Как в 1С вывести список должностей

Список должностей в 1С хранится в одноимённом справочнике, и вывести его можно несколькими способами: открыть сам справочник, сформировать отчёт по штатному расписанию или построить универсальный отчёт с нужными колонками. Выбор зависит от задачи: быстро посмотреть перечень, получить список только используемых должностей или подготовить выгрузку для руководства.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1), но большинство приёмов работает и в 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:КАМИН. В простых конфигурациях вроде 1С:Бухгалтерии справочник должностей тоже есть, но штатного расписания там нет — учитывайте это при выборе способа.

Перед выгрузкой уточните, какой именно список нужен: все должности, заведённые в базе, только те, что включены в штатное расписание, или только занятые сотрудниками. Это три разных выборки, и путать их — самая частая причина «лишних» или «пропавших» строк в отчёте.

Где в 1С хранится список должностей

Должности в типовых конфигурациях 1С — это отдельный справочник, а не часть штатного расписания. Каждый элемент содержит наименование, а в ЗУП 3.1 — ещё и дополнительные реквизиты: категорию, вредные условия труда, связь с классификатором ОКПДТР, параметры для отчётности.

Найти справочник можно двумя путями. В 1С:ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Должности» либо «Настройка» → «Должности». В 1С:ERP и КА: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ» → «Должности» или через кадровый раздел. В 1С:Бухгалтерии 8.3: «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности».

Если нужного пункта нет в меню, используйте поиск: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели функций и введите «Должности». Также справочник доступен через «Все функции» (если режим включён администратором): «Все функции» → «Справочники» → «Должности».

Как вывести список должностей через справочник

Самый простой способ — открыть справочник и вывести его на печать или сохранить. Порядок действий:

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Должности» (в ERP — через «НСИ и администрирование»).
2. 2
   Нажмите кнопку «Ещё» в правой части формы списка.
3. 3
   Выберите «Вывести список» — откроется табличный документ с текущими колонками.
4. 4
   Проверьте состав колонок и при необходимости снимите лишние флажки.
5. 5
   Нажмите «ОК», затем сохраните результат через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (XLSX) или PDF.

Команда «Вывести список» переносит в табличный документ только видимые колонки и только строки, проходящие текущий отбор. Если перед этим вы настроили поиск или фильтр, в выгрузку попадёт именно отфильтрованный набор — это удобно, когда нужен список по конкретному подразделению или категории.

Колонки списка настраиваются через «Ещё» → «Изменить форму»: можно добавить реквизиты, которые по умолчанию скрыты (например, категорию должности или признак архивности). После настройки «Вывести список» покажет уже расширенный набор полей.

Как получить список должностей по штатному расписанию

Если ведётся штатное расписание, часто нужен не весь справочник, а только должности, реально присутствующие в штатке. Для этого в ЗУП 3.1 есть готовые отчёты: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание» (или «Штатная расстановка», если нужны и занятые позиции).

В отчёте «Штатное расписание» по кнопке «Настройки» можно перестроить структуру: убрать группировку по подразделениям и оставить только должности, либо наоборот — сгруппировать по подразделениям. В расширенных настройках на вкладке «Отбор» задайте период действия, организацию и подразделение.

Отчёт «Штатная расстановка» дополнительно покажет, сколько ставок занято и кем. Если задача — найти «мёртвые» должности, которые есть в справочнике, но не входят в штатку, сравните выгрузку справочника с выгрузкой штатного расписания в Excel: разница и даст неиспользуемые позиции.

Сравнение вариантов

Справочник «Должности» → «Вывести список»

Быстро, показывает все заведённые должности. Не показывает, используется ли должность в штатке.

Отчёт «Штатное расписание»

Только должности из штатки, с количеством ставок и окладами. Требует, чтобы штатное расписание велось в программе.

Универсальный отчёт

Гибкие отборы и любые реквизиты в колонках. Требует аккуратной настройки структуры.

Как построить список через универсальный отчёт

Универсальный отчёт подходит, когда нужны нестандартные колонки или отборы: например, список должностей с вредными условиями труда или только архивные позиции. Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в некоторых конфигурациях — «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»).

В шапке отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Должности». По кнопке «Настройки» добавьте нужные поля в список выбранных полей и задайте отборы на вкладке «Отбор». Нажмите «Сформировать» — полученную таблицу можно сохранить в Excel стандартной командой.

Универсальный отчёт доступен пользователям с правами «Администратор системы» или «Вывод в файл/отчёты» в зависимости от конфигурации. Если пункта нет в меню, проверьте права или попросите администратора сохранить настройку отчёта как вариант — тогда вы сможете запускать готовый вариант одной кнопкой.

Как выгрузить список должностей в Excel

Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешний файл: откройте сформированный список, затем «Файл» → «Сохранить копию» (или «Сохранить как») и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Форматирование при этом сохраняется базовое — шапки и группировки переносятся, сложные настройки отчёта — нет.

Альтернатива — скопировать таблицу в буфер обмена: выделите ячейки мышью, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel. Способ годится для небольших списков, но при большом объёме надёжнее сохранение в файл: буфер обмена может обрезать данные или потерять структуру группировок.

Проверка результата и частые проблемы

После формирования сверьте результат с ожиданием: количество строк в выгрузке должно совпадать с количеством элементов в справочнике (при выводе всего справочника) или с числом позиций в штатке. Проще всего посмотреть счётчик строк внизу табличного документа либо подвести итог в Excel.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк

Норма

Совпадает с числом элементов справочника или позиций штатки

Тревожный признак

Строк больше (попали дубли или другая организация) или меньше (стоит скрытый отбор)

Состав колонок

Норма

Есть наименование должности и нужные реквизиты

Тревожный признак

Колонки пустые — реквизиты не заполнены в карточках, а не ошибка отчёта

Организация в отборе

Норма

Указана нужная организация

Тревожный признак

Отбор пуст — список собран по всем организациям базы

Если в списке пустые колонки (например, категория или условия труда), причина почти всегда в незаполненных карточках должностей, а не в отчёте. Откройте несколько карточек и проверьте реквизиты вручную. Массово заполнить недостающие данные можно обработкой «Групповое изменение реквизитов» — она доступна администратору через «Администрирование» → «Обслуживание».

Ещё одна типичная ситуация — дубли должностей с похожими наименованиями («Менеджер», «Менеджер по продажам», «менеджер»). Перед выгрузкой списка «наверх» имеет смысл свернуть или пометить на удаление дубли, иначе отчёт по штатке и численности будет искажаться.

FAQ

Как вывести только те должности, по которым есть работающие сотрудники?

Используйте отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» с группировкой по должности — в него попадут только занятые позиции. В настройках отчёта задайте отбор по периоду, чтобы исключить уволенных.

Почему в списке должностей появились позиции другой организации?

Справочник «Должности» в ЗУП 3.1 общий для всех организаций базы — сам по себе он к организации не привязан. Привязка возникает через штатное расписание, поэтому для списка по конкретной организации формируйте отчёт «Штатное расписание» с отбором по организации.

Как убрать из списка архивные (неиспользуемые) должности?

В ЗУП 3.1 у должности есть признак «Исключена из штатного расписания» / архивность в зависимости от релиза. В списке справочника настройте отбор по этому признаку через «Ещё» → «Настроить список», либо используйте универсальный отчёт с аналогичным отбором.

Можно ли вывести список должностей в 1С:Бухгалтерии?

Да: «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности», затем «Ещё» → «Вывести список». Но отчётов по штатному расписанию в Бухгалтерии нет — доступен только сам справочник.

Как сохранить настройки отчёта, чтобы не настраивать заново?

В любом отчёте на СКД нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», задайте имя (например, «Список должностей для директора»). Вариант появится в списке отчётов, и коллеги с нужными правами смогут запускать его одним кликом.