Как выплатить зарплату через кассу в 1С

Выплата заработной платы через кассу — стандартная операция, которая в 1С оформляется связкой двух документов: ведомости на выплату и расходного кассового ордера. Ошибка на любом из этапов приводит к расхождениям между расчётами с персоналом и кассой, поэтому важно понимать, какие документы за что отвечают и в какой последовательности их проводить.

Точный набор действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведомость формируется в зарплатном блоке и затем выгружается в бухгалтерскую программу. В 1С:Бухгалтерии с простым учётом зарплаты всё делается в одной базе. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверки результата.

Подготовка: что должно быть сделано до выплаты

Ведомость на выплату заполняется только суммами к выплате, поэтому до её создания в программе должны быть проведены начисления. В 1С:ЗУП это документы «Начисление зарплаты и взносов», больничные, отпускные и прочие начисления за период. Если начисление не проведено, ведомость либо заполнится нулевыми суммами, либо не заполнится вовсе.

Второе условие — исчисленный НДФЛ. Программа рассчитывает сумму «на руки» как начислено минус налог. Если в учёте есть непроведённые документы, влияющие на налог (например, заявление на вычеты, введённое задним числом), сумма к выплате будет некорректной. Перед формированием ведомости имеет смысл сверить расчётные листки сотрудников.

Третий момент — настройка способа выплаты. В карточке организации и в учётной политике проверьте, что для сотрудников, получающих деньги наличными, не указана зарплатная карта или банковский счёт. Способ выплаты можно переопределить и в самой ведомости, но правильная настройка по умолчанию избавляет от ручных правок каждый месяц.

Создание ведомости в кассу в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Выплаты» и выберите журнал «Ведомости в кассу» (в некоторых релизах — «Все ведомости на выплату зарплаты» с последующим выбором вида). Нажмите «Создать» и выберите «Ведомость в кассу».

В шапке документа укажите месяц начисления, дату выплаты и подразделение, если выплата идёт не по всей организации. Поле «Выплачивать» определяет, что именно вы платите: зарплату за месяц, аванс, отпускные, увольнение или межрасчётную выплату. Для обычной расчётной выплаты выбирайте «Зарплата».

1. 1
   Откройте «Выплаты» → «Ведомости в кассу» → «Создать»
2. 2
   Укажите месяц, дату выплаты и вид выплаты «Зарплата»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с долгом по выплате
4. 4
   Проверьте суммы, при необходимости скорректируйте строки вручную
5. 5
   Проведите документ и распечатайте платёжную ведомость (форма Т-53) для подписей
6. 6
   Получите деньги в банке по чеку и оприходуйте их в кассу приходным ордером
7. 7
   После фактической выдачи отметьте выплаченные строки и оформите РКО на депонирование невыданных сумм

Кнопка «Заполнить» подбирает всех сотрудников, по которым есть задолженность на указанную дату. Если кого-то выплачивать не нужно (например, сотрудник в отпуске без сохранения и просил перенести выплату), строку можно удалить или обнулить — программа перенесёт долг на следующую выплату.

Оформление выплаты в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 с простым учётом зарплаты логика та же, но документы находятся в других разделах. Ведомость создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу». После заполнения и проведения она формирует проводку по зачёту задолженности, но деньги из кассы списываются отдельным документом.

Расходный кассовый ордер создаётся на основании ведомости: откройте проведённую ведомость и нажмите «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер». Вид операции подставится автоматически — «Выплата заработной платы по ведомостям». РКО сформирует проводку Дт 70 Кт 50 и уменьшит остаток кассы.

Если выплата идёт по нескольким ведомостям (например, по разным подразделениям), на каждую ведомость оформляется отдельный РКО либо один ордер с перечнем ведомостей — в зависимости от настроек и принятой на предприятии практики кассового учёта.

Получение денег в банке и кассовая дисциплина

Перед выплатой наличные нужно получить в кассу. Если деньги снимаются с расчётного счёта по чеку, в программе оформляется документ «Получение наличных в банке» (в 1С:Бухгалтерии — «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Снятие наличных»), который формирует проводки Дт 50 Кт 51. Без этого документа касса уйдёт в минус после выдачи зарплаты.

Проверьте кассовый лимит, если он установлен для вашей организации. В дни выплаты зарплаты превышение лимита допускается, но суммы, не выданные в установленный срок (по общим правилам — до пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке), должны быть депонированы и сданы в банк.

Депонирование невыданной зарплаты

Если часть сотрудников не получила деньги в срок (болезнь, командировка, отпуск), невыданные суммы нельзя просто оставить в кассе. В 1С:ЗУП на основании ведомости создаётся документ «Депонирование зарплаты», который закрывает задолженность по ведомости и переводит её в депонированную задолженность.

Наличные при этом сдаются обратно в банк — оформляется РКО с соответствующей операцией и объявление на взнос наличными. Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, выплата оформляется отдельной ведомостью с видом «Депонированная зарплата» и новым РКО.

В 1С:Бухгалтерии с простым учётом зарплаты депонирование может оформляться операцией вручную: задолженность переносится с счёта 70 на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Точные проводки зависят от релиза и настроек, поэтому ориентируйтесь на подсказки в самой программе.

Синхронизация между ЗУП и Бухгалтерией

Если зарплата считается в 1С:ЗУП, а учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, ведомости переносятся через обмен данными. После синхронизации в бухгалтерской базе появляются ведомости и отражение зарплаты в учёте. РКО при этом создаётся уже в бухгалтерской программе — на основании перенесённой ведомости.

Контролируйте, чтобы в обеих базах совпадали суммы к выплате и даты. Расхождения чаще всего возникают, когда ведомость в ЗУП изменили после выгрузки, но повторную синхронизацию не выполнили. Перед закрытием месяца сверьте обороты по счёту 70 в бухгалтерии с отчётами «Расчётный листок» и «Свод начислений» в ЗУП.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 70 после выплаты

Норма

Задолженность по выплаченному месяцу закрыта

Тревожный признак

Остаток не совпадает с невыплаченными (депонированными) суммами

Остаток кассы (счёт 50)

Норма

Положительный, совпадает с кассовой книгой и фактическим наличием

Тревожный признак

Отрицательное сальдо или расхождение с реальной кассой

Отчёт «Анализ НДФЛ» / 6-НДФЛ

Норма

Дата удержания налога совпадает с датой выплаты

Тревожный признак

Налог числится удержанным в другом периоде или не удержан вовсе

Проверка результата и закрытие периода

После проведения всех документов выполните три контрольные проверки. Первая — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70: кредитовое сальдо после выплаты должно соответствовать только невыплаченным суммам (депонированным или перенесённым по заявлению сотрудника). Вторая — кассовая книга: остаток на конец дня выплаты не должен быть отрицательным и должен сойтись с фактическим пересчётом наличных.

Третья проверка — налоговый учёт. Убедитесь, что НДФЛ отразился как удержанный именно в день выплаты. В 1С:ЗУП для этого используются отчёты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и проверка раздела 2 формы 6-НДФЛ. Если дата выплаты в ведомости была указана неверно, исправьте её до сдачи отчётности — после сдачи придётся подавать уточнённый расчёт.

Частые вопросы

Можно ли выплатить зарплату через кассу без ведомости, одним РКО?

Технически РКО с видом операции «Выплата заработной платы работнику» позволяет выдать деньги одному сотруднику напрямую, и такой вариант подходит для разовых выплат — например, при увольнении. Для массовой выплаты без ведомости обойтись нельзя: не будет печатной формы Т-53 для подписей, а расчёты по счёту 70 не закроются корректно по каждому сотруднику.

Что делать, если ведомость заполнилась не всеми сотрудниками?

Проверьте три вещи: проведено ли начисление зарплаты за выбранный месяц, не указан ли сотруднику способ выплаты «через банк» (тогда он попадает в ведомость в банк, а не в кассу) и не была ли сумма уже выплачена другой ведомостью. Также убедитесь, что в шапке выбран правильный месяц начисления и вид выплаты.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость?

Если РКО по ведомости ещё не создан, откройте ведомость, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», скорректируйте и проведите заново. Если РКО уже проведён, сначала отмените его проведение. При наличии обмена с бухгалтерией исправления нужно делать до синхронизации, иначе придётся корректировать документы в обеих базах.

Нужно ли пробивать кассовый чек при выплате зарплаты?

По общему правилу выплата заработной платы работникам не является расчётом в смысле закона о ККТ, поэтому чек при выдаче зарплаты не пробивается. Исключения касаются ситуаций, когда деньги выдаются в рамках иных правоотношений (например, при расчётах по займам с применением ККТ в отдельных случаях) — там нужно смотреть на природу выплаты.

Как выплатить зарплату через кассу, если сотрудник получил аванс на карту?

Способ выплаты определяется для каждой выплаты отдельно. Аванс мог уйти реестром в банк, а окончательный расчёт — через кассу: создайте ведомость в кассу за месяц, программа учтёт уже выплаченный аванс и заполнит только остаток к выплате. Проверьте, что в ведомости корректно зачтён ранее выплаченный аванс, иначе сумма завысится.

Что делать с зарплатой уволенного сотрудника, который не явился за расчётом?

Сумма, начисленная при увольнении, но не выданная в день увольнения, депонируется. Оформите документ депонирования, сдайте наличные в банк, а при обращении бывшего сотрудника выплатите деньги отдельной ведомостью на депонированные суммы с РКО. Сроки исковой давности по таким выплатам и сроки хранения документов определяются законодательством, поэтому документы по депонентам храните в составе кассовой отчётности.