилась стрелка вверх, а фамилии идут от А к Я.
4. 4
   При необходимости отключите отбор уволенных через кнопку скрытия/показа или настройку списка.

Сортировка через «Настроить список»

Когда нужен устойчивый порядок или сортировка по нескольким полям, используйте полную настройку. В форме списка нажмите «Ещё → Настроить список» (в некоторых конфигурациях — «Настройка списка»). Откроется окно с закладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Условное оформление».

На закладке «Сортировка» добавьте поле «Наименование» и установите направление «По возрастанию». Если нужен порядок сначала по подразделению, а внутри него — по алфавиту, добавьте две строки: первой «Подразделение», второй «Наименование». Порядок строк определяет приоритет сортировки.

На закладке «Отбор» полезно сразу ограничить список: например, скрыть уволенных, добавив условие по признаку увольнения или по полю «В архиве» (название зависит от конфигурации). Это избавит от лишних строк в итоговом перечне.

Чтобы настройки сохранялись, не сбрасывайте их при закрытии формы — платформа обычно запоминает последнюю настройку списка для текущего пользователя. Если список «слетает», проверьте, не очищаются ли настройки регламентным заданием или не работаете ли вы в режиме, где сохранение настроек отключено администратором.

Алфавитный список через отчёты

Форма списка удобна для просмотра, но для печати и передачи третьим лицам лучше использовать отчёт. В 1С:ЗУП есть штатные кадровые отчёты: «Списки сотрудников», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и другие. Они находятся в разделе «Кадры → Кадровые отчёты».

Откройте нужный отчёт, перейдите в «Настройки» (кнопка с шестерёнкой или «Ещё → Изменить вариант»). На закладке «Сортировка» добавьте поле «Сотрудник» или «ФИО» с направлением «По возрастанию». Если используется расширенный режим настроек, убедитесь, что сортировка задана на верхнем уровне отчёта, а не внутри группировки.

В 1С:Бухгалтерии аналогичную задачу решает «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Руководителю», в зависимости от версии). Выберите тип объекта «Справочники», объект «Сотрудники», период при необходимости, затем в настройках добавьте сортировку по наименованию. Отчёт выведет таблицу, которую можно сохранить или распечатать.

Отчёты также позволяют вывести дополнительные колонки — дату приёма, должность, подразделение, табельный номер. Это делает алфавитный список полноценным документом для сверки, а не просто перечнем фамилий.

Сравнение вариантов

Сортировка в форме списка

Быстро, подходит для просмотра на экране. Не даёт печатной формы и может не сохраняться между сеансами.

Настроить список (Ещё)

Позволяет сочетать отбор, сортировку по нескольким полям и сохранять вариант настройки. Всё ещё без печатной формы.

Кадровые отчёты ЗУП

Дают готовую печатную форму с нужными колонками и отборами. Требуют настройки варианта отчёта.

Универсальный отчёт

Гибкий инструмент в Бухгалтерии и других конфигурациях. Нужно вручную выбрать объект и поля, что сложнее для новичка.

Печать и сохранение списка

Когда список сформирован, его можно вывести на печать или в файл. В форме списка нажмите «Ещё → Вывести список» — платформа сформирует табличный документ с теми колонками и порядком строк, которые видны на экране, включая применённую сортировку. Далее табличный документ сохраняется в Excel, PDF или отправляется на принтер через «Файл → Печать».

В отчётах результат сохраняется аналогично: кнопка «Сохранить» или «Файл → Сохранить копию» в табличном документе. Для передачи в проверяющие органы чаще всего используют PDF, для дальнейшей обработки — Excel.

Перед печатью проверьте состав колонок: лишние служебные поля (код, пометка удаления) лучше скрыть через «Ещё → Изменить форму» или настройку отчёта, а нужные — добавить. Печатная форма должна содержать только то, что требуется получателю.

Контрольные точки

Как проверить результат

Порядок фамилий

Норма

Фамилии идут строго от А к Я без разрывов

Тревожный признак

Встречаются фамилии не по алфавиту — вероятно, сортировка задана по другому полю

Состав списка

Норма

Присутствуют только действующие сотрудники (или уволенные, если они нужны)

Тревожный признак

Уволенные перемешаны с действующими без необходимости

Дубли

Норма

Каждый человек встречается ожидаемое число раз (совместительство — отдельная строка)

Тревожный признак

Один сотрудник повторяется без причины — возможны дубли карточек

Формат ФИО

Норма

Все записи в едином формате «Фамилия И.О.» или «Фамилия Имя Отчество»

Тревожный признак

Часть записей в обратном порядке — нарушается алфавитная сортировка

Типичные проблемы и их решение

Частая ситуация: список отсортирован, но фамилии идут не по алфавиту. Причина обычно в том, что сортировка применена не к тому полю — например, по реквизиту «Код» или по дате приёма, которые выводятся первой колонкой. Откройте настройку списка и проверьте, какое поле стоит в сортировке первым.

Вторая проблема — уволенные сотрудники в списке. В ЗУП для них есть отдельный признак, и в форме списка предусмотрена кнопка или настройка, скрывающая уволенных. Если такой кнопки нет, добавьте отбор вручную через «Настроить список».

Третья проблема — дубли физических лиц. Если один человек заведён дважды, в алфавитном списке появятся две похожие строки. Это ошибка данных, а не настройки: дубли нужно объединять штатной обработкой поиска и удаления дублей (обычно доступна в разделе администрирования) или вручную, предварительно перенеся документы.

Ограничения и когда нужен программист

Штатных средств достаточно для большинства задач: просмотр, отбор, сортировка, печать, выгрузка. Однако есть сценарии, где потребуется доработка: специфическая печатная форма с фирменным бланком, автоматическая рассылка списка по расписанию, выгрузка в нестандартный формат или сортировка по составному правилу, которое не поддерживается настройками отчёта.

Также учтите, что в файловых базах с большим числом сотрудников настройка сложных отчётов может выполняться заметное время — это нормально и не является ошибкой. Если отчёт «зависает» на десятки минут, стоит проверить отборы: возможно, отчёт обрабатывает лишние данные из-за отсутствия фильтра по организации или периоду.

Частые вопросы

Почему список сотрудников сортируется не по алфавиту, хотя я нажал сортировку?

Скорее всего, сортировка применена к другой колонке — например, к коду или дате приёма. Откройте «Ещё → Настроить список → Сортировка» и проверьте, что первым полем стоит «Наименование» с направлением «По возрастанию». Также убедитесь, что в списке нет группировки по подразделениям: при ней алфавитный порядок действует только внутри каждой группы.

Как вывести список без уволенных сотрудников?

В форме списка ЗУП используйте штатную возможность скрытия уволенных (кнопка в командной панели или настройка списка). Если её нет, добавьте отбор через «Настроить список»: условие по признаку увольнения или архивности. В отчётах аналогичный отбор задаётся в настройках варианта отчёта.

Можно ли сохранить алфавитный список в Excel?

Да. В форме списка нажмите «Ещё → Вывести список» — сформируется табличный документ, который сохраняется в Excel через «Файл → Сохранить копию». Из отчёта табличный документ сохраняется тем же способом. Сортировка и отборы, применённые до вывода, сохранятся в файле.

Один сотрудник отображается в списке дважды — что делать?

Если это строки по разным местам работы (основное и совместительство) — так и должно быть. Если записи полностью одинаковые, вероятен дубль карточки физического лица или сотрудника. Дубли устраняются штатной обработкой поиска и удаления дублей или вручную после переноса связанных документов. Перед любыми изменениями сделайте резервную копию базы.

Как сделать, чтобы сортировка по алфавиту сохранялась при каждом открытии списка?

Задайте сортировку через «Ещё → Настроить список», а не простым кликом по заголовку — платформа обычно запоминает такую настройку для пользователя. Если настройка всё равно сбрасывается, уточните у администратора, не отключено ли сохранение пользовательских настроек или не очищаются ли они регламентными операциями.

Где взять алфавитный список сотрудников в 1С:Бухгалтерии, если нет кадровых отчётов?

Используйте «Универсальный отчёт»: выберите тип «Справочники», объект «Сотрудники», задайте период при необходимости и добавьте в настройках сортировку по наименованию по возрастанию. Либо откройте сам справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры»), отсортируйте его и выведите список через меню «Ещё».