Как в 1С выплатить зарплату умершего сотрудника родственнику

Смерть сотрудника — нестандартная ситуация для кадрового и расчётного учёта. Зарплату, компенсацию отпуска и другие причитающиеся суммы работодатель обязан выдать члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении, — такое право закреплено в статье 141 ТК РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный порядок: увольнение по особому основанию, начисление без НДФЛ и страховых взносов и выплата на другое физическое лицо.

Ошибки в этой ситуации опасны вдвойне: неверно удержанный НДФЛ придётся возвращать, а выплата «не тому» человеку может закончиться претензиями других родственников. Поэтому важно соблюсти последовательность: сначала документы и кадровое оформление, затем начисление, потом выплата именно на получателя, а не на умершего.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: какие документы запросить, как оформить увольнение в связи со смертью, как настроить начисления, чтобы программа не рассчитала налоги, и как провести выплату родственнику через кассу или банк.

Какие документы запросить до начала оформления

До любых действий в программе бухгалтер или кадровик должен получить пакет документов. Без них выплата будет юридически необоснованной, а в 1С не на что будет сослаться в реквизитах документов.

Минимальный комплект: свидетельство о смерти (копия), заявление родственника с просьбой выплатить причитающиеся суммы, документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении), паспорт получателя. Если выплату просит лицо, не являющееся членом семьи, но находившееся на иждивении умершего, потребуются документы, подтверждающие иждивение.

Датой увольнения будет дата смерти, указанная в свидетельстве. Проверьте её внимательно: от неё зависит расчёт зарплаты за отработанные дни и компенсации отпуска.

Как оформить увольнение в связи со смертью в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Выберите сотрудника, в поле «Дата увольнения» укажите дату смерти по свидетельству.

В поле «Основание увольнения» выберите из классификатора пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника». В реквизитах документа-основания укажите реквизиты свидетельства о смерти: серию, номер, дату выдачи и кем выдано. Эти данные попадут в приказ по форме Т-8.

После проведения документа программа автоматически рассчитает остаток отпуска и предложит компенсацию за неиспользованные дни. Проверьте, что в документе включён расчёт зарплаты за фактически отработанное время месяца — обычно для этого в документе увольнения стоит соответствующий флаг, либо расчёт делается отдельным документом «Окончательный расчёт».

1. 1
   Получите свидетельство о смерти, заявление и документы родства от получателя
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и датой смерти
3. 3
   Проверьте начисления: зарплата за месяц, компенсация отпуска, иные долги
4. 4
   Убедитесь, что НДФЛ и взносы по этим начислениям не рассчитаны
5. 5
   Заведите родственника как физическое лицо и оформите ведомость на выплату ему
6. 6
   Проведите выплату и выдайте деньги под расписку или переведите на счёт получателя

Как рассчитать начисления без НДФЛ и страховых взносов

Выплаты, причитающиеся умершему работнику и передаваемые членам семьи, не облагаются НДФЛ — это установлено статьёй 217 НК РФ. Страховые взносы также не начисляются, поскольку трудовые отношения прекратились до момента выплаты.

В типовой 1С:ЗУП при увольнении основанием «Смерть работника» программа обычно корректно определяет порядок налогообложения и не рассчитывает НДФЛ и взносы по окончательному расчёту. Тем не менее это обязательно нужно проверить вручную: откройте документ расчёта и посмотрите закладки с НДФЛ и взносами — суммы должны быть нулевыми.

Если программа всё же рассчитала НДФЛ

Такое бывает, если начисления проведены не документом увольнения, а обычным «Начислением зарплаты» за месяц, либо если в виде расчёта стоит облагаемый код дохода. В этом случае проверьте сам вид начисления: в его настройках код дохода по НДФЛ должен соответствовать необлагаемым выплатам умершего, а назначение — не предполагать обложения взносами. При сомнениях скорректируйте расчёт вручную в документе увольнения и зафиксируйте причину корректировки.

Как завести получателя и оформить выплату

Выплата оформляется не на сотрудника, а на родственника. Для этого создайте новое физическое лицо в справочнике «Физические лица»: ФИО, паспортные данные, при выплате на счёт — банковские реквизиты. Сотрудником его оформлять не нужно.

Далее создайте ведомость на выплату: «Выплаты» → «Ведомости в кассу» (или «Ведомости в банк», если родственник просит перевод). В типовой конфигурации в ведомости есть возможность указать получателя, отличного от сотрудника, — выберите созданное физическое лицо. Сумма подтянется из расчёта по уволенному сотруднику.

При выплате наличными возьмите с получателя расписку или оформите расходный кассовый ордер с указанием паспортных данных получателя и основания (заявление, свидетельство о смерти). При переводе на счёт сохраните платёжное поручение с назначением платежа, где указано, что это выплата причитающейся зарплаты умершего работника члену семьи.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в документе окончательного расчёта

Норма

Сумма налога равна нулю

Тревожный признак

НДФЛ рассчитан и удержан — нужна корректировка

Получатель в ведомости

Норма

Указано физическое лицо — родственник

Тревожный признак

Выплата оформлена на умершего сотрудника

Основание увольнения в приказе

Норма

п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, реквизиты свидетельства о смерти

Тревожный признак

Обычное основание или пустые реквизиты документа-основания

Страховые взносы

Норма

Взносы по выплатам умершему не начислены

Тревожный признак

Взносы появились в расчёте за период смерти

Как быть с отчётностью и отражением в учёте

В расчёте 6-НДФЛ необлагаемые выплаты умершему не показываются — у налогового агента не возникает объекта обложения. Если же часть дохода была начислена и обложена при жизни, но не выплачена, такие суммы отражаются в обычном порядке за период начисления.

В персонифицированной отчётности по взносам умерший сотрудник включается за период до даты смерти с фактически начисленными облагаемыми суммами. Выплаты окончательного расчёта после смерти в базу не входят.

В бухгалтерском учёте задолженность перед умершим после выплаты родственнику закрывается. Если никто не обратился за выплатой, сумма депонируется, а после истечения сроков может быть передана нотариусу в состав наследственной массы.

Частые вопросы

Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?

По статье 141 ТК РФ — члены семьи умершего или лица, находившиеся на его иждивении. К членам семьи по Семейному кодексу относятся супруг, родители и дети; при спорной ситуации работодатель вправе потребовать документы, подтверждающие родство или иждивение.

В какой срок нужно выплатить деньги родственнику?

Трудовой кодекс требует выдать причитающиеся суммы не позднее недели со дня подачи получателем соответствующего заявления работодателю. Заявление и комплект документов лучше зарегистрировать с входящим номером и датой.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска умершего?

Нет. Все суммы окончательного расчёта, начисленные после смерти работника, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, освобождены от НДФЛ и страховых взносов. В 1С:ЗУП это контролируется основанием увольнения и настройкой видов начислений.

Что делать, если за зарплатой никто не обратился?

Начисленную сумму нужно депонировать. Если в течение установленных сроков выплата не востребована, деньги включаются в состав наследства и могут быть переданы на депозит нотариуса по заявлению наследников.

Можно ли выплатить деньги на карту умершего сотрудника?

Не рекомендуется. После смерти владельца банк блокирует счёт, и средства могут быть недоступны родственникам. Выплату следует оформить лично получателю — наличными через кассу или переводом на его собственный счёт.

Как отразить выплату, если родственник попросил перевод в другой город?

Оформите ведомость в банк на физическое лицо-получателя с указанием его банковских реквизитов из заявления. Почтовый перевод или перевод через платёжные системы возможен, но комиссию и основание платежа нужно зафиксировать документально.