Как в 1С вывести список детей сотрудников

Данные о детях сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом хранятся не в отдельном справочнике, а внутри карточки физического лица — в разделе «Семья». Поэтому вывести их списком можно только через отчёты или специальную настройку, а не через обычное открытие списка. Это часто сбивает с толку пользователей, которые ищут «детей» среди кадровых документов.

Задача обычно возникает в трёх ситуациях: подготовка списков на новогодние подарки, проверка права на стандартные вычеты по НДФЛ и предоставление сведений в профсоюз или страховую компанию. Во всех случаях источник один — табличная часть «Состав семьи» физического лица, но способы извлечения различаются.

Ниже описаны рабочие варианты для типовой 1С:ЗУП 3.1: от быстрого отчёта без доработок до произвольного запроса через консоль. Выберите подходящий в зависимости от того, нужен разовый список или регулярный отчёт с отборами.

Где в 1С хранятся сведения о детях сотрудников

Сведения о членах семьи вводятся в карточке физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Семья» в панели навигации, либо через карточку физического лица в справочнике «Физические лица». Там указывается степень родства (сын, дочь, супруг и т.д.), ФИО, дата рождения и при необходимости документ, подтверждающий родство.

Физически эти данные сохраняются в регистре сведений «Состав семьи физических лиц» (в конфигураторе — «СоставыСемейФизическихЛиц»). Это важно понимать: пока кадровик не заполнил табличную часть у сотрудника, никакой отчёт ребёнка не покажет, даже если вычет на него оформлен.

Обратите внимание: заявление на вычет НДФЛ и состав семьи — разные данные. Вычет оформляется документом «Заявление на вычеты НДФЛ» и хранится отдельно. Поэтому список детей «по вычетам» и список детей «по составу семьи» могут не совпадать.

Быстрый способ: типовой отчёт по составу семьи

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 есть штатные кадровые отчёты. Перейдите: «Кадры» → «Отчёты по кадрам» (или «Отчёты, справки» → «Отчёты по персоналу» в зависимости от релиза и настроек интерфейса). Среди них найдите отчёт, связанный с семьёй, — в ряде релизов он называется «Составы семей» или доступен через «Осталось настроить» / «Все отчёты».

Если отчёт не виден в меню, откройте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» и проверьте, включён ли механизм дополнительных отчётов, а также права пользователя. Часто отчёт есть в программе, но скрыт настройкой функциональности или правами роли.

Сформировав отчёт, используйте кнопку «Настройки»: добавьте отбор по организации, подразделению или статусу сотрудника (работающие), чтобы исключить уволенных. Готовый список сохраняется в Excel или печатается стандартными кнопками.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»
2. 2
   Найдите отчёт по составу семьи или откройте «Все отчёты»
3. 3
   В настройках задайте отбор по организации и работающим сотрудникам
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте полноту данных
5. 5
   Сохраните результат в Excel или отправьте на печать

Универсальный отчёт по регистру сведений

Если типового отчёта нет или он не даёт нужных колонок, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). В нём выберите тип объекта «Регистр сведений» и укажите регистр «Состав семьи физических лиц».

В настройках универсального отчёта выведите поля: физическое лицо (сотрудник), член семьи (ФИО родственника), степень родства, дата рождения. Установите отбор: «Степень родства» в списке «Сын», «Дочь» — так вы отсечёте супругов и родителей и получите именно список детей.

Как добавить подразделение и должность сотрудника

Универсальный отчёт по регистру сведений не знает, где работает сотрудник. Чтобы получить подразделение и должность, придётся либо доработать отчёт на СКД, либо выгрузить список в Excel и подтянуть кадровые данные отдельной выгрузкой «Спискочный состав» с последующим объединением по ФИО или табельному номеру.

Собственный запрос через консоль или СКД

Для регулярной задачи (например, ежегодный список детей до 14 лет для подарков) удобнее один раз создать внешний отчёт на системе компоновки данных. Основа — запрос к регистру сведений «СоставыСемейФизическихЛиц» с левым соединением к регистру «КадроваяИсторияСотрудников» для получения подразделения.

Пример текста запроса для консоли запросов:

ВЫБРАТЬ
СоставыСемей.ФизическоеЛицо КАК Сотрудник,
СоставыСемей.ЧленСемьи КАК Ребенок,
СоставыСемей.СтепеньРодства КАК СтепеньРодства,
СоставыСемей.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
РегистрСведений.СоставыСемейФизическихЛиц КАК СоставыСемей
ГДЕ
СоставыСемей.СтепеньРодства В (&СписокРодства)

В параметр «СписокРодства» передайте значения перечисления степеней родства «Сын» и «Дочь». Возраст ребёнка вычисляйте функцией РАЗНОСТЬДАТ по дате рождения либо фильтруйте уже в Excel.

ВЫБРАТЬ ФизическоеЛицо, ЧленСемьи, СтепеньРодства, ДатаРождения ИЗ РегистрСведений.СоставыСемейФизическихЛиц ГДЕ СтепеньРодства В (&Родство)

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с контрольными точками: количество сотрудников с детьми должно примерно совпадать с количеством заявлений на вычеты, а даты рождения не должны давать отрицательный или явно завышенный возраст. Расхождения почти всегда означают незаполненные карточки, а не ошибку отчёта.

Ограничения и безопасность данных

Сведения о детях — персональные данные, причём несовершеннолетних. Передавайте список только тем, кому он нужен по служебной необходимости, и не рассылайте его широким списком рассылки. Доступ к отчётам с составом семьи должен быть ограничен ролями кадровика и расчётчика.

Если прав у пользователя недостаточно (отчёт не открывается, регистр не виден), не пытайтесь обойти ограничение — обратитесь к администратору 1С для выдачи роли «Кадровик» или «Чтение данных физических лиц».

Частые вопросы